Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

7 người tạo biểu đồ tổ chức để xác định hệ thống phân cấp nhóm

Có ý tưởng rõ ràng về hệ thống phân cấp của tổ chức hoặc nhóm sẽ giúp bạn báo cáo cho đúng người. Bạn có thể tạo sơ đồ tổ chức cho công ty của mình bằng cách sử dụng mẫu sơ đồ tổ chức.

Trong mọi công ty, sơ đồ tổ chức đóng vai trò then chốt, thể hiện mối quan hệ thứ bậc trong nhóm hoặc toàn bộ tổ chức. Nó cũng cung cấp tính minh bạch và cộng tác đồng thời giúp các thành viên mới trong nhóm dễ dàng nhớ ai báo cáo cho ai.

Tạo một sơ đồ tổ chức có thể là một nhiệm vụ phức tạp và tốn thời gian. Mẫu sơ đồ tổ chức có thể giúp công ty của bạn thực hiện nhiệm vụ này dễ dàng hơn. Hãy đi sâu vào tìm hiểu thêm về sơ đồ tổ chức, cách sử dụng, loại sơ đồ tổ chức và một số nhà cung cấp mẫu sơ đồ tổ chức tốt nhất.

Sơ đồ tổ chức là gì?

Sơ đồ tổ chức hoặc “sơ đồ tổ chức” là một sơ đồ được sử dụng để thể hiện thứ bậc của các mối quan hệ trong một nhóm hoặc tổ chức. Nói một cách đơn giản, nó cho thấy các nhân viên của tổ chức được kết nối với nhau như thế nào.

Mặc dù mục đích sử dụng phổ biến nhất của các biểu đồ này là thể hiện cấu trúc của công ty, nhưng chúng cũng có thể được sử dụng cho mục đích lập kế hoạch và lập ngân sách.

Tại sao các nhóm sử dụng biểu đồ tổ chức?

Sơ đồ tổ chức cho một doanh nghiệp rất hữu ích theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một số lý do chính tại sao các nhóm sử dụng sơ đồ tổ chức.

Quản lý tăng trưởng hiệu quả

Các nhà lãnh đạo cần có một bức tranh rõ ràng về vị trí phù hợp của nhân viên trong tổ chức của họ và vai trò của họ. Chỉ với hình dung này, họ mới có thể tìm thấy những lĩnh vực cần thay đổi. Trong các trường hợp như tuyển dụng mới hoặc hợp nhất nhóm, các ví dụ về sơ đồ tổ chức là lý tưởng để lập bản đồ các chuyển động trước nhằm dự đoán thành công các tình huống.

Giao tiếp tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm

Sơ đồ tổ chức dành cho doanh nghiệp trực quan hóa các mối quan hệ làm việc với sự minh bạch đầy đủ. Với sự giúp đỡ của nó, mỗi nhân viên đều biết ai có thể giúp mình nếu cần. Thay vì tự giải quyết vấn đề, mọi người có thể giao tiếp với đúng người.

Hơn nữa, biểu đồ này cho phép bạn xem tất cả mọi người tham gia vào dự án, vì vậy bạn không yêu cầu nhầm người giúp đỡ. Tất cả điều này cuối cùng làm tăng năng suất và giảm thiểu thời gian lãng phí.

Hiển thị mối quan hệ báo cáo

Trong các doanh nghiệp lớn, thường xuyên diễn ra sự điều chuyển nội bộ. Ngoài ra, các tân binh rất khó nhớ thứ bậc của đội. Sơ đồ tổ chức giúp nhân viên hiểu vị trí của họ phù hợp với sơ đồ tổng thể của công ty. Bằng cách đó, họ có thể tham khảo biểu đồ để biết nên báo cáo với ai và liên lạc với ai về vị trí của họ.

Hình dung toàn bộ bức tranh

Mọi người thường quên rằng công việc của họ thực sự đóng góp cho một điều gì đó quan trọng hơn nhiều. Sơ đồ tổ chức sẽ giúp bạn điều này. Khi nhân viên nhìn thấy vị trí của họ trong một hệ thống phân cấp lớn và cách họ đóng góp cho sự vận hành trơn tru của công ty, điều đó chắc chắn sẽ cải thiện tinh thần của nhân viên và tăng hiệu quả công việc của họ.

Các loại cơ cấu tổ chức

Nếu xem qua các ví dụ về sơ đồ tổ chức, bạn sẽ nhận thấy rằng có rất nhiều sơ đồ. Lý do là sự tồn tại của nhiều loại cấu trúc tổ chức trên cơ sở các sơ đồ tổ chức được tạo ra. Ở đây chúng ta sẽ thảo luận về một số biến thể phổ biến của cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu thứ bậc của tổ chức

Đây là loại cấu trúc phổ biến nhất mà mọi người sử dụng để tạo sơ đồ tổ chức. Ở đây, những người có vị trí cao nhất được đặt ở đầu biểu đồ và những người có vị trí thấp hơn được đặt bên dưới họ.

Bạn sẽ tìm thấy những điểm tương đồng giữa cấu trúc này và hình dạng kim tự tháp. Biểu đồ này cung cấp trách nhiệm giải trình và thúc đẩy nhân viên leo thang hiệu quả.

Cơ cấu tổ chức chức năng

Cấu trúc này cũng tương tự như cấu trúc phân cấp, bắt đầu với chuyên gia được xếp hạng cao nhất ở trên cùng và dần dần di chuyển xuống dưới. Tuy nhiên, điểm khác biệt là nhân viên được phân nhóm dựa trên kiến ​​thức và vị trí của họ trong công ty. Cấu trúc này cũng có khả năng mở rộng cao.

Cơ cấu tổ chức ngang hoặc phẳng

Một công ty chỉ có một vài người ở cấp quản lý nhân viên sẽ thấy biểu đồ phẳng rất có lợi. Thông thường, các công ty mới thành lập có cấu trúc theo chiều ngang này trước khi tạo ra các bộ phận khác nhau. Tuy nhiên, ngay cả một số doanh nghiệp cũng sử dụng cấu trúc này để thúc đẩy sự tương tác có ý nghĩa và minh bạch giữa tất cả các thành viên trong nhóm và giảm bớt sự giám sát.

Cơ cấu tổ chức chi nhánh

Cấu trúc này là lý tưởng cho các tập đoàn lớn, nơi có nhiều hệ thống công ty riêng biệt. Các bộ phận này có thẩm quyền đối với nhân viên của họ và bao gồm các chương trình khuyến mãi riêng biệt, lực lượng lao động, nhóm phân phối, nhóm CNTT, v.v.

Các tập đoàn với cấu trúc như vậy cho phép đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của thị trường hoặc khách hàng. Ngoài ra, nó thúc đẩy dân chủ và chiến lược cá nhân hóa đồng thời giúp các công ty duy trì sự linh hoạt.

Cơ cấu tổ chức của ma trận

Cấu trúc này hiển thị các nhóm chức năng chéo được tạo cho các nhiệm vụ cụ thể. Về cơ bản nó là sự kết hợp của hai hoặc nhiều cơ cấu tổ chức. Nó cho phép mọi người hiểu một cách năng động về tổ chức.

Cơ cấu tổ chức đội

Các công ty có cấu trúc này sẽ phân loại nhân viên của họ theo bộ phận. Thay vì tập trung vào hệ thống phân cấp thông thường, nó tập trung nhiều hơn vào quyền tự chủ của nhân viên, hợp tác nhóm và giải quyết xung đột. Hệ thống này phù hợp nhất cho các doanh nghiệp Agile và Scrum.

Cơ cấu tổ chức của mạng lưới

Thực tế ngày nay buộc nhiều tổ chức phải triển khai các nguồn lực của họ ở những nơi khác nhau. Các công ty nơi khung tổ chức phụ thuộc nhiều vào giao tiếp và kết nối hơn là vào hệ thống phân cấp nên có một mạng lưới các hệ thống tổ chức. Cấu trúc này đại diện cho sự liên kết phức tạp của các tài nguyên trong và ngoài trang web.

Bất kể bạn có loại cấu trúc nào, các công cụ tạo sơ đồ tổ chức sau đây sẽ giúp bạn tạo một cách dễ dàng.

Vẽ thông minh

SmartDraw cung cấp nhiều mẫu sơ đồ tổ chức cho các ngành khác nhau, bao gồm các tập đoàn, công ty trò chơi, phòng nghiên cứu, sở tài chính, cơ quan chính phủ, phòng nhân sự, tổ chức phi lợi nhuận, bệnh viện và biểu đồ chụp ảnh.

Nếu không muốn dành nhiều thời gian để tạo biểu đồ này, bạn có thể lấy một mẫu và thêm tên để tạo sơ đồ tổ chức được cá nhân hóa cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, nó cung cấp một số tùy chọn chỉnh sửa biểu đồ như định hình lại, thêm hình ảnh, tạo biểu đồ con, hướng biểu đồ và kiểu nhánh.

Tranh sơn dầu

Canvas là một nền tảng khác có thư viện mẫu sơ đồ tổ chức phong phú. Nó có các mẫu được thiết kế chuyên nghiệp để tăng tốc quy trình làm việc của bạn. Bất kỳ ai cũng có thể bắt đầu sử dụng các công cụ kéo và thả để tạo sơ đồ tổ chức của công ty mình. Canva cho phép bạn thêm hình ảnh vào biểu đồ và tùy chỉnh màu sắc cho thương hiệu của mình.

Ngoài việc tạo biểu đồ, nó còn cung cấp các tính năng như chia sẻ, tải xuống và xuất bản biểu đồ có độ phân giải cao. Ngoài ra, bạn có thể nhúng biểu đồ đồ thị vào báo cáo và bản trình bày.

Lucidchart

Lucidchart là một nền tảng dựa trên đám mây, trực quan và đáp ứng nhanh, cho phép bạn dễ dàng tạo sơ đồ tổ chức. Tại đây, bạn có thể tạo biểu đồ từ đầu hoặc chỉnh sửa bất kỳ mẫu nào của biểu đồ để tạo biểu đồ tổ chức được cá nhân hóa.

Trình chỉnh sửa sơ đồ tổ chức của nó cho phép bạn tạo sơ đồ tổ chức trong một vài bước đơn giản với tính năng nhập dữ liệu tiên tiến nhất. Tất cả những gì bạn cần làm là tải dữ liệu nhân viên hoặc nhân viên của mình lên mẫu sơ đồ tổ chức Lucidchart bằng tính năng nhập dữ liệu. Công cụ trực tuyến sẽ tự động tạo sơ đồ tổ chức mẫu cho bạn.

Ngoài việc tạo sơ đồ tổ chức, nó còn cho phép bạn kết nối công cụ với các công cụ quản lý nguồn nhân lực và kinh doanh bên ngoài, chẳng hạn như BambooHR, Slack, Confluence, Google Slides, v.v.

báo thù

Cho dù bạn thuộc một doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ tìm thấy mẫu sơ đồ tổ chức phù hợp cho tổ chức của mình trên Venngage. Bạn có thể chọn mẫu hoàn hảo cho nhu cầu của mình và tùy chỉnh nó bằng trình chỉnh sửa Venngage.

Bạn có thể thêm văn bản, biểu tượng, biểu đồ, bản đồ, hình nền và hình ảnh. Bằng cách thêm liên kết vào YouTube, thăm dò ý kiến, biểu mẫu và mã HTML, bạn có thể làm cho biểu đồ có tính tương tác. Cũng có thể thêm các mặt hàng mà bạn sử dụng thường xuyên vào bộ thương hiệu của mình.

visme

Nếu bạn cần một công cụ tạo sơ đồ tổ chức có thể chuyển đổi cấu trúc tổ chức của bạn thành hình ảnh hấp dẫn trong vài phút, thì Visme chính là công cụ bạn đang tìm kiếm. Nó có một số lượng lớn các mẫu sơ đồ tổ chức đẹp mắt để lựa chọn.

Bạn cũng có thể sử dụng bất kỳ chủ đề nào của nó để đảm bảo rằng biểu đồ phù hợp với bản sắc thương hiệu của bạn. Visme cung cấp các mẫu cho trường học, ban biên tập, công ty thiết kế web, nhóm thiết kế, v.v. Bạn có thể chọn cái phù hợp nhất với nhóm của mình và chỉnh sửa nó với định dạng dễ dàng.

Adobe Express

Adobe Express cung cấp nền tảng miễn phí để tạo sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp trực tuyến của bạn. Nền tảng tin rằng thiết kế rõ ràng là điều cần thiết cho sơ đồ tổ chức. Đó là lý do tại sao nó cung cấp các mẫu sơ đồ tổ chức đẹp và phổ biến, dễ cá nhân hóa.

Người dùng có thể chọn bất kỳ mẫu nào và thêm hình ảnh, biểu tượng, đồ họa và đường viền để tạo biểu đồ trên nền tảng dễ sử dụng này. Bạn có thể tải các nội dung này lên từ máy tính của mình hoặc sử dụng sự trợ giúp của Thư viện Adobe Express. Ngoài việc tải xuống biểu đồ, bạn cũng có thể truy cập lại dự án bất kỳ lúc nào trong tương lai để cập nhật dự án.

Mô hình trực quan trực tuyến

Mô hình trực quan trực tuyến là một nền tảng trực tuyến nơi bạn có thể vẽ sơ đồ tổ chức của riêng mình miễn phí. Bạn có thể chọn từ hàng trăm mẫu và chỉnh sửa chúng liền mạch bằng thao tác kéo và thả.

Tính năng thú vị nhất của công cụ này là ngoài thời gian truy cập không giới hạn, mọi người có thể thưởng thức các hình dạng và sơ đồ không giới hạn. Những người tạo biểu đồ cho mục đích cá nhân và phi thương mại cũng giữ quyền sở hữu. Biểu đồ có thể được tải xuống ở định dạng PNG, JPG, GIF, SVG và PDF.

Đăng kí

Có một sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp của bạn cho phép bạn theo dõi toàn bộ lực lượng lao động của mình. Có nhiều loại sơ đồ tổ chức khác nhau có thể được sử dụng để đáp ứng các yêu cầu của nhóm.

Sau khi xem xét các mẫu sơ đồ tổ chức có sẵn để tạo sơ đồ tổ chức chức năng và hấp dẫn, bạn có thể sử dụng chúng để quản lý nhóm của mình tốt hơn.

Những người tham gia quản lý dự án cũng nên biết về biểu đồ cột mốc quan trọng để theo dõi tiến trình của dự án.