Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

10 mẹo và thủ thuật hàng đầu cho hội nghị truyền hình cho những người làm việc từ tổ chức

Hầu hết các văn phòng đã cho phép nhân viên của họ làm việc tại nhà vì sự lây lan của đại dịch coronavirus. Tất cả các cuộc họp và thảo luận văn phòng lớn được thực hiện thông qua các ứng dụng hội nghị video.

Ngay bây giờ, hội nghị truyền hình là cách tốt nhất để giữ liên lạc với các đồng nghiệp của bạn và nhanh chóng chia sẻ tất cả các thông tin quan trọng. Tuy nhiên, bạn cần xem xét một số điều trước khi bắt đầu cuộc gọi video để tận dụng tối đa.

Những việc khác cần làm khi ở nhà:

Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật để làm cho cuộc gọi video của bạn hiệu quả và có tác động.

1. Sử dụng chương trình hội nghị truyền hình tốt nhất

ứng dụng hội nghị truyền hình tốt nhấtHình ảnh:

Bạn nên lưu ý rằng để có một hội nghị video hiệu quả, bạn phải chọn ứng dụng một cách khôn ngoan. Bạn có thể tham khảo danh sách các ứng dụng hội nghị truyền hình tốt nhất của chúng tôi và chọn ứng dụng phù hợp nhất theo yêu cầu của bạn.

Một ứng dụng hội nghị video phù hợp nên có giao diện thân thiện với người dùng và các tính năng cơ bản như chia sẻ màn hình, cửa sổ trò chuyện, v.v. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng hội nghị video, vì bạn có thể bỏ lỡ một số tính năng thú vị và sửa lỗi được bao gồm trong phiên bản cập nhật của ứng dụng.

2. Kết nối internet ổn định

kết nối internet ổn địnhhình ảnh: Depositphotos

Một kết nối mạng tốt không phải là một điều xa xỉ, nhưng là một điều cần thiết khi bạn cần tham dự hoặc tổ chức một cuộc họp chuyên nghiệp. Kết nối Internet với băng thông thấp có thể gây nhiễu loạn thị giác và làm giảm chất lượng âm thanh. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến giao tiếp kém và cũng sẽ ảnh hưởng đến năng suất của cuộc họp.

3. Làm quen với các tính năng của ứng dụng hội nghị video

ứng dụng hội nghị truyền hình

Trước khi bắt đầu cuộc gọi cuộc họp hoặc tham dự hội nghị video, hãy đảm bảo bạn đã quen với chức năng cơ bản của ứng dụng. Có kiến ​​thức đúng về cách ứng dụng hoạt động sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong hội nghị video và giúp mọi việc dễ dàng hơn với bạn.

Ví dụ: bạn cần biết cách tắt hoặc kích hoạt cuộc gọi, các phím tắt cần thiết và cách sử dụng các tính năng như chia sẻ màn hình trong ứng dụng.

Cũng đọc: Bạn sẽ tiếp tục làm việc tại nhà sau khi đại dịch coronavirus kết thúc?

4. Chia sẻ kế hoạch với nhóm trước.

kế hoạch hành động cho một cuộc họp

Điều quan trọng là các đồng nghiệp của bạn biết mục đích của cuộc họp trước khi nó bắt đầu. Do đó, chia sẻ một kế hoạch trước khi cuộc họp bắt đầu sẽ đảm bảo rằng những người sẽ tham dự cuộc họp biết lý do đằng sau nó.

Bạn có thể chia sẻ kế hoạch dưới dạng PDF hoặc tài liệu qua email hoặc bất kỳ chương trình nhắn tin tức thời nào.

5. Đúng giờ là chìa khóa để thành công.

sự đúng giờ

Đúng giờ đóng một vai trò quan trọng trong một cuộc họp video. Hầu hết những người tham gia đều được thông báo kịp thời về tất cả các cuộc họp theo lịch trình. Bạn nên cố gắng tham dự một hội nghị video trước thời gian được đề cập, nếu không nó cũng sẽ trì hoãn lịch trình cho những người tham gia khác.

Bạn cũng cần làm sạch ống kính máy ảnh trên máy tính xách tay, webcam hoặc thiết bị di động trước khi tham dự một cuộc họp vì bất kỳ bụi bẩn nào trên ống kính có thể làm hỏng chương trình.

Vâng nếu bạn sử dụng các cuộc họp zoom Đối với hội nghị video, bạn không phải lo lắng về nền vì bạn có thể sử dụng một số nền khác nhau có sẵn trong ứng dụng. Microsoft Teams cũng đã thêm một tính năng tương tự cho phép bạn thay đổi nền của mình.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm hình nền tùy chỉnh vào các cuộc họp Thu phóng có thể giúp bạn tùy chỉnh màn hình cuộc gọi video theo lựa chọn của bạn.

Một điểm quan trọng khác là nếu bạn tham dự một cuộc họp chuyên nghiệp thông qua điện thoại thông minh của bạn, chỉ cần chuyển sang chế độ im lặng. Thông báo cuộc gọi hoặc tin nhắn có thể gây ra nhiều rắc rối trong một cuộc hội thảo video.

6. Loại bỏ phiền nhiễu

loại bỏ sự hủy diệt

Bạn nên đảm bảo rằng nền không chứa bất cứ thứ gì có thể thu hút sự chú ý của người tham gia khi bạn sẵn sàng cho hội nghị video. Bạn phải loại bỏ bất kỳ trở ngại nào trong khung máy ảnh trước khi bắt đầu hoặc tham dự một cuộc họp.

Đọc thêm: Các công cụ tốt nhất để làm việc tại nhà hiệu quả trong quá trình kiểm dịch virus kiểm dịch

7. Sử dụng ánh sáng phù hợp

đủ ánh sáng

Khi bạn đi đến một cuộc gọi video, hãy chắc chắn rằng bạn đang ở trong ánh sáng phù hợp. Một ánh sáng rực rỡ ở hậu cảnh có thể gây nhầm lẫn cho webcam của bạn và làm cho nó tối hơn trong video.

Bạn cũng nên chăm sóc góc máy ảnh và tư thế khi tham dự hội nghị video. Máy ảnh phải được giữ ở một vị trí phù hợp để người tham gia có thể nhìn thấy khuôn mặt của họ. Thái độ của bạn khi tham dự một cuộc họp xác định sự chú ý của bạn, vì vậy bạn nên tránh ngồi hoặc nằm xuống trong một cuộc gọi video và cố gắng ngồi thẳng và xuất hiện tràn đầy năng lượng.

8. Ăn mặc đúng cách

ăn mặc đúng cách

Nếu bạn phải tham dự một cuộc họp trong văn phòng của bạn, bạn sẽ không mặc quần short và áo phông. Quy tắc tương tự áp dụng cho hội nghị video và bạn nên ăn mặc phù hợp trước khi tham dự hội nghị video, vì người quản lý của bạn có thể không thích áo len nhiều màu của bạn.

9. Sử dụng thẻ hội nghị truyền hình phù hợp

thẻ hội nghị truyền hình

Cho dù trong thực tế hoặc trong một hội nghị video, nhãn là rất cần thiết. Có một số quy tắc mà bạn phải tuân theo trong một cuộc hội thảo video để trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả.

Đầu tiên, nếu cuộc họp được ghi lại, tất cả những người tham gia phải được thông báo trước khi nó bắt đầu. Bằng cách này, họ có thể tránh có một cuộc trò chuyện cá nhân khi họ tham gia cuộc họp.

Một điều quan trọng khác cần nhớ là tất cả những người tham gia, ngoại trừ người nói, phải tắt micrô để không có sự khó chịu. Bất kỳ sự gián đoạn cũng có thể đánh lừa người nói và người nghe khác.

10. Múi giờ rất quan trọng!

múi giờ

Bạn và khách hàng của bạn có thể thuộc các quốc gia và múi giờ khác nhau. Một số người có thể tuân theo khái niệm Giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày (DST) gây ra nhiều nhầm lẫn.

Bạn nên xem xét các múi giờ trước khi tổ chức một cuộc họp hoặc gửi lời mời lịch, vì thời gian cũng phải phù hợp với những người tham gia khác. Múi giờ không chính xác có thể gây ra nhiều hỗn loạn, và nó cũng sẽ cản trở năng suất của bạn.

Bạn có thể làm theo các mẹo và thủ thuật được đề cập ở trên để làm cho cuộc họp của bạn hiệu quả hơn. Đây là những lời khuyên chung sẽ cải thiện trải nghiệm của những người làm việc tại nhà do sự lây lan của đại dịch coronavirus.