Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

12 lời khuyên cho hội nghị truyền hình khi làm việc tại nhà

Khi lực lượng lao động toàn cầu chuyển sang mô hình làm việc tại nhà, các cuộc họp trong phòng họp đã chuyển sang các ứng dụng gọi điện video trực tuyến. Nếu bạn chưa quen với hội nghị truyền hình, chúng tôi sẵn sàng trợ giúp!

Đóng các ứng dụng khác để có hiệu suất tốt nhất

Trước khi bắt đầu hội nghị truyền hình, hãy dành chút thời gian để lưu công việc của bạn và đóng tất cả các ứng dụng không cần thiết. Bạn đặc biệt muốn đóng tất cả các chương trình chứa thông tin cá nhân hoặc sử dụng quá nhiều năng lượng CPU.

Quá nhiều ứng dụng đang mở sẽ làm chậm máy tính của bạn trong khi gọi video. Điều này là do bản thân kết nối sử dụng nhiều tài nguyên, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng máy tính xách tay nhẹ. Nếu bạn nghe thấy tiếng quạt quay trong khi gọi hoặc ứng dụng hội nghị truyền hình bắt đầu bị lag, hãy đóng tất cả các ứng dụng đang mở khác.

Hãy đề phòng trước khi chia sẻ màn hình của bạn

Nếu bạn định chia sẻ màn hình của mình trong cuộc gọi điện video, bạn nên thực hiện thêm các biện pháp phòng ngừa để mọi người không nhìn thấy bất cứ điều gì riêng tư hoặc có khả năng gây xấu hổ. Trước tiên, hãy truy cập trình duyệt của bạn và đóng tất cả các tab, đặc biệt là bất kỳ tab nào bạn không muốn người khác xem.

Sau đó, bật Không làm phiền trên máy Mac của bạn hoặc Windows. Điều này ngăn người khác vô tình nhìn thấy tin nhắn trò chuyện riêng tư của bạn khi bạn đang chia sẻ màn hình.

Kiểm tra kết nối Internet của bạn

Kiểm tra tốc độ internet Fast.com.

Trước khi trò chuyện, hãy sử dụng công cụ kiểm tra tốc độ như Fast.com hoặc Speedtest.net để kiểm tra tốc độ internet của bạn. Nếu bạn không có đủ tốc độ, hãy di chuyển đến gần bộ định tuyến Wi-Fi hơn hoặc thử các mẹo khác để tăng tín hiệu Wi-Fi. Bạn cũng có thể sử dụng một trong những công cụ này để tăng tốc kết nối internet của mình.

Chọn điểm sáng và nền trung tính

Một người đàn ông đeo tai nghe và vẫy tay với máy tính xách tay của mình.

Tốt nhất bạn nên gọi video ở nơi có nhiều ánh sáng tự nhiên. Bằng cách này, khuôn mặt của bạn sẽ sạch sẽ. Tuy nhiên, nếu căn phòng của bạn không có nhiều ánh sáng mặt trời, hãy thử ngồi dưới ánh đèn huỳnh quang dịu nhẹ (không quá gắt).

Tốt nhất bạn nên chọn một địa điểm có phông nền trung tính – không có gì quá bận rộn. Nếu bạn chỉ ngồi trước bức tường, bạn sẽ ổn thôi.

Nếu không tìm được nền phù hợp, bạn có thể thử làm mờ nền trong Skype. Nếu bạn sử dụng Zoom, bạn thậm chí có thể chuyển sang nền ảo.

Kiểm tra video và âm thanh

Skype

Trước khi bắt đầu cuộc gọi điện video, hãy đảm bảo rằng cả thiết bị video và âm thanh đều được kết nối và hoạt động bình thường. Hầu hết các công cụ hội nghị truyền hình đều có dịch vụ cuộc gọi thử nghiệm. Xem trong menu tùy chọn hoặc cài đặt trong ứng dụng hội nghị truyền hình.

Ví dụ, trong chương trình Skype bạn có thể vào phần “Âm thanh và Video” trong “Tùy chọn” để thực hiện cuộc gọi thử.

Đặt máy ảnh ngang tầm mắt

Điều quan trọng là bạn đặt máy ảnh ở mức tối ưu. Cố gắng đặt nó ngang tầm mắt để bạn không nhìn lên hoặc nhìn xuống. Bạn không muốn đồng nghiệp của mình nhìn chằm chằm vào mũi bạn trong một cuộc họp quan trọng.

Khi bạn nói chuyện, đừng nhìn vào chính mình hoặc cửa sổ trò chuyện – hãy nhìn thẳng vào camera. Bằng cách đó, những người khác sẽ không cảm thấy bị phân tâm.

Nhận micrô hoặc máy ảnh tốt hơn

Webcam Razer

Đối với các cuộc gọi không thường xuyên, micrô và máy ảnh tích hợp trong máy tính xách tay của bạn sẽ hoạt động tốt. Nhưng nếu máy tính xách tay của bạn đã được vài năm tuổi, bạn có thể nhận thấy rằng video thậm chí không rõ bằng camera của điện thoại thông minh.

Nếu bạn dự định tham dự các cuộc họp trực tuyến hàng ngày, bạn có thể cân nhắc mua một chiếc máy ảnh và/hoặc tai nghe tốt hơn.

Sau đó thử sử dụng tai nghe hoặc miếng đệm tai trong cuộc gọi video. Do gần miệng nên âm thanh sẽ tốt hơn so với sử dụng micro tích hợp của laptop. Để tránh bị chậm trễ, hãy chọn tai nghe có dây.

Sắp xếp trước

Nếu bạn đang tiến hành một cuộc họp, hãy cố gắng chuẩn bị trước tất cả các vấn đề sẽ được thảo luận và tài liệu. Nếu đồng nghiệp của bạn muốn xem tài liệu, hãy gửi tài liệu đó trước cuộc gọi điện thoại và đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu cần thiết trước cuộc họp video.

Bằng cách đó, bạn sẽ không phải dành vài phút đầu tiên của cuộc trò chuyện để chờ mọi người nổ tung.

Ăn mặc phù hợp

trang phục hội nghị truyền hình

Chỉ vì bạn làm việc ở nhà không có nghĩa là bạn có thể đi họp trong bộ đồ ngủ. Tất nhiên, bạn cũng không cần phải quá nhiệt tình với một bộ đồ ba mảnh đầy đủ. Tìm một nền tảng trung gian và ăn mặc giản dị hoặc trang trọng, hoặc bất kỳ quy định nào về trang phục áp dụng cho nơi làm việc của bạn.

Vâng, quần là tùy chọn, nhưng tại sao phải mạo hiểm? Nếu một lúc nào đó bạn quên tắt máy ảnh trước khi thức dậy, thì đó có thể là một thảm họa.

Hãy im lặng khi bạn không nói gì

Trong một cuộc họp video có nhiều người tham gia tại nhà, tốt nhất là bạn nên tắt tiếng cuộc họp trong hầu hết thời gian. Chỉ bật tiếng khi bạn cần nói.

Điều này giúp loại bỏ tiếng ồn xung quanh. Ngoài ra, nếu ai đó bước vào phòng và bắt đầu nói chuyện khi bạn đang nghe điện thoại (rất có thể là do bạn đang ở nhà), bạn sẽ không phải vội vàng tìm nút tắt tiếng.

Tập trung như thể bạn đang tham dự trực tiếp

Mặc dù việc sử dụng thời gian hội nghị truyền hình để duyệt qua hộp thư đến hoặc đọc các bài báo rất hấp dẫn, nhưng có lẽ bạn không nên làm như vậy. Cố gắng chú ý khi ai đó đang nói và để mắt đến máy ảnh.

Về cơ bản, hãy đối xử với nó giống như gặp gỡ ngoài đời thực. Bạn có lướt qua các meme về mèo trên Reddit nếu bạn đang ở trong phòng họp ngay bây giờ không? Nếu không, đừng làm điều đó trong cuộc gọi video.

Nếu bạn đang đánh máy hoặc nhìn vào thứ gì đó, đồng nghiệp của bạn sẽ có thể nói rằng bạn đang không chú ý.

Cố gắng giữ vật nuôi và trẻ em tránh xa, nhưng đừng căng thẳng

Nếu bạn có con nhỏ hoặc thú cưng, tốt nhất nên nhờ ai đó trông hộ chúng trong khi gọi điện video. Nếu không có ai xung quanh để xem chúng, hãy cố gắng lôi kéo chúng tham gia vào một hoạt động mà chúng thích, chẳng hạn như xem phim hoạt hình.

Ngay cả khi bạn thực hiện các bước này, con bạn vẫn có thể xâm nhập vào phòng, nhưng đừng quá căng thẳng về điều đó. Với tình hình hiện tại, mọi người nên khá hiểu.

Nếu điều này xảy ra, chỉ cần lịch sự hỏi đồng nghiệp xem bạn có thể rời đi một lúc không, và họ sẽ hiểu.

Nếu bạn mới làm việc tại nhà, hãy xem một số mẹo và thủ thuật để cải thiện trải nghiệm của bạn.

Mục lục