Bảng Kanban là một công cụ điển hình để hiển thị các nhiệm vụ. Bạn có thể không biết tên của nó, nhưng có thể bạn đã sử dụng nó trước đây và gần như chắc chắn đã nhìn thấy nó ở nơi làm việc hoặc trên TV. Chúng ta hãy xem cách họ làm việc.
Bảng Kanban được sử dụng để trực quan hóa quy trình làm việc từ đầu đến cuối. Nói một cách đơn giản, nó chứa ba cột có tên là “Việc cần làm”, “Việc cần làm” và “Hoàn thành”. Bạn bắt đầu bằng cách đặt các nhiệm vụ của mình vào cột “Việc cần làm”, chuyển chúng sang cột “Việc cần làm” khi bạn làm việc với chúng và cuối cùng chuyển chúng sang cột “Hoàn thành” khi nhiệm vụ hoàn thành. .
Bảng Kanban cung cấp một đại diện trực quan về quản lý quy trình. Nói cách khác, chúng cho bạn thấy nhiệm vụ của bạn đang tiến triển như thế nào.
Bắt nguồn từ Kanban, một loại quy trình sản xuất tinh gọn đã được sử dụng trong sản xuất của Nhật Bản trong nhiều thập kỷ, nhưng đã được phổ biến chủ yếu ở Bắc Mỹ và Châu Âu như một phần của phần mềm quản lý tác vụ như Jira, Asana, Trello và Planner. Nếu bạn đã từng làm việc trong hoặc gần lĩnh vực phát triển phần mềm, bạn sẽ quen thuộc với loại bảng này.
Ban đầu, bảng Kanban là vật lý, nhưng rất nhiều phần mềm Kanban đã được phát triển theo thời gian. Không giống như nhiều quy trình đã chuyển từ vật lý sang kỹ thuật số – chẳng hạn như ghi âm nhạc, lập kế hoạch dự án và kế toán – vẫn rất phổ biến khi có bảng Kanban vật lý, thường được ghép nối với bản sao kỹ thuật số.
Nếu bạn đi ngang qua một văn phòng và nhìn thấy những tấm bảng và tường dán đầy những ghi chú Post-It được sắp xếp thành cột, thì có lẽ bạn đang nhìn vào một bảng Kanban.
Ở đâu đó trên máy chủ thường có một đại diện kỹ thuật số của cùng một bảng kanban chứa đầy bài đăng, điều này có vẻ lạ. Tại sao cùng một dữ liệu được lưu trữ ở hai nơi khi nó chỉ lặp lại công việc duy trì nó?
Lý do khá đơn giản: bảng Kanban được thiết kế trực quan và dễ sử dụng, vì vậy việc có một bảng vật lý giúp nhóm của bạn dễ dàng xem các nhiệm vụ và di chuyển chúng xung quanh bảng. Nhưng đĩa vật lý không tốt cho việc phân tích và báo cáo dữ liệu, và đó là lúc phiên bản kỹ thuật số ra đời.
Phiên bản kỹ thuật số – dù là trong Jira, Trello, Asana, Planner hay bất kỳ phần mềm nào khác – cũng có thể được xem từ mọi nơi, giúp phiên bản này hữu ích hơn cho các nhóm làm việc từ xa hoặc các bên liên quan quan tâm không ngồi cùng nhóm và bảng thực.
Sử dụng bảng Kanban không thể dễ dàng hơn. Bạn thêm nhiệm vụ vào cột Việc cần làm rồi di chuyển chúng (nếu là bảng vật lý) hoặc kéo và thả chúng (nếu là bảng kỹ thuật số) từ cột này sang cột khác. Đôi khi, bạn xóa các nhiệm vụ khỏi cột Hoàn thành cuối cùng và đặt chúng ở bất kỳ đâu, cho dù đó là kho lưu trữ các nhiệm vụ đã hoàn thành hay chỉ là thùng rác.
Bảng Kanban có thể có bất kỳ số lượng cột nào. Ví dụ: các nhóm phát triển thường có các cột dành cho thiết kế, phát triển, thử nghiệm và tài liệu. Các cột bí truyền hơn dành riêng cho quy trình thường được bao gồm, chẳng hạn như “Làm mờ” (một quy trình trong đó dữ liệu không đúng định dạng có chủ ý được nhập để kiểm tra phần mềm để xử lý lỗi và bảo mật), “Kéo” (Kéo yêu cầu được gửi để chuyển mã sang nhánh GitHub) và “Pre-Prod” (một số công việc đã được chuyển đến máy chủ tiền sản xuất). Nhưng bạn có thể sử dụng bất kỳ cột nào trên bảng Kanban, cho bất kỳ loại quy trình nào.
Hoàn thành công việc thường yêu cầu nhiều nhóm và/hoặc nhiều luồng công việc. Bảng Kanban giải quyết vấn đề này bằng một thứ gọi là “đường bơi”. Trong khi các cột – Việc cần làm, Hoàn thành, Đã xong, v.v. – là dọc, các làn bơi là các thanh ngang nơi bạn có thể phân tách nhiệm vụ cho một nhóm hoặc luồng công việc.
Bạn cũng có thể tô màu các công việc mã trong hầu hết các ứng dụng Kanban. Điều này cho phép bạn đặt làn bơi cho các đội và màu sắc cho luồng công việc hoặc ngược lại trên bảng của bạn. Nhiều nhóm đồng bộ hóa màu sắc của các ghi chú Post-it với các màu được sử dụng trên bảng kỹ thuật số, đó là lý do tại sao rất nhiều văn phòng được trang trí bằng các ghi chú dán nhiều màu thay vì một màu.
Kanban là một hệ thống rất linh hoạt cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh tuyệt vời cho từng quy trình được quản lý. Không thành vấn đề nếu bạn đang lập kế hoạch phóng không gian trị giá hàng tỷ đô la của JPL hoặc theo dõi công việc của con bạn, Kanban có thể giúp bạn xem các bài tập của mình và luôn cập nhật mọi thứ.
