Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

Báo cáo chi phí: các quy tắc và phương pháp hoàn trả cần biết

Báo cáo chi phí được sử dụng để làm gì?

Khi một nhân viên phải chịu các chi phí cá nhân như một phần của hoạt động nghề nghiệp của mình, anh ta có thể được hoàn trả bằng cách sử dụng các báo cáo chi phí. Những chi phí này tương ứng với danh sách tất cả các chi phí mà nhân viên thay mặt cho công ty của anh ta phải gánh chịu trong một khoảng thời gian nhất định.

Các công ty bắt buộc phải hoàn trả những chi phí này cho nhân viên của họ, nhưng họ được tự do lựa chọn cách thức thực hiện (hoàn trả chi phí thực sự phát sinh hoặc hoàn trả một lần).

Ngoài ra còn có các công cụ chuyên dụng, cho phép các công ty tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý và quản lý các báo cáo chi phí.

Điều khoản hoàn trả

Đối với việc hoàn trả các báo cáo chi phí, các công ty có thể tiến hành theo hai cách riêng biệt: hoàn trả chi phí thực tế, hoặc hoàn trả chi phí theo tỷ lệ cố định.

Hoàn trả chi phí thực tế

Hệ thống hoàn trả này cho phép nhân viên thu thập chính xác số tiền chi phí mà anh ta đã phát sinh. Mỗi chi phí được kê khai phải được liên kết với một tài liệu hỗ trợ (hóa đơn, hóa đơn nhà hàng, bằng chứng thanh toán, v.v.). Nếu người sử dụng lao động có thể chứng minh rằng những chi phí này là cần thiết cho việc thực hiện các chức năng (bằng cách xuất trình biên lai), thì chúng sẽ bị loại trừ khỏi cơ sở tính toán các khoản đóng góp.

Các chi phí sau đây được hoàn trả tạm thời qua hệ thống này:

Tất cả các chi phí liên quan đến teleworking (mua thiết bị, đăng ký liên quan đến hoạt động nghề nghiệp, v.v.), Chi phí di chuyển sau một hoạt động nghề nghiệp, Tất cả các chi phí phát sinh bởi nhân viên biệt phái ở nước ngoài hoặc DOM ROM (và ngược lại).

Hoàn trả chi phí cố định

Còn được gọi là hoàn trả một lần hoặc trợ cấp một lần, hệ thống này bồi thường cho nhân viên một khoản tiền như nhau mỗi tháng, dựa trên quy mô số tiền tối đa do URSSAF xác định. Phương thức hoàn trả này, không yêu cầu giấy tờ chứng minh, đơn giản hóa thủ tục, nhưng chỉ áp dụng cho một số loại báo cáo chi phí (đi lại, ăn và ở). Nếu số lượng chi phí vượt quá mức tối đa được phép, nhân viên sẽ phải chịu thêm chi phí.

Bạn có thể tìm thấy tất cả các thang đo trên trang web của URSSAF.

Các quy tắc liên quan đến báo cáo chi phí

Báo cáo chi phí tuân theo các quy tắc cụ thể nhất định, để tránh lạm dụng và đơn giản hóa thủ tục. Nói chung được thiết lập hàng tháng, không có nghĩa vụ thực sự về thời hạn, vì luật đề cập đến “thời hạn hợp lý” để hoàn trả. Cụ thể là báo cáo chi phí hoàn trả xuất hiện trên phiếu lương, trong phần lương gộp, dưới dạng một dòng có tên Báo cáo chi phí bồi thường.

Để lập báo cáo chi phí, bắt buộc phải cung cấp một số tài liệu hỗ trợ. Dưới đây là danh sách các thông tin bắt buộc phải cung cấp tùy thuộc vào loại báo cáo chi phí mà bạn muốn lập.

Chi phí chỗ ở

Trong trường hợp có một chuyến đi lớn, có thể được hoàn trả chi phí ăn ở. Xin lưu ý rằng bạn phải hoàn thành ít nhất một trong những 2 điều kiện để được hưởng lợi từ nó:

Cách nhà bạn ít nhất 50km, Cách nhà bạn ít nhất 1h30 bằng phương tiện công cộng.

Nếu một trong hai điều kiện này được đáp ứng, bạn có thể thêm chi phí ăn ở vào báo cáo chi phí của mình. Một hóa đơn được yêu cầu để làm bằng chứng.

Chi phí đi du lịch

Chi phí đi lại, còn được gọi là phụ cấp số dặm, cung cấp cho việc hoàn trả chi phí nhiên liệu, bảo dưỡng và hao mòn của xe, hoặc thậm chí bảo hiểm, với điều kiện phải xuất trình các tài liệu hỗ trợ sau:

Lý do và địa điểm chính xác của hành trình đã thực hiện, Số km chính xác đã đi, Danh sách các khoản thu phí trên đường ô tô, cũng như các biên lai thanh toán liên quan, Thuế của chiếc xe, được chứng minh bằng tài liệu đăng ký của nó.

Đối với chi phí ăn ở, chỉ những chuyến đi xa nhà hơn 50 km (hoặc hơn 1h30 bằng phương tiện công cộng) mới được hoàn trả.

Phí ăn uống

Chi phí ăn uống được hoàn lại bằng cách cung cấp các thông tin sau:

Nhà hàng ghi chú chính xác ngày tháng và số tiền của hóa đơn, Tên và trình độ của khách (nếu có), cũng như lý do mời ở mặt sau của tờ tiền.

Các chi phí khác

Đối với tất cả các chi phí khác liên quan đến hoạt động nghề nghiệp của bạn và đủ điều kiện để báo cáo chi phí, bạn phải xuất trình hóa đơn hoặc bằng chứng mua hàng.