Bạn có đang phải đối mặt với nhiều vấn đề về khả năng tương thích, thiết bị, bảo mật, chi phí và lãng phí giấy trong các tác vụ in tại nơi làm việc của mình không? Hãy loại bỏ cơn đau đầu của bạn và dùng thử phần mềm quản lý in này để tiết kiệm tiền và khiến nhân viên hoặc người dùng của bạn hài lòng.
Quản lý in ấn là một khái niệm đang phát triển khi các doanh nghiệp và cửa hàng sao chép cần giảm chi phí vận hành để tăng lợi nhuận. Nó cũng phục vụ như một tuyến phòng thủ để bảo vệ các tệp kinh doanh nhạy cảm khỏi rơi vào tay các bên xấu. Tuy nhiên, việc tìm kiếm phần mềm quản lý in tốt nhất là một nhiệm vụ khó khăn vì nó đòi hỏi rất nhiều nghiên cứu.
Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về quản lý in ấn và các ứng dụng tốt nhất mà bạn có thể sử dụng mà không lãng phí thời gian nghiên cứu thị trường.
Quản lý in ấn là gì?
Quản lý in ấn là việc sử dụng các phương pháp khác nhau như theo dõi máy in, theo dõi thiết bị máy tính, theo dõi bản in, giữ an toàn cho dữ liệu bí mật, tối ưu hóa chi phí in ấn và phân tích in ấn. Các nhà phát triển thông minh mới nhất kết hợp tất cả các chức năng này ở một nơi để phát triển giải pháp quản lý in.
Các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng ít nhất một công cụ cơ bản để quản lý hoạt động in ấn của họ. Ngược lại, các doanh nghiệp đang triển khai giải pháp quản lý in ấn tại chỗ hoặc dựa trên đám mây đầy đủ tính năng để quản lý các hoạt động in ấn toàn cầu.
Lợi ích quản lý in ấn
Dưới đây là những lý do và lợi ích của việc triển khai giải pháp quản lý in tiêu chuẩn:
#1. Giảm chi phí in ấn
Các doanh nghiệp phải trả các hóa đơn in ấn khổng lồ hàng năm về thiết bị, nạp mực và giấy tờ. Nghiên cứu cho thấy rằng một tổ chức có thể tiết kiệm rất nhiều nếu tổ chức đó sử dụng hệ thống quản lý in ấn để giảm thiểu việc in ấn không cần thiết của nhân viên.
#2. Bảo vệ tài liệu mật
Bạn không thể cho phép nhân viên in tài liệu kinh doanh bí mật bất cứ lúc nào. Bạn phải ghi lại việc in các tệp bí mật để thiết lập các nghĩa vụ tiêu hủy sau công việc phù hợp. Phần mềm quản trị in giúp đảm bảo an toàn dữ liệu.
#3. Cải thiện hoạt động in ấn
Các nhà quản lý và giám sát viên thường làm chứng rằng nhân viên lãng phí thời gian đứng xếp hàng để lấy các bản in. Bạn có thể tránh những cách làm không hiệu quả như vậy bằng cách hợp lý hóa các hoạt động in ấn của mình. Nhân viên của bạn cũng sẽ cảm ơn bạn vào cuối ngày.
#4. Cho phép in từ xa
Nhân viên làm việc tại nhà có thể gửi lệnh in qua giải pháp quản lý in trên đám mây. Bạn có thể nhận một bản sao thực tế tại nơi làm việc của bạn. Các giải pháp in này cũng giữ an toàn cho dữ liệu kinh doanh của bạn bằng cách mã hóa các gói dữ liệu trong quá trình truyền.
#5. Giảm chất thải giấy
Con người sản xuất giấy bằng cách chặt cây, do đó gây hại cho môi trường. Bạn có thể cài đặt một hệ thống quản lý in mạnh mẽ giúp kiểm soát hiệu quả lãng phí giấy và góp phần bảo tồn.
Bây giờ chúng ta hãy xem phần mềm quản lý in tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
cắt ra
Khi nói đến các công cụ quản lý in ấn mạnh mẽ cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ, không thể phủ nhận Wycinanka là một trong những cái tên hàng đầu. Công cụ này và các dịch vụ đám mây của nó giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô giảm thiểu tổn thất. Đồng thời, chủ doanh nghiệp không còn phải lo lắng về vấn đề bảo mật dữ liệu khi in các báo cáo bảo mật.
Với PaperCut, trải nghiệm in ấn của bạn trở nên thú vị. Nhân viên của bạn phải có nhiều thiết bị khác nhau tại nơi làm việc như điện thoại thông minh, máy tính bảng, Chromebook, máy tính xách tay, v.v. Việc đảm bảo rằng tất cả các trình điều khiển đều sẵn sàng để in liền mạch khi có nhiều thiết bị có thể gây khó khăn cho quản trị viên hệ thống CNTT.
PaperCut giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả với các dịch vụ in dễ dàng như gửi lệnh in tới một hàng đợi và nhận bản sao từ bất kỳ máy in nào, màn hình cảm ứng MFD chung cho tất cả các kiểu máy in khác nhau, v.v.
Sử dụng các dịch vụ của nó, bạn cũng có thể thực hiện in ấn kinh doanh có độ bảo mật cao. PaperCut sử dụng bảo vệ in ba mặt:
- Nó cho phép bạn bảo mật cơ sở hạ tầng in của mình trước khi ai đó in những gì bạn có thể in, ai có thể in, v.v.
- Xác thực hai yếu tố và phát hành bản sao dựa trên thẻ an toàn có thể được sử dụng trong quá trình in.
- Sau khi in xong và bản sao nằm trong không gian văn phòng của bạn, bạn có thể áp dụng các biện pháp như hình mờ, dấu vết kiểm toán, chữ ký điện tử và lưu trữ bản in để lưu trữ dữ liệu nhạy cảm một cách an toàn.
Bạn cũng nhận được một số công cụ miễn phí với PaperCut, chẳng hạn như PaperCut Mobility Print thay thế Google Cloud Print, QRdoc để đóng dấu tài liệu kinh doanh và Chế độ xem PaperCut để phân tích bản in.
dây dẫn in
Bạn có thể in hơn 90 loại tài liệu khác nhau mà không cần mở tệp nếu bạn dùng thử Print Conductor. Nó được trang bị một công cụ in nhanh và đáng tin cậy cũng như giao diện đơn giản và dễ sử dụng để in số lượng lớn. Hơn nữa, bạn có thể sắp xếp tài liệu để in, xem tài liệu để in, kiểm soát lệnh in hàng loạt và thực hiện các thay đổi nhanh đối với cài đặt in, tất cả từ một ứng dụng duy nhất.
Tiện ích hỗ trợ tất cả các loại máy in hiện đại trong mạng cục bộ, mạng diện rộng hay mạng đám mây. Ngoài máy in vật lý, bạn có thể sử dụng công cụ này để quản lý lệnh in trên máy in ảo chẳng hạn như máy in PDF và máy in OneNote.
Giống như các đối thủ cạnh tranh, Print Conductor cung cấp mô-đun phân tích bản in. Giúp bạn ước tính các yêu cầu về giấy và mực cho các công việc in hàng loạt lớn. Các ước tính có sẵn trên các trang Báo cáo chi tiết và Báo cáo.
Trình quản lý in Plus 9.0
Trình quản lý in Plus 9.0 bổ sung một khía cạnh mới cho quản lý in ấn, mang đến cho doanh nghiệp khả năng kiểm soát, truy cập và khả năng hiển thị vô song đối với hoạt động in ấn của họ. Những người tạo ra công cụ này đã hoàn thiện chương trình của họ qua nhiều thập kỷ sử dụng ở nhiều công ty.
Đây là phần mềm quản lý in tiên tiến đại diện cho sự hỗ trợ và công nghệ tốt nhất cho người dùng cuối. Bằng cách triển khai công cụ này trong tổ chức của mình, bạn có thể giảm chi phí gửi bản in, giảm lãng phí giấy và nhận được thông tin in mở rộng giữa các bộ phận.
Dưới đây là một số tính năng tuyệt vời của phần mềm quản lý in ấn này:
- Quản trị viên CNTT có thể kiểm soát trực tiếp các công việc in của nhân viên, máy trạm, máy in, mạng và chi phí.
- ID hoặc trạm phân phát thanh toán sắp xếp hợp lý các lệnh in cho công việc hoặc cửa hàng in của bạn.
- Cài đặt giới hạn và ngân sách của nó giúp bạn tiết kiệm tiền bằng cách hạn chế người, máy trạm hoặc máy in in.
Trình quản lý in Plus 9.0 cũng tuân thủ chính sách thân thiện với môi trường để làm cho văn phòng hoặc xưởng in của bạn trở nên xanh hơn. Nó giảm lãng phí mực, năng lượng và giấy, do đó giảm lượng khí thải carbon của công ty bạn.
uniFLOW
Một công cụ khác để kiểm soát cơ sở hạ tầng in ấn tại nơi làm việc của bạn là uniFLOW. Các tổ chức và công ty in lớn hỗ trợ các thiết bị in tiên tiến khác nhau như Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta, v.v. sử dụng công cụ này để xử lý các tác vụ in, quét và quản lý tài liệu của họ.
Nó có các ứng dụng quản lý in cả tại chỗ và trên đám mây. Cả công cụ đám mây và tại chỗ đều hoạt động như một cổng tích hợp để quét, in và quản lý thiết bị của bạn một cách dễ dàng và bảo mật tuyệt đối.
Tính năng in an toàn và trình điều khiển vạn năng uniFLOW là những thành tựu nổi bật mà bạn nên biết. Công nghệ in an toàn cho phép bạn chỉ định một tài khoản cá nhân cho từng nhân viên. Nhân viên phải phát hành một bản in bằng thẻ ID hoặc mã PIN của chính họ. Ngoài ra, người dùng phải có mặt trước máy để nhận bản in.
Trình điều khiển chung đảm bảo rằng ứng dụng hỗ trợ nhiều thiết bị và máy in khác nhau. Người dùng có thể gửi lệnh in tới bất kỳ máy in mạng nào từ tất cả các thiết bị máy tính như điện thoại di động hoặc máy tính xách tay.
UniPrint InfinityCloud
UniPrint InfinityCloud là một giao diện màn hình ảo (VDI) phổ biến khác và là công cụ quản lý in doanh nghiệp với giải pháp có thể mở rộng. Vì nó là một công cụ bất khả tri của nhà cung cấp, ứng dụng có thể giao tiếp liền mạch với tất cả các máy in và thiết bị máy tính hiện đại cho mục đích in ấn.
UniPrint lý tưởng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ các công ty mới thành lập đến các tập đoàn đa quốc gia. Nó cũng cung cấp các dịch vụ tại chỗ và đám mây chuyên biệt cho các ngành như tài chính ngân hàng, bảo hiểm, nhà cung cấp dịch vụ được quản lý (MSP), nhà cung cấp dịch vụ đám mây, chính phủ, tổ chức phi chính phủ (NGO) và chăm sóc sức khỏe.
Giải pháp quản lý in cốt lõi của nó bao gồm các tính năng tiêu chuẩn như mô hình tiêu thụ linh hoạt và cấp phép công cụ, in không cần máy chủ, phân tích in, theo dõi in, in từ mọi nơi và in không tiếp xúc.
Quản trị viên máy in
Bạn cũng có thể dùng thử Quản trị viên máy in nếu bạn cần một giải pháp quản lý in thuận tiện cho cơ sở giáo dục hoặc doanh nghiệp của mình. Công cụ của nó cho phép bạn giám sát mọi thứ liên quan đến in ấn, chẳng hạn như người dùng, máy in, máy trạm và các khoản bồi hoàn.
Nó cũng đi kèm với một công cụ phân tích hoặc thông tin chuyên sâu về in tiêu chuẩn cho bạn biết về khối lượng in, mức sử dụng mực và tổng chi phí in cho doanh nghiệp của bạn.
Tiện ích PrinterAdmin cung cấp quyền truy cập vào các tính năng nâng cao. Đó là:
- Print Job Manager để cài đặt in, tạo tài khoản, kích hoạt trình điều khiển, v.v.
- Trạm phân phát tài liệu giúp giảm lãng phí và tăng tính bảo mật bằng cách chỉ giải phóng đầu ra khi người dùng có mặt.
- Print Watermarking cho phép bạn chụp các chi tiết in ấn.
Tất cả các ứng dụng đi kèm với bản dùng thử miễn phí 30 ngày. Bạn có thể tận dụng ưu đãi dùng thử và xác định xem công cụ này có xứng đáng với doanh nghiệp của mình hay không bằng cách sử dụng nó trong một thời gian.
Trình theo dõi bản in Pro
Print Tracker Pro đi kèm với tính năng cài đặt bằng một cú nhấp chuột cho phép bạn bắt đầu quản lý việc in của mình sau vài phút. Vì việc thiết lập và vận hành công cụ này rất đơn giản nên nhân viên hoặc khách hàng của bạn có thể tận hưởng dịch vụ tốt nhất.
Đây là một giải pháp quản lý in thông minh có thể giao tiếp chính xác với tất cả các loại máy in và thiết bị máy tính hiện đại, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động liên quan đến cài đặt trình điều khiển hoặc thiếu thiết bị.
Hệ thống theo dõi mạnh mẽ của nó cung cấp tất cả thông tin chi tiết liên quan đến in ấn, chẳng hạn như mức mực, bộ đếm, số lượng trang, cài đặt máy in và cảnh báo dịch vụ. Hơn nữa, bạn có thể định cấu hình công cụ để dễ dàng gửi lời nhắc nạp mực hoặc đưa chỉ số đồng hồ đo của máy in vào hóa đơn.
những từ cuối
Ở trên, bạn sẽ tìm thấy một danh sách chọn lọc các phần mềm quản lý in phổ biến và sẵn sàng cho doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng bất kỳ ứng dụng nào trong số này tại văn phòng tại nhà, nơi làm việc, cửa hàng, nhà xuất bản hoặc cửa hàng sao chụp.
Khi bạn ở đây, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ chuyển đổi web sang PDF tốt nhất này và tiết kiệm tiền bằng cách tránh in nếu có thể.
