Phần mềm quản lý chi phí cung cấp khả năng kiểm soát, khả năng hiển thị, tuân thủ và tài liệu để giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tránh các chi phí không cần thiết và thanh toán cho nhà cung cấp hoặc nhân viên đúng hạn.
Các doanh nghiệp phân bổ ngân sách cho một số hoạt động như bảo hiểm, thiết bị vốn và bổ sung. Tuy nhiên, rò rỉ ngân sách làm hỏng lợi nhuận của công ty bạn khi chi phí không được giám sát.
Hơn nữa, khi doanh nghiệp phát triển, những vấn đề như vậy cũng sẽ tăng lên, đe dọa khả năng tồn tại của doanh nghiệp bạn. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô sử dụng công cụ quản lý chi phí để theo dõi các khoản tiền đi và giữ nó trong ngân sách của công ty.
Quản lý chi phí là gì?
Quản lý chi phí là quá trình quản lý tất cả các hoạt động mua hàng của doanh nghiệp và thanh toán cho nhà cung cấp. Mục tiêu chính là tính đến từng đô la xuất phát từ tài khoản của công ty và nhận được giá trị tốt nhất.
Các chính sách quản lý chi phí nên tự động hóa và tích hợp tất cả các hoạt động chi phí từ nguồn đến thanh toán cho nhà cung cấp. Thông lệ chi tiết này sẽ đảm bảo rằng quá trình mua sắm được tiến hành theo kế hoạch của các bên liên quan trong kinh doanh. Ngoài ra, nó thực thi các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, nhà thầu và các bên thứ ba khác như một phần của quy trình tuân thủ hợp đồng.
Tầm quan trọng của quản lý chi tiêu
Các hoạt động quản lý chi phí tiêu chuẩn mang lại những lợi ích sau:
- Hiệu quả kinh doanh bằng cách tự động hóa các quy trình theo dõi chi phí và chi phí dễ bị lỗi và tẻ nhạt nếu được ủy quyền cho nhân viên.
- Giảm rủi ro và chi phí vì công cụ này cho bạn biết sản phẩm bạn đang đặt hàng, tên nhà cung cấp và chi phí tìm nguồn cung ứng.
- Có thể đạt được sự cộng tác tốt hơn giữa tài sản kinh doanh và bên thứ ba bằng cách sử dụng quy trình quản lý chi phí tiêu chuẩn cùng với ứng dụng kỹ thuật số.
- Nâng cao năng suất một cách bền vững bằng cách giải phóng nhân viên khỏi những công việc nhàm chán và cho phép họ thực hiện các nhiệm vụ mang lại thu nhập cho công ty của bạn.
Dưới đây là các công cụ quản lý chi phí tốt nhất để quản lý tất cả chi phí của bạn và nhận được giá trị tốt nhất cho số tiền của bạn:
Căn cứ không quân
Air Base là công cụ quản lý chi phí tất cả trong một dành cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau, chẳng hạn như công ty ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp nhỏ, công ty cỡ trung bình, công ty trước khi IPO và doanh nghiệp. Nó cung cấp một loạt các giải pháp tiên tiến để kiểm soát chi tiêu, kiểm toán và giám sát.
Ví dụ: mô-đun quản lý biên lai cung cấp khả năng thực thi tuân thủ, đính kèm biên nhận liền mạch, email chuyên dụng, chia sẻ biên lai từ thiết bị khác, v.v. Ngoài ra, còn có mô-đun phát hiện gian lận và bảo mật để cho phép kiểm soát thẻ, giới hạn thẻ, chặn thẻ, phát hiện gian lận , thông báo gian lận, mã hóa chia sẻ dữ liệu thẻ ảo, v.v.
chi tiêu
Spendesk có nhiều tính năng hữu ích và trực quan, bao gồm tích hợp và Nhận dạng ký tự quang học (OCR). Với công cụ này, doanh nghiệp của bạn có thể tự động hóa tất cả các chi phí định kỳ. Hơn nữa, nó đủ hiệu quả để khớp các yêu cầu chi phí với đúng hóa đơn và giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Spendesk cũng là một công cụ linh hoạt để các công ty điều chỉnh nó cho phù hợp với phương pháp quản lý chi phí của họ. Ví dụ: bạn chỉ định thẻ ghi nợ cho các chi phí cụ thể cho từng nhân viên. Ngoài ra, bạn cũng có thể gán thẻ tín dụng ảo cho mục đích một lần.
Ngoài ra, nó còn cung cấp thông báo đẩy để xác thực thanh toán, tích hợp các công cụ kế toán, xem xét chi tiêu theo thời gian và bảng điều khiển đánh giá chi phí toàn diện.
đống
Kupa là một công cụ quản lý chi phí kinh doanh (BSM) phổ biến khác có quyền truy cập vào đám mây. Nó có thể quản lý chi phí trong các ngành khác nhau như thanh toán, chuỗi cung ứng, mua sắm, ngân quỹ, v.v. Có ba ngăn công cụ để quản lý chi phí một cách thuận tiện.
Ngăn xếp công cụ đầu tiên là Ứng dụng. Ngăn xếp này bao gồm tất cả các mô-đun cốt lõi như mua sắm, hóa đơn, chi phí, bảng lương, quản lý hợp đồng, mua sắm chiến lược, phân tích chi phí, v.v.
Ngăn xếp thứ hai là nền tảng BSM tập trung vào quyền riêng tư, hồ sơ, bảo mật dữ liệu và tích hợp của người dùng. Bao gồm lõi được kết nối, truy cập đám mây, tích hợp, giao diện người dùng đồ họa (GUI), v.v.
Và cuối cùng, nhóm thứ ba là cộng đồng doanh nghiệp Coupa. Nó cung cấp các tính năng như mạng lưới kinh doanh mở, lợi thế Coupa và AI cộng đồng.
Bão táp
Storm cung cấp các công cụ quản lý chi phí hoàn chỉnh cho các công ty khởi nghiệp cho các công ty đa quốc gia lớn. Các giải pháp của nó bao gồm quản lý chi phí, tài khoản phải trả, tự động hóa mua hàng, hệ thống thanh toán hợp lý, kiểm toán, quản lý du lịch và bảng điều khiển dữ liệu.
Emburse cung cấp thẻ ảo có thể được phát hành trực tiếp thông qua nền tảng của nó bằng công cụ có tên là Chi tiêu Emburse. Thẻ ảo Emburse tích hợp liền mạch với phần mềm được sử dụng bởi các nhóm kế toán và AP, bao gồm Emburse Chrome River, Emburse Certify hoặc một trong các sản phẩm khác được cung cấp. Các sản phẩm như Emburse Go giúp các nhà quản lý du lịch theo dõi sát sao khách du lịch và chi tiêu.
Điều tuyệt vời nhất là cách tiếp cận theo mô-đun của Emburse đối với việc quản lý chi phí kinh doanh, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn. Emburse Tallie hoạt động tốt trong các công ty vừa và nhỏ. Emburse Certify hoạt động tốt cho các doanh nghiệp có trụ sở tại Hoa Kỳ. Emburse Chrome River hoạt động tốt cho các doanh nghiệp lớn đang kinh doanh, bất kể văn phòng được đặt ở đâu. Các công ty lớn như Microsoft, Nike và Estee Lauder sử dụng phần mềm Emburse.
Thanh toán lưới
Thanh toán lưới là một phần mềm khác mà bạn có thể sử dụng và ngừng rò rỉ. Thứ nhất, tính năng Thông tin chi tiêu của nó cung cấp cho bạn thông tin chi tiết có giá trị ngay khi bạn cần. Mỗi khi bạn xem một mục chi phí, ứng dụng dành cho thiết bị di động của nó sẽ tự động hiển thị các cơ hội tiết kiệm trong tương lai, dự báo chi tiêu ở tốc độ hiện tại, v.v.
Thứ hai, mô-đun Kiểm soát chi tiêu cung cấp cảnh báo yêu cầu thanh toán theo thời gian thực, cho phép bạn giới hạn chi tiêu, hủy đăng ký từ một giao diện trung tâm và chặn thanh toán của nhà cung cấp chỉ bằng một cú nhấp chuột. Các tính năng quan trọng khác bao gồm tối ưu hóa chi tiêu, báo cáo theo thời gian thực và luồng thanh toán tự động.
Con dốc
Rampa đã chia hệ thống quản lý chi phí kinh doanh của mình thành 4 các mô-đun lớn: Bắt đầu, Chia tỷ lệ, Hợp lý hóa và Lưu. Mô-đun Bắt đầu cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ để quản lý nhiều thẻ, thanh toán hóa đơn (ACH/séc/thẻ), theo dõi chi tiêu theo thời gian thực và đối chiếu chi phí chính xác.
Mô-đun mở rộng quy mô cho phép bạn thực thi chính sách kinh doanh của mình về chi tiêu và chi tiêu. Ví dụ: bạn có thể sử dụng chính sách chi tiêu để đặt quy tắc chi tiêu và kiểm soát để thực thi các nguyên tắc chi tiêu này.
Mô-đun Hợp lý hóa cung cấp một số quy trình công việc (Tích hợp, Cộng tác và Kế toán) để tự động hóa việc quản lý chi phí và tích hợp (hơn 1000 tích hợp) với các công cụ kinh doanh khác. Cuối cùng, mô-đun Lưu có sẵn để đáp ứng nhu cầu của bạn về khớp hóa đơn, phân loại chi phí, phân tích giá, thông tin chi tiết về khoản tiết kiệm, v.v.
Brexit
Brexit là tất cả về việc tăng tốc tài chính cho hoạt động kinh doanh trong khi tuân thủ các chính sách chi tiêu và chi tiêu của công ty. Bằng cách cho phép nhân viên báo cáo chi phí chính xác và nhóm kế toán kiểm toán chi phí một cách liền mạch, Brex nuôi dưỡng văn hóa kỷ luật tài chính trong công ty và nhân viên của công ty.
Brex hiện đang cung cấp nhiều giải pháp quản lý chi phí kinh doanh khác nhau như thẻ tín dụng, tài khoản doanh nghiệp, theo dõi chi phí, tích hợp, v.v. Công ty cũng đang giới thiệu tính năng quản lý chi phí với đăng ký Brex Empower.
Ngày làm việc
Workday, một công cụ quản lý nguồn nhân lực nổi tiếng, cũng đã bắt đầu cung cấp những cách đơn giản và chiến lược để quản lý chi phí kinh doanh. Nó đi kèm với giao diện người dùng đồ họa trực quan, đơn giản và nhẹ để quản lý chi phí từ một nền tảng tập trung.
Giao diện người dùng của nó có 3 các tab cơ bản: Nguồn để thanh toán, Hàng tồn kho và KPI. Mô-đun Nguồn để thanh toán cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về dữ liệu chi tiêu của nhà cung cấp, chi phí được quản lý và không được quản lý, hiệu suất của nhà cung cấp, xử lý hóa đơn, v.v. Ngoài ra, đây là một ứng dụng dựa trên đám mây cho phép bạn và các bên liên quan theo dõi chi phí của công ty bạn từ bất kỳ thiết bị và bất cứ nơi nào có kết nối internet.
trảEm
PayEm là một giải pháp tự động hóa nâng cao trong bộ phận quản lý chi phí của công ty bạn. Nó cung cấp đăng ký nhà cung cấp và đăng ký SaaS cho nhân viên ở một nơi. Điều này giúp bạn không phải mua phần mềm riêng biệt cho các nhà xuất bản khác nhau.
Trong PayEm, bạn có thể tạo và phát hành thẻ tín dụng ảo cho nhiều nhà cung cấp bên thứ ba khác nhau và chỉ định một người liên hệ để quản lý chi phí. Chiến lược tương tự cũng có thể được áp dụng cho đăng ký phần mềm.
Hơn nữa, bạn có quyền kiểm soát chi tiêu tối ưu trong PayEm. Bằng cách này, bạn có thể ngừng chi tiêu quá mức cho đăng ký phần mềm bằng cách xóa các ứng dụng không cần thiết hoặc tài khoản nhân viên cũ khỏi các ứng dụng hiện có.
thanh toán theo nhóm
Ứng dụng dựa trên đám mây của Teampay đặt các nhóm tài chính vào vị trí của người điều khiển để họ có thể trực quan hóa tất cả các chi phí trong các bộ phận kinh doanh của bạn. Các bên liên quan của công ty cũng có được chế độ xem thời gian thực về chi phí hàng ngày của họ và có thể nhanh chóng giảm chi phí nếu cần.
Nó cũng cung cấp giao diện người dùng đàm thoại, nơi nhân viên có thể nhận trợ giúp theo thời gian thực từ nhóm tài chính để tìm hiểu về quy trình mua hàng hoặc nhận phê duyệt giao dịch. Hơn nữa, bạn không cần phải đợi hóa đơn của tháng tiếp theo để biết nhân viên của mình đang chi tiêu như thế nào. Bạn sẽ nhận được dữ liệu thời gian thực về chi phí hiện tại.
JAGGAER MỘT
JAGGAER JEDEN cũng là một cái tên phổ biến cho các hoạt động Nguồn-to-Pay tập trung tất cả chi phí từ các ngành khác nhau vào một nơi để dễ dàng giám sát chi phí của công ty. Ứng dụng được thiết kế chu đáo cho phép bạn quản lý chi phí trực tiếp và gián tiếp bằng một công cụ đơn giản.
Nó cung cấp các phân tích dữ liệu tiên tiến và hiểu biết sâu sắc bằng cách kết hợp Trí tuệ nhân tạo và Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA). Bằng cách này, bạn có thể nhận được dữ liệu hữu ích để cơ cấu lại quy trình quản lý chi phí của mình, chẳng hạn như tạo danh mục mua sắm toàn công ty.
Trang thực
RealPage giúp bạn trở nên tiết kiệm và hiệu quả khi quản lý nhà cung cấp, hóa đơn và mua hàng bằng công cụ này. Nó không chỉ là một công cụ theo dõi chi phí.
Nó thu thập dữ liệu chi tiêu và thu nhập từ tất cả danh mục đầu tư kinh doanh của công ty bạn và cung cấp thông tin chi tiết để mua hàng thông minh. Hơn nữa, nó giúp tự động hóa tất cả các quy trình phê duyệt và đơn đặt hàng mua hàng bằng cách tải dữ liệu thời gian thực lên bảng điều khiển trung tâm để giám sát và phân tích chi tiêu.
Kết hợp chi phí
Kết hợp chi phí là một đề nghị quản lý chi phí từ SAP, nhà sản xuất phần mềm ERP nổi tiếng cho hoạt động kinh doanh. Sản phẩm giúp tích hợp và tự động hóa việc quản lý chi phí kinh doanh bằng cách kết hợp một số giao dịch từ nguồn đến thanh toán.
Công cụ này có lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Ví dụ: nhân viên hiện trường có thể gửi chứng từ chi tiêu từ điện thoại di động của họ. Chương trình thông minh của Concur sẽ tự động xác minh chi phí và gửi cho bạn thông báo để bạn có thể phê duyệt chi phí nhanh hơn.
những từ cuối
Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý chi phí, bạn có thể bịt những lỗ hổng đang vô tình làm cạn kiệt tiền của bạn và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng có thể yêu cầu một trong những công cụ theo dõi chi phí tốt nhất nếu doanh nghiệp của bạn cần hoàn trả các khoản thanh toán định kỳ do nhân viên hoặc nhà cung cấp thực hiện.
