Có vẻ như không bao giờ có hồi kết đối với các email, cuộc gọi và các hoạt động cần phải hoàn thành trong một ngày. Thực tế là không thể theo dõi công việc mà không có một chút trợ giúp. Chúng tôi đã tạo một danh sách 8 Các thủ thuật cần thiết tại nơi làm việc tập trung vào công nghệ để giúp tăng năng suất và duy trì sự tỉnh táo của bạn.
1. Đặt điện thoại của bạn thành “Không làm phiền”
Hầu như mọi người đều có bản năng kiểm tra điện thoại ngay lập tức khi họ cảm thấy rung trong túi hoặc nghe thấy tiếng ồn của điện thoại. Chỉ cần đặt điện thoại không làm phiền vào những thời điểm quan trọng trong ngày, bạn có thể giúp loại bỏ những phiền nhiễu không cần thiết.
Đó có thể là bất cứ điều gì bạn có thể mong đợi.
2. Sử dụng “Chuyển lời nói thành văn bản” để đọc chính tả
Ít người có thể đánh máy nhanh như họ có thể nói chuyện. Bằng cách sử dụng phần mềm như Dragon hoặc IBM Watson, bạn sẽ có thể kinh doanh hiệu quả hơn nhiều.
Một số phiên bản hiện đang có sẵn. Vì vậy, ngay cả khi bạn đang ở trong một ngành có nhiều thuật ngữ bản ngữ hoặc cụ thể, chẳng hạn như lĩnh vực y tế, bạn vẫn có thể nhận được một từ nhận dạng mọi từ bạn nói.
3. Đeo kính lọc hoặc kính màu xanh lam nhạt
Thủ thuật này có thể là một phương pháp chữa trị thực sự. Ngày càng nhiều Giáo dục cho thấy con người dành thời gian ngồi trước các nguồn ánh sáng xanh có thể gây ra những tác động tiêu cực. Chúng có thể bao gồm đau đầu, mỏi mắt đến khó ngủ.
Kính ánh sáng xanh hoặc bộ lọc màn hình có thể giúp giảm bớt những vấn đề này với chi phí tối thiểu.
4. Sử dụng các chương trình gọi hội nghị trực tuyến
Các chương trình như Slack và Whatsapp có thể là một lợi ích to lớn đối với năng suất của nhóm. Chúng cung cấp khả năng luôn được kết nối. Bây giờ, không phải chờ đợi một email trả lời. Các nhóm riêng lẻ có thể được định cấu hình để chỉ bao gồm các thành viên nhóm cần thiết. Vì có các ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn, các cuộc họp có thể được thiết lập bất kể nhóm của bạn hiện đang ở đâu.
Nếu cuộc gọi điện video là bắt buộc, có một số tùy chọn có sẵn, bao gồm MS Team, Zooom hoặc Skype cho doanh nghiệp. Tất cả điều này cung cấp các định dạng dễ sử dụng để nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau.
5. Chia sẻ lịch Outlook
Thủ thuật này có lẽ là một trong những thủ thuật dễ bỏ lỡ nhất. Bất cứ khi nào có một cuộc họp, cố gắng tìm đúng thời điểm có thể là một điều phiền phức. Chỉ cần chia sẻ lịch Outlook, mỗi thành viên trong nhóm sẽ có thể xem các thành viên khác đang làm gì. Điều này sẽ làm giảm lượng thông tin liên lạc cần thiết để lên kế hoạch cho các cuộc họp và như một phần thưởng bổ sung, đó là một cách dễ dàng để ghi nhớ ngày sinh của mọi người.
6. Sử dụng macro để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Sử dụng macro thực sự có thể giúp đơn giản hóa các công việc lặp đi lặp lại là một phần trong ngày của bạn. Microsoft Suite và Google Docs có khả năng chạy các macro tùy chỉnh. Hãy dành một vài phút để tìm hiểu những gì họ có thể làm để bạn có thể thấy năng suất của mình tăng lên nhanh chóng.
7. Tạo danh sách ưu tiên của các hoạt động hàng ngày.
Bằng cách tạo danh sách các hoạt động ưu tiên cho bạn và nhóm của bạn, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều đang kinh doanh.
Có rất nhiều ứng dụng sẽ giúp bạn làm điều đó. Chỉ cần tìm kiếm cửa hàng ứng dụng yêu thích của bạn. Sau đó, hãy bắt đầu bằng cách tạo danh sách mọi thứ cần thực hiện cùng với ngày đến hạn cho từng mục hàng. Vì vậy, hãy chia các mục thành các loại; khẩn cấp và quan trọng, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng và không quan trọng cũng không khẩn cấp.
Một khi điều này được thực hiện, sẽ dễ dàng quyết định những gì cần phải làm và những gì có thể chờ đợi. Hãy đối mặt với nó: phần lớn những gì chúng ta có thể làm là những thứ có thể chờ đợi.
8. Nghỉ kỹ thuật
Mặc dù về mặt kỹ thuật, đây không phải là một vụ hack kỹ thuật, nhưng nó là một trò lừa trí tuệ tuyệt vời. Mỗi giờ một lần, hãy nghỉ ngơi một chút. Đứng dậy khỏi bàn làm việc và vươn vai hoặc đi bộ đến bồn nước làm mát. Chỉ cần tránh xa công nghệ trong vài phút, bạn có thể khôi phục và bỏ qua hoạt động hiệu quả hơn nhiều.
Tuy nhiên, có một chìa khóa cho thủ thuật này. Đừng nghỉ công nghệ bằng cách đăng nhập trên điện thoại hoặc kiểm tra email của bạn.
Đây là thời gian nghỉ ngơi sau bài tập về nhà, không phải nghỉ ngơi với công nghệ. Hãy thử và nếu bạn không thể thức dậy mỗi giờ một lần, hãy thử Quy tắc 20-20-20. Đây là thời gian nghỉ 20 phút một lần để tập trung vào một thứ cách xa 20 bộ trong 20 giây. Chỉ cần tập trung vào điều gì đó xa hơn trong vài giây có thể giúp bạn tập trung.
những suy nghĩ cuối cùng
Trong thế giới ngày nay, tất cả chúng ta đều cố gắng trở nên hiệu quả nhất có thể. Hãy thử những thủ thuật này. Bạn hoàn toàn sẽ thấy năng suất của mình tăng lên.
