Hệ thống quản lý tài liệu giúp tiết kiệm thời gian quý báu bằng cách sắp xếp tài liệu hiệu quả và giúp dễ dàng tìm kiếm tệp.
Các công ty có tương đối ít nhân viên thường gặp khó khăn trong việc quản lý nhiều tài liệu và hồ sơ kinh doanh. Nếu họ chọn một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ (DMS), họ sẽ dễ dàng sắp xếp tài liệu của mình hơn.
Hơn nữa, những công cụ này cũng tăng hiệu quả của nhóm bằng cách cho phép họ truy cập nhanh vào dữ liệu họ cần.
Quản lý tài liệu là gì?
Quản lý tài liệu có nghĩa là quản lý, lưu trữ và theo dõi tài liệu (tài liệu Word, PDF hoặc bất kỳ định dạng nào khác) ở định dạng kỹ thuật số. Nhờ hệ thống này, các công ty có thể lưu trữ tài liệu một cách an toàn và tập trung hóa toàn bộ quy trình.
Lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu
Năng suất tốt hơn
Hiệu quả là chìa khóa thành công trong kinh doanh. Hệ thống quản lý tài liệu sắp xếp các tệp công ty một cách hiệu quả và an toàn. Điều này cho phép nhóm của bạn bớt lo lắng về việc bảo trì tài liệu và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất. Khi bạn biết rằng tất cả các tệp của mình được lưu trữ an toàn, sự an tâm sẽ là động lực cho năng suất của bạn.
Cải thiện an ninh
Mọi công ty đều muốn bảo vệ dữ liệu quan trọng và quan trọng của mình. Bạn có thể lưu trữ các tài liệu bí mật trong hệ thống quản lý tài liệu và kiểm soát quyền truy cập vào các tệp này. Bằng cách này, việc quản lý tài liệu trở nên dễ theo dõi hơn và các dấu vết kiểm tra của nó có thể được sử dụng sau này nếu cần.
Giảm không gian lưu trữ
Không còn phải bảo trì tủ hồ sơ, thùng lưu trữ và hộp nữa. Với DMS, bạn có thể sử dụng không cần giấy tờ và quản lý tài liệu của mình bằng kỹ thuật số mà không chiếm dung lượng vật lý.
Tải tài liệu nhanh chóng
Tìm kiếm tài liệu và tải xuống tệp có thể là một quá trình tốn thời gian. Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý tài liệu, bạn có thể nhanh chóng định vị tệp mong muốn và tiết kiệm thời gian quý báu. DMS cho phép bạn tìm kiếm các tệp dựa trên tên, siêu dữ liệu và nội dung bằng công nghệ tiên tiến.
làm việc theo nhóm tối ưu
Hầu hết các giải pháp quản lý tài liệu đều cho phép bạn cộng tác với đồng đội của mình. Nó có thể lưu trữ các tệp được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và mọi người có thể truy cập tệp từ các địa điểm từ xa. Một số công cụ cũng cho phép người dùng bên ngoài thông qua quyền truy cập được ủy quyền.
Đọc tiếp để khám phá các ứng dụng quản lý tài liệu tốt nhất mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng.
tôi có thể làm điều đó
Tôi có thể tư vấn là một hệ thống quản lý tài liệu giúp chuyển đổi dữ liệu thành kiến thức có giá trị bằng cách kết hợp các tài liệu. Nó lưu tất cả các tài liệu trong một thư mục và phân loại chúng theo dự án hoặc khách hàng.
Người dùng có thể tạo, tìm kiếm và chia sẻ dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả trong iManage. Nó cũng cho phép bạn dễ dàng tìm thấy bất kỳ tài liệu nào và do đó làm tăng hiệu quả.
Công cụ này có thể được tích hợp với nhiều công cụ văn phòng Office 365 và Google Workspace để hợp lý hóa việc quản lý tài liệu.
Hộp
Với Inbox, các công ty có thể lưu trữ, quản lý và cộng tác trên nội dung một cách an toàn bất kể loại thiết bị. Tính năng Quản lý Vòng đời Tài liệu đảm bảo rằng quy trình quản lý nội dung của bạn tuân thủ các quy định, chính sách lưu giữ dữ liệu và yêu cầu khám phá.
Bạn có thể đặt quyền người dùng phù hợp cho từng tài liệu để chỉ những người phù hợp mới có quyền truy cập. Nó cũng giúp bạn kiểm soát hoạt động của người dùng để có khả năng hiển thị và kiểm soát hoàn toàn.
Box cũng có thể tích hợp liền mạch với các API mở và ứng dụng doanh nghiệp. Với các thuộc tính như lịch sử phiên bản, liên kết được chia sẻ và nhận xét, việc cộng tác giữa các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng. Ngoài ra, nó sử dụng siêu dữ liệu tùy chỉnh để phân loại và sắp xếp tài liệu.
Thư mục
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý tài liệu cung cấp một hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu kỹ thuật số tương đối cân bằng? Sau đó vào Folderit. Đây là một hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây giúp bạn loại bỏ giấy tờ theo cách thân thiện với người dùng.
Lưu trữ an toàn siêu dữ liệu và các phiên bản cũ hơn của tệp hoặc tài liệu. Người dùng có thể tìm kiếm các tệp ưa thích của họ theo tên tệp, siêu dữ liệu, từ khóa và nội dung tài liệu. Nó cũng hỗ trợ quy trình phê duyệt, hợp nhất tệp, lưu trữ tự động, nhắc nhở, đánh số tài liệu, theo dõi kiểm toán và sao lưu cục bộ.
Bạn có thể kiểm soát liền mạch quyền truy cập vào các tài liệu kỹ thuật số với các quyền khác nhau. Với công cụ này, bạn có thể tích hợp các ứng dụng Office 365 và DocuSign.
mởKM
OpenKM là giải pháp quản lý tài liệu kinh doanh cho phép bạn kiểm soát việc sản xuất, lưu trữ và phân phối tài liệu kỹ thuật số. Nhờ nó, bạn có thể kiểm soát tốt hơn luồng tài liệu và nâng cao hiệu quả công việc của nhóm.
Ứng dụng này cung cấp một số công cụ quản trị như định nghĩa vai trò người dùng, tìm kiếm nâng cao, kiểm soát truy cập, mức độ bảo mật tài liệu, nhật ký sử dụng chi tiết, cấu hình tự động hóa và giới hạn người dùng.
Tại đây, bạn có thể tạo nội dung hấp dẫn để đưa ra quyết định nhanh chóng và tạo ra kiến thức. Hơn nữa, sử dụng DMS này, bạn có thể thu thập dữ liệu từ bất kỳ nguồn kỹ thuật số nào và cộng tác với đồng đội của mình.
eFileCabinet
eFileCabinet là một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng để sắp xếp dữ liệu trực tuyến, bất kể họ có bao nhiêu tài liệu.
Để lưu tệp, chỉ cần tải tệp lên nền tảng này. Người dùng có thể định vị bất kỳ tệp nào theo tên tệp hoặc mẫu thư mục. Ngoài ra, eFileCabinet cho phép truy cập nhanh vào các tài liệu thường dùng.
Bằng cách tạo điều kiện cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, công cụ này cũng cho phép bạn thêm các cấp độ bảo mật khác nhau để truy cập được kiểm soát. Nó cũng hỗ trợ tích hợp với các công cụ của bên thứ ba như MS Office, DocuSign và Salesforce.
Một số tính năng khác của nó bao gồm quy trình làm việc tự động, xác thực hai yếu tố, chia sẻ tệp được mã hóa, xác thực dựa trên vị trí hoặc dựa trên IP và quyền dựa trên vai trò.
tài liệu
DocuWare là một nền tảng nơi bạn có thể số hóa tài liệu của mình và bảo mật chúng từ bất kỳ thiết bị nào, vào bất kỳ lúc nào. Bên cạnh đó, nó giúp xử lý hóa đơn và quản lý nhân viên. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty phụ thuộc vào các nhóm làm việc từ xa hoặc có lực lượng lao động phân tán.
DocuWare cung cấp một kho lưu trữ an toàn cho tất cả các tài liệu kinh doanh quan trọng của bạn, chẳng hạn như hợp đồng, thông tin nhân viên và hồ sơ tài chính. Sau khi lưu tệp trong công cụ này, bạn hoặc đồng nghiệp của mình có thể trực tiếp chỉnh sửa hoặc chú thích tài liệu này trên cùng một nền tảng.
Hơn nữa, nó có các công cụ năng suất thông minh giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và cộng tác. Ứng dụng này cũng sử dụng dữ liệu chỉ mục để sắp xếp tất cả tài liệu của bạn.
Ngoài trời
Ngoài trời là một nền tảng cung cấp các tính năng như quản lý tài liệu, quản lý nội dung web, quản lý bản ghi và hình ảnh cũng như kho lưu trữ nội dung để hợp lý hóa quy trình làm việc của tổ chức bạn.
Công cụ mã nguồn mở này tương thích với các hệ điều hành Windows và Unix. Mặc dù dễ dàng tùy chỉnh, người dùng mới cần một chút thời gian để tìm hiểu cách sử dụng nó.
Lời cuối 📃
Với giải pháp quản lý tài liệu mạnh mẽ, bạn sẽ không cần phải lục lọi trong vô số tủ hồ sơ để tìm các tệp mình cần. Bài viết này đề cập đến một số công cụ tốt nhất giúp bạn xây dựng hệ thống quản lý tài liệu cho tổ chức của mình.
Những công cụ này có các tính năng phù hợp với nhu cầu của các ngành công nghiệp khác nhau. Tương tự, bạn có thể tìm hiểu về các công cụ quản lý tài sản kỹ thuật số.
