Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

10 mẹo để điều hành cuộc họp hiệu quả hơn

Các cuộc họp là cách tuyệt vời để tăng năng suất, nhưng chỉ khi chúng hiệu quả. Nếu không, các cuộc họp có thể phản tác dụng. Khám phá 10 mẹo của chúng tôi để giúp các cuộc họp của bạn hiệu quả và năng suất.

1. Xác định các mục tiêu ngược dòng

Điều quan trọng là phải suy nghĩ trước cuộc họp về danh sách các chủ đề sẽ được thảo luận vào Ngày D.

Lý tưởng là đặt ra các mục tiêu cụ thể cho chương trình nghị sự, nêu chi tiết cả số lượng các môn học và các chủ đề được đề cập.

2. Chọn người hỗ trợ phù hợp

Để có hiệu quả, cuộc họp phải được dẫn dắt bởi một người chịu trách nhiệm bắt đầu các cuộc tranh luận, nhưng cũng là người kết thúc chúng. Nói chung, người có kiến ​​thức tốt nhất về các chủ đề được thảo luận trong cuộc họp là người chịu trách nhiệm điều tiết. Thông hoạt viên là người nắm vững các cuộc trao đổi và phải quản lý để xác định kết quả sau khi trao đổi, không vượt quá thời gian đã định.

Nó không nhất thiết phải là thứ bậc được đặt cao nhất.

3. Chọn người tham dự

Các cuộc họp ủy ban nhỏ thường hiệu quả nhất. Tại sao ? Bởi vì tất cả những người tham gia đều có hứng thú thực sự khi tham gia. Khi mọi người cảm thấy tham gia vào cuộc trao đổi, các cuộc tranh luận sẽ thú vị hơn và mọi thứ diễn ra nhanh hơn nhiều. Đó là bằng cách chọn những người tham gia mà chúng tôi tránh được sự nhàm chán và ngáp lặp đi lặp lại.

Lý tưởng nhất là mỗi người tham gia nên chuẩn bị trước sự can thiệp của họ và chuẩn bị một cái gì đó để trình bày phần của họ.

4. Điều chỉnh địa điểm và thời gian

Trong bối cảnh của một cuộc họp vật lý, địa điểm là một tiêu chí quan trọng. Phòng họp được thiết kế để phát huy hiệu quả. Việc lựa chọn một chiếc bàn hình chữ U để đặt chủ nhà vào trung tâm của các cuộc tranh luận thường được chứng minh là một cách thận trọng. Nếu có thể, nên tránh những phòng mù và nên ưu tiên những phòng có ánh sáng ban ngày.

Thời gian buổi sáng là tối ưu, bởi vì đó là thời điểm này trong ngày mà chúng tôi chú ý nhất. Ngược lại, bạn nên tránh khoảng thời gian từ 2 giờ chiều đến 4 giờ chiều vì quá trình tiêu hóa.

5. Đến sớm để bắt đầu đúng giờ

Điều quan trọng là phải lập kế hoạch biên độ an toàn để thiết lập thiết bị và kiểm tra xem mọi thứ có hoạt động không trước khi bắt đầu cuộc họp. Đừng mạo hiểm bắt mọi người phải chờ máy chiếu bật, hãy đoán trước.

Trước cuộc họp, điều quan trọng là phải thông báo rõ ràng thời gian cho tất cả những người tham gia. Cuộc họp phải bắt đầu vào thời gian đã định, quá tệ cho những người đến sau.

6. Chuẩn bị các tài liệu truyền thông liên quan

Không có gì tốt hơn một hỗ trợ trực quan để hỗ trợ các bài thuyết trình của bạn. Nhưng hãy cẩn thận, phương tiện truyền thông của bạn không nên làm phức tạp các nhận xét của bạn. Hình ảnh phải đơn giản, mạnh mẽ và trên hết là phù hợp.

Để tránh lãng phí thời gian, hãy chuẩn bị trước chúng, tức là ngay sau khi bạn đọc xong các chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp.

Khám phá lựa chọn của chúng tôi về các công cụ để chuẩn bị phương tiện truyền thông.

7. Các cuộc thảo luận lấy nét lại

Nếu cuộc thảo luận đi lạc quá xa so với chủ đề ban đầu, điều quan trọng là phải quay lại chủ đề ban đầu. Cuộc tranh luận mới có thể là chủ đề của một cuộc họp trong tương lai. Thông hoạt viên tùy thuộc vào việc biết khi nào cần đào sâu các cuộc thảo luận và khi nào nên ngắt chúng.

Đừng ngần ngại đi thẳng vào vấn đề, để không vượt quá thời gian đã định.

8. Tóm tắt bằng miệng

Vào cuối cuộc họp, thông hoạt viên tóm tắt tất cả các điểm chính đã được thảo luận và kết quả là các quyết định được đưa ra. Sự tổng hợp này có lợi cho tất cả những người tham gia, vì nó cho phép họ suy nghĩ lại các ý tưởng chính, ví dụ như hướng đến cuộc họp tiếp theo.

Việc tổng hợp này cũng có lợi cho việc soạn thảo báo cáo bằng văn bản, vì nó giúp xác định các quyết định được thực hiện.

9. Tôn trọng thời gian kết thúc đã lên lịch

Tốt hơn là bạn nên lên lịch lại một cuộc họp bổ sung, thay vì giữ lại những người ngày càng ít chú ý hơn khi cuộc họp diễn ra. Thời gian kết thúc cho phép người tham gia điều chỉnh lịch trình của họ, vì vậy cần tôn trọng nó để không làm cho bất kỳ ai đến muộn.

10. Lập báo cáo bằng văn bản

Bạn phải chuẩn bị một báo cáo bằng văn bản, trong đó tổng hợp tất cả các ý tưởng được thảo luận trong cuộc họp và kết quả là các quyết định được đưa ra. Báo cáo này sẽ được phân phối cho tất cả những người tham gia cuộc họp, cũng như cho những người muốn.

Việc viết bài được thực hiện xuyên suốt cuộc họp, và một trong những người tham gia, thường được chỉ định vào đầu phiên họp, sẽ lo việc đó.