1. Công cụ EDM (Quản lý tài liệu điện tử) để tập trung và lập chỉ mục tất cả các tài liệu cần thiết của bạn
Việc thao tác và lưu trữ các văn bản hành chính dưới dạng giấy có thể dẫn đến những nguy cơ như mất thông tin quan trọng hoặc thậm chí là thiếu khả năng truy xuất nguồn gốc. Đây là lúc phần mềm EDM xuất hiện. Những điều này đặc biệt giúp hỗ trợ các công ty thuộc mọi quy mô (SME, ETI, các nhóm lớn) trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của họ. Do đó, chúng đảm bảo việc phi vật chất hóa và lưu trữ kỹ thuật số các tài liệu cần thiết (hóa đơn, đơn đặt hàng, hợp đồng, v.v.) của một tổ chức. Do đó, các tài liệu được lưu trữ, có thể phân loại chúng, sửa đổi chúng và quản lý chúng một cách linh hoạt từ giao diện của công cụ.
Trong số các ưu điểm chính của các công cụ Quản lý Văn bản Điện tử:
quản lý tài liệu cộng tác, tự động hóa các tác vụ thủ công và tổ chức định kỳ (chẳng hạn như xử lý hóa đơn hoặc các phê duyệt cần thiết), truy cập vào lịch sử cho từng tài liệu, tìm kiếm nâng cao để tìm một tệp cụ thể, bảo mật tài liệu nhờ mã hóa dữ liệu.
2. Các công cụ giúp ghi chú dễ dàng hơn
Có các giải pháp thực tế và dễ sử dụng để ghi chép. Những công cụ này cho phép bạn ghi chú từ bất kỳ phương tiện nào: máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Bạn có thể thêm văn bản, mà còn cả hình ảnh, âm thanh, vẽ hoặc thậm chí là một danh sách với các hộp kiểm. Ngoài ra, một số công cụ này cung cấp các mẫu khác nhau để thích ứng tốt nhất với mục đích ghi chú.
Ưu điểm chính của các công cụ ghi chú: đồng bộ hóa các ghi chú của bạn trên tất cả các thiết bị của bạn cho phép bạn truy cập chúng mọi lúc mọi nơi để đạt được hiệu quả và năng suất.
3. Nhật ký để lập kế hoạch nhiệm vụ, cuộc hẹn, sự kiện của bạn
Không gì tuyệt vời hơn việc sử dụng nhật ký điện tử để dễ dàng tham khảo lịch trình của mình. Bạn có thể lên lịch ngay lập tức các cuộc hẹn hoặc ghi chú các công việc cần thực hiện. Ngoài chức năng này, loại công cụ này giúp bạn dễ dàng chia sẻ các sự kiện, cuộc họp và thậm chí cả các lịch khác. Bạn không chỉ có cái nhìn tổng quan về lịch trình của mình mà còn có thể thêm màu sắc để tùy chỉnh và phân biệt các nhiệm vụ hoặc sự kiện khác nhau. Các giải pháp lịch nổi tiếng nhất là những giải pháp được liên kết với hệ điều hành hoặc hộp thư, như trường hợp của Lịch Google, Apple Lịch hoặc Lịch Outlook, nhưng các ứng dụng độc lập cũng có sẵn.
Nhật ký điện tử có nhiều lợi thế: khả năng tham khảo tính khả dụng của những người dùng và cộng tác viên khác, định cấu hình cảnh báo dưới dạng thông báo cho các sự kiện của bạn, thêm các cuộc họp định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, v.v.).
4. Công cụ quản lý chữ ký tài liệu điện tử
Có nhiều công cụ trực tuyến để ký điện tử và tạo điều kiện hợp tác. Để đảm bảo tính xác thực của chữ ký điện tử, các chứng chỉ kỹ thuật số có sẵn và các công ty sử dụng dấu thời gian. Do đó, có thể gửi các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn hoặc đơn đặt hàng để có chữ ký qua email.
Ưu điểm chính của các nền tảng này liên quan đến việc tạo chữ ký được cá nhân hóa, lưu trữ và tập trung tất cả các tài liệu của bạn đã ký hoặc sắp ký, theo dõi thời gian thực của quá trình ký và gửi an toàn các tài liệu quan trọng.
5. Các công cụ để phân phối và bảo mật các tài liệu phi vật chất hóa
Các công cụ an toàn kỹ thuật số đại diện cho một không gian trực tuyến để lưu trữ các tài liệu phi vật chất hóa của bạn một cách lâu dài và an toàn. Các nền tảng này rất hữu ích cho các công ty vì chúng đảm bảo việc gửi các tài liệu quản trị (chẳng hạn như phiếu lương) cho nhân viên và cũng cho phép chúng được lưu trữ.
Két sắt kỹ thuật số nhằm mục đích tối ưu hóa việc quản lý các tài liệu và hành động Nhân sự của một công ty. Do đó, các công cụ này hỗ trợ việc phi vật chất hóa tài liệu, phân phối tự động các tài liệu nhân sự nhất định và cho phép quản lý hành chính được đơn giản hóa và kiên quyết bảo mật.
