Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

8 mẹo để quản lý tốt hơn các báo cáo chi phí của công ty bạn

Quản lý các báo cáo chi phí của công ty có thể tốn nhiều công sức và thời gian. Nhiệm vụ thiết yếu này, thuộc về nhóm hành chính và tài chính, có thể được thực hiện dễ dàng nhờ một số thực hành tốt.

1. Xác định chính sách chi phí

Bước đầu tiên để tối ưu hóa việc quản lý các báo cáo chi phí: việc thực hiện một chính sách chi phí rõ ràng và chính xác. Đối với điều này, bạn có thể nghiên cứu chi phí hiện tại của mình để xác định và điều chỉnh chính sách chi phí của mình. Bạn cũng có thể nhắm mục tiêu các vấn đề bạn phải đối mặt, chẳng hạn như báo cáo chi phí thất thoát định kỳ hoặc một lượng lớn tài liệu cùng một lúc, để tinh chỉnh chính sách chi phí của bạn. Từ đó bạn có thể:

quyết định mức trần theo loại chi phí (ăn, đi lại, ở, v.v.), xác định thời hạn chính xác để cung cấp các tài liệu hỗ trợ, liệt kê các thông tin bắt buộc mà người lao động phải cung cấp theo loại chi phí.

2. Chọn phương thức trả nợ phù hợp

Thiết lập một chính sách chi phí tốt liên quan đến việc lựa chọn một phương pháp hoàn trả thích hợp và xác định thời hạn chính xác. Sau đó có thể có hai lựa chọn:

Hoàn trả chi phí thực tế: nhân viên phải cung cấp các tài liệu hỗ trợ theo yêu cầu của công ty để được hoàn trả toàn bộ số tiền phát sinh.
Hoàn trả một lần các chi phí: nó là một khoản tiền được phân bổ cho một nhân viên, người này sau đó sẽ chịu trách nhiệm về các chi phí nghề nghiệp của mình. Trong trường hợp này, anh ta sẽ không phải cung cấp thêm các tài liệu hỗ trợ.

Trong trường hợp hoàn trả chi phí thực tế, một số giải pháp quản lý báo cáo chi phí bao gồm chức năng chuyển SEPA để hoàn trả cho nhân viên của bạn.

3. Chọn phi vật chất hóa các báo cáo chi phí

Việc sử dụng phi vật chất hóa tạo điều kiện thuận lợi cho cả việc truyền tải và xử lý các báo cáo chi phí. Ngoài ra, nó tối ưu hóa khả năng truy xuất nguồn gốc và khả năng đọc, đồng thời đảm bảo lưu trữ lâu hơn loại tài liệu này. Do đó, bạn có thể đề nghị nhân viên chụp ảnh các tài liệu hỗ trợ của họ và gửi chúng trong một ứng dụng chuyên dụng. Do đó, một số công cụ quản lý báo cáo chi phí cung cấp tính năng quét chúng một cách thông minh. Một tính năng có lợi cho cả nhân viên và nhóm quản trị.

4. Tự động hóa theo dõi chi phí

Xử lý báo cáo chi phí khi chúng phát sinh cho phép tổ chức tốt hơn và đại diện cho một trình tiết kiệm thời gian thực cho các nhóm liên quan. Để làm được điều này, hãy dựa vào các công cụ chuyên dụng cho phép nhân viên nhập chi phí của họ trực tiếp và đội quản trị theo dõi chúng trong thời gian thực. Một số giải pháp thậm chí còn cung cấp tính năng theo dõi số km đã đi để chuyển chúng thành chi phí số km.

5. Cung cấp cho nhân viên một phương tiện thanh toán phù hợp

Để đơn giản hóa quy trình quản lý báo cáo chi phí và tránh việc nhân viên phải ứng trước chi phí, bạn có thể quyết định cung cấp cho họ một phương tiện thanh toán. Do đó, có thể cung cấp thẻ thanh toán để họ có thể thanh toán trực tiếp từ tài khoản của công ty. Áp dụng các giới hạn được xác định cho chính sách chi tiêu của bạn cho thẻ này, tùy thuộc vào loại phí phát sinh. Nhiều công cụ cung cấp thẻ tín dụng ảo với ngân sách được xác định trước.

6. Kiểm tra báo cáo chi phí của bạn theo thời gian

Việc quản lý các báo cáo chi phí liên quan đến việc thực hiện kiểm tra tại chỗ. Do đó, bạn có thể chọn kiểm tra báo cáo chi phí bằng cách lấy mẫu, để ưu tiên những báo cáo cần được kiểm tra, chẳng hạn như báo cáo chi phí có số tiền bất thường, để xác định các báo cáo trùng lặp hoặc thậm chí cả những báo cáo được thực hiện vào cuối tuần. Ví dụ, cũng có thể chọn kiểm soát ngẫu nhiên chi phí của mỗi nhân viên mỗi năm một lần.

7. Đơn giản hóa quy trình phê duyệt

Để tiết kiệm thời gian xử lý các báo cáo chi phí, hãy chú ý không vượt quá hai cấp độ xác nhận. Ưu tiên phê duyệt của quản lý trực tiếp của nhân viên để xác nhận rằng chi phí trùng khớp với nhiệm vụ được giao và xác nhận của kế toán viên, để xác minh rằng các chi phí đó có tuân thủ chính sách chi phí được áp dụng hay không.

Để giúp bạn trong quá trình này, các công cụ quản lý báo cáo chi phí cho phép bạn thiết lập quy trình xác thực, liên quan đến việc gửi yêu cầu báo cáo chi phí theo thời gian thực cho người quản lý, người sẽ chịu trách nhiệm xác thực hoặc từ chối.

8. Tạo báo cáo để phân tích dòng chi phí

Theo dõi các dòng chi tiêu cho phép bạn nắm được tổng quan về ngân sách tổng thể. Họ cũng cung cấp khả năng thực hiện phân tích các chi phí có thể tránh được hoặc tối ưu hóa. Bạn có thể chọn gửi báo cáo tự động để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này.

Mục lục