Với sự khởi đầu của đại dịch do Coronavirus dẫn đầu, văn hóa làm việc toàn cầu đã thay đổi mạnh mẽ. Do sự tắc nghẽn và rủi ro sức khỏe, mọi người đã bắt đầu làm việc từ xa, và nhiều người trong số họ thậm chí thích làm việc tại nhà hơn là đến văn phòng. Tuy nhiên, văn hóa làm việc tại nhà và làm việc kết hợp hiện nay cũng có một số vấn đề. Khi nhân viên chuyển từ cuộc họp hội nghị truyền hình này sang cuộc họp hội nghị truyền hình khác, điều đó làm giảm sự tập trung và năng suất của họ. Và giờ đây, một nghiên cứu của các nhà nghiên cứu của Microsoft đã chứng minh rằng việc nghỉ giải lao giữa các cuộc họp là vô cùng quan trọng để nhân viên tăng cường sự tập trung và giảm mệt mỏi.
Các nhà nghiên cứu của Microsoft làm nổi bật tầm quan trọng của sự gián đoạn giữa các cuộc họp ảo
Một nhóm các nhà nghiên cứu từ Microsoft gần đây đã thực hiện một nghiên cứu về hoạt động của sóng não và kết luận rằng các cuộc họp ảo liên tục gây căng thẳng cho các cá nhân. Điều này dẫn đến giảm khả năng tập trung và khả năng lưu giữ thông tin. Mặc dù vấn đề này rất thực tế và đáng lo ngại đối với các nhà tuyển dụng, nhưng giải pháp cũng khá đơn giản: nghỉ giải lao ngắn.
“Các cuộc họp liên tiếp đã trở thành tiêu chuẩn trong 12 tháng qua không bền vững. Outlook và Microsoft Teams được hàng triệu người trên thế giới sử dụng và thay đổi nhỏ này có thể giúp khách hàng phát triển các chuẩn mực văn hóa mới và cải thiện sức khỏe cho mọi người, ” Jared Spataro, CVP của Microsoft 365 cho biết.
Nghiên cứu hoạt động của sóng não
Để đạt được kết luận, nhóm nghiên cứu đã mời 14 tình nguyện viên tham gia nghiên cứu. Những người tham gia đeo thiết bị điện não đồ (EEG) và tham gia vào các cuộc họp video khác nhau, mỗi cuộc họp về các chủ đề khác nhau. Thiết bị EEG trên đầu của những người tham gia theo dõi các hoạt động điện bên trong não của họ trong và sau cuộc họp.
Vào ngày đầu tiên, các nhà nghiên cứu đã tiến hành bốn cuộc họp liên tục kéo dài nửa giờ. Chủ đề của các cuộc họp trải dài từ thiết kế văn phòng đến lập kế hoạch tiếp thị. Tuy nhiên, điểm quan trọng cần lưu ý ở đây là không có thời gian nghỉ giải lao cho những người tham gia giữa bốn cuộc họp.
Ngày hôm sau, nhóm nghiên cứu tiến hành quy trình tương tự. Nhưng lần này, thay vì tiến hành các cuộc họp liên tục, các nhà nghiên cứu đã cho những người tham gia nghỉ 10 phút ngắn giữa mỗi cuộc họp. Trong thời gian nghỉ giải lao, tất cả những người tham gia đều thiền với ứng dụng Headspace.
Các điểm kết luận chính của nghiên cứu
Vào cuối cuộc nghiên cứu, các nhà nghiên cứu đã đưa ra ba điểm chính. Họ đang:
1) Khoảng nghỉ giữa các cuộc họp cho phép não bộ “thiết lập lại” và giảm bớt sự tích tụ căng thẳng trong các cuộc họp.
2) Các cuộc họp liên tiếp có thể làm giảm khả năng tập trung và tương tác của một cá nhân.
3) Chuyển đổi giữa các cuộc họp có thể là một nguồn căng thẳng cao
Vì vậy, nhìn chung, các nhà nghiên cứu kết luận rằng việc nghỉ giữa các cuộc họp không chỉ giúp ích cho hạnh phúc của một cá nhân mà còn cải thiện khả năng của một người để thực hiện tốt hơn trong công việc.
Lấy thông tin này, gã khổng lồ Redmond đã thêm các tùy chọn phiên họp mặc định mới trong Outlook cho phép các cá nhân và tổ chức cắt 5Các cuộc họp Microsoft Teams nghỉ 10 hoặc 15 phút để cung cấp thời gian giải lao cho nhân viên.
Mẹo được hỗ trợ bởi nghiên cứu để tăng sự tập trung và năng suất
Hơn nữa, đối với những người nghĩ rằng họ có thể làm một số công việc khác trong thời gian nghỉ giải lao, các nhà nghiên cứu đề nghị không nên làm như vậy vì nó không cho não đủ thời gian để tự điều chỉnh lại. Thay vào đó, theo các nhà nghiên cứu, bạn có thể làm những điều sau đây trong những khoảng thời gian nghỉ ngắn giữa các cuộc họp và thậm chí trong các cuộc họp để giảm bớt căng thẳng:
- Thay đổi tư duy của bạn bằng cách di chuyển ra khỏi màn hình máy tính.
- Tìm các hoạt động giải lao giúp xoa dịu tâm trí của bạn như thiền định hoặc các hoạt động thể chất khác như đi bộ.
- Tạo nhiều thời gian hơn cho thời gian giải lao bằng cách xem xét các phương thức giao tiếp khác và không tiến hành một cuộc họp nhóm đầy đủ cho một vấn đề nhỏ.
- Làm cho các cuộc họp có chủ đích và đúng giờ hơn.
- Giữ cho những người tham gia luôn tham gia và tràn đầy năng lượng.
Vì vậy, đây là một số mẹo được nhóm Microsoft hỗ trợ nghiên cứu để giảm bớt căng thẳng trong văn hóa làm việc tại nhà rất năng động ngày nay. Hãy chia sẻ câu chuyện này với nhà tuyển dụng của bạn để cho họ biết về tầm quan trọng của việc nghỉ giữa các cuộc họp ảo.
