Khi bạn có nhiều việc phải làm trong một ngày, nó có thể trở nên quá tải nhanh chóng. Viết ra mọi thứ đều hữu ích, nhưng tại sao lại sử dụng giấy khi bạn có thể sử dụng đầy đủ công cụ quản lý tác vụ trên điện thoại, máy tính hoặc cả hai. Những công cụ này cho phép bạn xem mọi thứ bạn cần làm trên bất kỳ thiết bị nào và cung cấp nhiều tính năng hơn nhiều so với sổ ghi chép của bạn. Và với bao nhiêu trong số những công cụ này tồn tại ngày nay, chắc chắn sẽ có những công cụ hoàn hảo dành cho bạn.
Những gì cần tìm trong Công cụ quản lý tác vụ
Có một số điều cần xem xét khi chọn công cụ quản lý tác vụ phù hợp cho bạn.
- Tính năng cơ bản: Mặc dù mọi ứng dụng sẽ có cách hoạt động riêng, nhưng hầu hết các ứng dụng quản lý tác vụ đều tập trung vào danh sách việc cần làm ở một số hình thức. Các tính năng như nhiệm vụ con (nhiệm vụ trong nhiệm vụ), ngày đến hạn và lời nhắc mở rộng tiện ích của danh sách việc cần làm rất nhiều. Tuy nhiên, một số ứng dụng có thể cung cấp các cách khác để xem công việc của bạn, chẳng hạn như bảng có nhiều danh sách hoặc lịch.
- Tổ chức: Tổ chức là điều bắt buộc trong các ứng dụng quản lý tác vụ. Nó có thể là các thư mục, thẻ, hoặc thậm chí chỉ là một hệ thống tìm kiếm chuyên sâu, nhưng vào cuối ngày, tất cả những gì quan trọng là bạn có thể tìm thấy dữ liệu mình cần một cách nhanh chóng.
- Nền tảng chéo: Việc sử dụng ứng dụng quản lý tác vụ có ích gì nếu mọi thứ bị khóa trong một nền tảng? Nếu bạn muốn chuyển đổi giữa làm việc trên điện thoại, máy tính xách tay và máy tính để bàn, ứng dụng bạn sử dụng phải cho phép điều đó. Và tất cả những thứ trong danh sách này đều có, với mọi chương trình đều có sẵn trên iOS và Android, cùng với các phiên bản web cho người dùng máy tính để bàn (nhiều người cũng có các chương trình máy tính để bàn thích hợp cho Mac và Windows quá).
- Đồng bộ hóa đám mây: Sau khi cài đặt chương trình trên nhiều thiết bị, bạn muốn chắc chắn rằng dữ liệu của mình sẽ tự động đồng bộ hóa giữa tất cả chúng. Và tất cả các công cụ trong danh sách này đều làm được điều đó.
- Định giá: Tất cả các ứng dụng trong danh sách này đều có thể tải xuống miễn phí, nhưng hầu hết chúng đều khóa một số tính năng sau tường phí. Điều này thường được thực hiện thông qua đăng ký, được tính phí hàng tháng hoặc hàng năm.
Tốt nhất cho hầu hết mọi người: Microsoft To Do
Microsoft To Do là ứng dụng hoàn hảo để bắt đầu với quản lý tác vụ vì nó hoàn toàn miễn phí. Việc cần làm là ví dụ điển hình của việc lấy danh sách việc cần làm tiêu chuẩn và thêm nhiều tiện ích hơn cho chúng bằng các nhiệm vụ phụ (ở đây được gọi là “Các bước”), ngày đến hạn và lời nhắc. Bạn có thể sắp xếp danh sách thành các nhóm hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm các tác vụ cụ thể. Hệ thống nhóm đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn làm những việc như tách danh sách công việc và danh sách cá nhân của bạn thành các danh mục riêng của chúng.
To Do cũng cung cấp một số chức năng với Microsoft Outlook. Bạn có thể dễ dàng thêm các email đã nhận làm nhiệm vụ và kết hợp chúng vào danh sách của mình.
Microsoft To Do có sẵn cho Android và iOS, cùng với phiên bản web.
Danh sách việc cần làm nâng cao: Todoist
Todoist hoạt động dựa trên một hệ thống danh sách việc cần làm tương tự như Microsoft To Do, ngoại trừ nó tập trung nhiều hơn vào việc phân tách các danh sách (cho phép bạn có nhiều danh sách trong một). Bạn có thể nhanh chóng thêm các nhiệm vụ mới chỉ bằng một nút nhấn và Todoist sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để điền vào một số dữ liệu cho bạn. Ví dụ: nếu bạn đặt tên cho nhiệm vụ của mình như “gửi email cho ngân hàng vào mỗi thứ Ba thứ hai trong tháng”, Todoist sẽ tự động đặt nhiệm vụ đó cho mỗi thứ Ba thứ hai trong phần cài đặt mà bạn không cần phải tự đặt ngày.
Đó chỉ là một trong những tính năng mà Todoist cung cấp để hợp lý hóa bộ công cụ mạnh mẽ của nó. Bạn cũng có thể sắp xếp các công việc của mình bằng các thư mục và nhãn, đồng thời đặt các mức ưu tiên để bạn biết mình cần tập trung vào điều gì trước tiên. Todoist cũng cung cấp một số công cụ cộng tác đơn giản, nơi bạn có thể phân công và thảo luận nhiệm vụ với các thành viên khác trong nhóm trong ứng dụng.
Todoist tạo báo cáo về hiệu suất công việc của bạn thông qua hệ thống “Karma”. Về cơ bản, điều này chỉ theo dõi số lượng nhiệm vụ bạn hoàn thành và thời gian thực hiện, điều này có thể hữu ích để xem các dự án nhất định yêu cầu bao nhiêu thời gian.
Todoist được sử dụng miễn phí, nhưng bạn sẽ bị giới hạn ở 80 dự án và bỏ lỡ một số tính năng tổ chức như nhãn. Để có trải nghiệm Todoist đầy đủ, bạn sẽ muốn có phiên bản Cao cấp, có giá 36 đô la một năm hoặc đô la4 một tháng. Điều này mở rộng giới hạn dự án lên 300 và điền vào các tính năng còn lại của Todoist. Ngoài ra còn có kế hoạch kinh doanh, chi phí $ 60 một năm hoặc $6 một tháng và tăng giới hạn dự án của bạn lên 500. Nó cũng bổ sung một số tính năng tập trung vào nhóm hơn (chẳng hạn như chỉ định mọi người làm vai trò Quản trị viên).
Bạn có thể tải xuống Todoist trên Windows, Mac, iOS và Android hoặc truy cập nó trên web.
Tổ chức đơn giản: TickTick
TickTick là một ứng dụng tập trung vào việc cần làm mạnh mẽ khác, có các nhiệm vụ phụ và lời nhắc như Todoist và To do. Nhưng TickTick quản lý để tạo sự khác biệt nhờ vào hệ thống tổ chức đơn giản của nó. Bạn vẫn có thể tạo nhiệm vụ phụ, gắn thẻ các mục và ưu tiên các tác vụ như trong Todoist, nhưng ứng dụng sử dụng hệ thống thư mục dễ hiểu để tổ chức rộng hơn.
Bên cạnh đó, TickTick cũng có một số tính năng nhỏ khác có thể hữu ích. Một ví dụ là “Cảnh báo phiền phức” —một lời nhắc bật lên nhiều lần để đảm bảo bạn hoàn thành nhiệm vụ.
TickTick được sử dụng miễn phí, nhưng nếu bạn muốn có lịch tích hợp nâng cao, 10 chủ đề để lựa chọn và dữ liệu báo cáo nâng cao (bạn hoàn thành bao nhiêu nhiệm vụ, v.v.), thì bạn sẽ muốn TickTick Premium có giá 27,99 đô la một năm hoặc $2.79 một tháng.
Bạn có thể tải xuống TickTick trên Windows, Mac, iOS và Android hoặc sử dụng nó trên web.
Một số tính năng thông minh: Nhớ sữa
Hãy nhớ rằng Milk đã xuất hiện được một thời gian và là một trong những công cụ quản lý tác vụ chính đầu tiên. Và nhờ các bản cập nhật liên tục, đây vẫn là một trong những ứng dụng quản lý tác vụ tốt nhất hiện nay.
Tương tự như Todoist, Remember the Milk cho phép bạn sử dụng ngôn ngữ tự nhiên trong tên nhiệm vụ của mình, vì vậy bạn có thể chỉ cần gõ “Trả lời tin nhắn của John vào ngày mai, ưu tiên hàng đầu” trước khi đi ngủ và ứng dụng sẽ đặt nhiệm vụ cho ngày hôm sau với mức độ ưu tiên cao nhất. Bạn có các thẻ và nhiệm vụ phụ được thấy trong các ứng dụng khác dành cho tổ chức, nhưng Remember the Milk cũng có hệ thống tìm kiếm nâng cao cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các nhiệm vụ dựa trên ngày đến hạn, nội dung và nhiệm vụ phụ của chúng.
Một tính năng hữu ích khác mà Milk tự hào là “Danh sách thông minh”. Đây là những danh sách được tạo tự động dựa trên các tiêu chí nhất định mà bạn xác định (chẳng hạn như các nhiệm vụ được đánh dấu là ưu tiên cao). Những điều này chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và không phức tạp.
Hãy nhớ rằng Sữa được sử dụng miễn phí, nhưng bạn sẽ bỏ lỡ các tính năng như nhiệm vụ phụ, tiện ích và lời nhắc. Để có trải nghiệm Remember the Milk đầy đủ, bạn sẽ muốn Remember Milk Pro, có giá 39,99 đô la một năm.
Bạn có thể tải xuống Remember the Milk trên Windows, Mac, iOS và Android hoặc sử dụng phiên bản web.
Quản lý dựa trên thẻ: Trello
Nếu bạn đã nghe nói về Trello, có thể là do các tính năng tập trung vào nhóm của nó. Trello là một công cụ hợp tác tuyệt vời để quản lý dự án, nhưng điều mà bạn có thể không biết là công cụ của nó đối với các cá nhân.
Trello hoạt động khác với hầu hết các ứng dụng trong danh sách này. Thay vì tập trung vào danh sách tiêu chuẩn, Trello sử dụng thiết kế dựa trên thẻ để quản lý tác vụ. Bạn có nhiều danh sách được tạo thành từ các thẻ, nhưng mỗi thẻ có thể có danh sách kiểm tra, ghi chú hoặc tệp đính kèm. Do thiết kế này, Trello vượt trội trong việc cho phép bạn lập kế hoạch cho bước đi tiếp theo của mình một cách trực quan. Ngoài ra còn có Trello Butler, là một AI mà bạn có thể cung cấp thông tin để tự động hóa các tác vụ nhất định.
Trello được sử dụng miễn phí, nhưng bạn sẽ bỏ lỡ một số tính năng như một số công cụ tự động hóa nhất định (chẳng hạn như các hành động đã lên lịch) và bị giới hạn ở 10 MB Tập tin đính kèm. Nếu bạn muốn tăng giới hạn đó lên 250 MB và có quyền truy cập vào tất cả các công cụ mà Trello cung cấp cho các cá nhân, sau đó bạn sẽ muốn nâng cấp lên gói Business, có giá 120 đô la một năm hoặc 12,50 đô la một tháng. Bạn có thể xem bản so sánh đầy đủ của tất cả các kế hoạch trên trang web của Trello.
Bạn có thể tải xuống Trello trên Windows, Mac, iOS và Android hoặc sử dụng nó trên web.
Thẳng thắn: Any.do
Các ứng dụng chúng tôi đã đề cập cho đến nay tập trung vào việc có các tính năng chuyên sâu. Và, trong khi những ứng dụng đó mạnh mẽ, chúng có thể quá tải một cách không cần thiết nếu nhu cầu quản lý tác vụ của bạn đơn giản hơn. May mắn thay, một số ứng dụng nhằm mục đích đơn giản hóa mọi thứ và Any.do là một trong những ứng dụng tốt nhất về mặt đó.
Giao diện người dùng của ứng dụng rất đơn giản và trang nhã, với một hệ thống tổ chức đơn giản gắn kết tất cả lại với nhau. Đương nhiên, bạn không có nhiều tùy chọn ở đây như các ứng dụng như Todoist, nhưng Any.do vẫn đủ để quản lý hiệu quả các tác vụ và dự án của bạn một cách dễ dàng. Nó có các tính năng cơ bản như lời nhắc, ngày đến hạn và nhiệm vụ phụ, cùng với một số chức năng ghi chú và đính kèm tệp. Bạn cũng có thể xem tất cả các nhiệm vụ của mình trong chế độ xem lịch thay vì cấu trúc danh sách bình thường.
Any.do được sử dụng miễn phí, nhưng nếu bạn muốn các tính năng bổ sung như chủ đề có thể tùy chỉnh và tải lên tệp không giới hạn, bạn sẽ muốn Any.do Premium, có giá $50,99 một tháng hoặc 36 đô la một năm.
Bạn có thể tải xuống Any.do trên Windows, Mac, iOS và Android hoặc sử dụng phiên bản web.
Miễn phí và đơn giản: Google Tasks
Google Tasks là một ứng dụng khác luôn cố gắng vì sự đơn giản. Thiết kế của Task rất đơn giản như tên gọi của nó — nó tập trung vào những điều cơ bản (ngày hoàn thành, nhiệm vụ phụ và lời nhắc) chứ không phải nhiều thứ khác. Tất nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó đơn giản, thì đó sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
Công việc được tích hợp với Gmail và Lịch Google, vì vậy bạn có thể thêm công việc trực tiếp từ Gmail để trả lời email và tất cả các công việc của bạn cũng sẽ bật lên trên Lịch Google. Tasks cũng được tích hợp nhiều với lời nhắc Android mặc định, có nghĩa là đây cũng là một lựa chọn tuyệt vời cho người dùng Android.
Và, giống như nhiều ứng dụng của Google, Công việc hoàn toàn miễn phí — không có ràng buộc. Bạn có thể tải xuống Google Tasks trên iOS và Android hoặc chỉ sử dụng phiên bản web được tích hợp sẵn trong Gmail thông qua thanh bên. (Thật không may, chưa có phiên bản dành cho máy tính để bàn nào khác.)
Tất cả trong một: Ý tưởng
Không giống như các ứng dụng còn lại ở đây, Notion là một ứng dụng năng suất chung được tạo ra để chứa nhiều thứ hơn là chỉ các nhiệm vụ. Bạn có thể tạo danh sách, ghi chú, bảng tính, cơ sở dữ liệu và hơn thế nữa với hệ thống mẫu chuyên sâu của nó (cho phép bạn sử dụng các mẫu được tạo bởi cả Notion và những người dùng khác). Tất nhiên, vì sự tự do đó, nó có thể hoạt động như một công cụ quản lý xe tăng tuyệt vời.
Trên một trang trống, bạn có thể thêm danh sách kiểm tra, bảng và thậm chí một mẫu dựa trên thẻ tương tự như Trello. Điều đó có nghĩa là bạn có thể thiết lập các trang hoạt động tương tự như danh sách việc cần làm. Đối với mọi mục nhập trong danh sách, bạn có thể đính kèm một trang mới có thể lưu trữ thông tin bổ sung hoặc nhiệm vụ phụ. Notion thậm chí còn hỗ trợ lời nhắc cho các trang, vì vậy bạn cũng không bỏ lỡ tính năng cơ bản đó.
Nhờ thiết kế mở của Notion, nó cũng là ứng dụng có thể tùy chỉnh nhiều nhất ở đây. Bạn có thể có tất cả các thẻ, danh sách và ghi chú trên cùng một trang, với thiết kế kéo và thả giúp bạn dễ dàng định vị lại chúng. Và, nếu bạn muốn xem hệ thống này đang hoạt động, không cần tìm đâu xa hơn trang “Trợ giúp & Hỗ trợ” của Notion, được tạo hoàn toàn trong hệ thống Notion.
Notion được tải xuống miễn phí và có thể được sử dụng miễn phí một cách hiệu quả nhờ Notion loại bỏ giới hạn trước đây trên các trang dành cho tài khoản miễn phí. Tuy nhiên, vẫn có các phiên bản trả phí với gói Notion Personal Pro ($4 một tháng) cho phép bạn tải lên tệp không giới hạn và lịch sử chỉnh sửa cho các trang (các kế hoạch khác nhằm vào các nhóm và sẽ không mang lại nhiều giá trị cho các cá nhân).
Bạn có thể tải xuống Notion trên iOS, Android, Mac và Windowshoặc sử dụng phiên bản web.
