Có rất nhiều lý do khiến bạn cần ghi âm cuộc gọi điện thoại: cuộc họp quan trọng, buổi phỏng vấn, buổi đào tạo qua điện thoại, thỏa thuận bằng lời hoặc thậm chí để lưu lại cuộc trò chuyện quý giá với người thân yêu.
Nhưng khi nói đến việc ghi âm cuộc gọi điện thoại một cách hợp pháp và thân thiện với người gọi thì có cả tin tốt và tin xấu.
Tin tốt là việc ghi âm cuộc gọi điện thoại chưa bao giờ dễ dàng đến thế nhờ vào một loạt ứng dụng và công nghệ hiện đại.
Tin xấu là về mặt pháp lý, việc ghi âm cuộc gọi điện thoại đòi hỏi một chút tinh tế. Trước khi nhấn nút ghi âm, bạn cần đảm bảo rằng mình đang tuân thủ mọi luật pháp trong khu vực pháp lý của mình.
Bạn cũng muốn chắc chắn rằng bạn đang đối xử với người ở đầu dây bên kia một cách lịch sự và tôn trọng. Và theo chúng tôi, bạn nên luôn luôn thông báo cho họ biết rằng họ đang được ghi âm.
Với suy nghĩ đó, sau đây là những điều bạn cần biết về tính hợp pháp, các thông lệ đồng ý và phương pháp kỹ thuật để ghi âm cuộc gọi điện thoại theo cách hợp pháp và thân thiện với người gọi.
Tìm hiểu luật pháp tại tiểu bang của bạn về việc ghi âm cuộc gọi điện thoại
Ở Hoa Kỳ, bạn cần phải biết luật không chỉ ở cấp liên bang mà còn ở cấp tiểu bang của mình, vì hướng dẫn của tiểu bang đôi khi có thể nghiêm ngặt hơn hướng dẫn của liên bang.
Ở cấp liên bang, quy tắc chung là phải có sự đồng ý của một bên, nghĩa là bạn có thể ghi âm cuộc trò chuyện qua điện thoại miễn là bạn là một trong những người tham gia cuộc gọi.
Nhưng tùy thuộc vào tiểu bang bạn đang ở, điều này vẫn không có nghĩa là bạn có đủ thẩm quyền pháp lý để bắt đầu ghi âm tất cả các cuộc gọi của mình.
Tùy từng tiểu bang, luật pháp và yêu cầu có đôi chút khác biệt, vì vậy tốt nhất là bạn nên làm quen với luật pháp cụ thể của tiểu bang nơi bạn hiện đang cư trú. Một số tiểu bang yêu cầu tất cả các bên liên quan đến cuộc gọi phải đồng ý ghi âm. Điều này có nghĩa là trước khi bạn nhấn nút ghi âm, bạn cần thông báo cho bên kia và nhận được sự chấp thuận của họ.
Các tiểu bang khác có cùng nhiệm vụ như luật liên bang và chỉ yêu cầu sự đồng ý của một bên. Ví dụ, California là tiểu bang có sự đồng ý của tất cả các bên, trong khi New York chỉ yêu cầu sự đồng ý của một bên.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là kiểm tra cả luật liên bang và luật tiểu bang để đảm bảo bạn tuân thủ đầy đủ trước khi ghi âm bất kỳ cuộc trò chuyện điện thoại nào.
Bạn có đang ở trong tình trạng cần phải xin phép không? Bạn có thể dễ dàng làm như vậy qua cuộc gọi điện thoại bằng cách sử dụng tập lệnh chung này:
“Đây là [Your Name] Và [Other Party’s Name] trong một cuộc gọi về [Subject]. Cuộc gọi này đang được ghi âm, điều đó có ổn không? [Other Party’s Name]?”
Ngay cả trong các tiểu bang có sự đồng ý của một bên, việc có được sự đồng ý rõ ràng từ tất cả các bên có thể giúp tránh mọi biến chứng pháp lý tiềm ẩn và đảm bảo tính minh bạch trong giao tiếp của bạn. Vì vậy, khi nghi ngờ, hãy có được sự đồng ý từ mọi người.
Ngoài mọi hướng dẫn pháp lý, đây chỉ là việc làm thể hiện sự tôn trọng.
Hãy cho người bạn gọi biết bạn đang ghi âm
Việc cho ai đó biết bạn đang ghi âm không chỉ là để đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Nó cũng là dấu hiệu của sự chuyên nghiệp và lịch sự. Bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu ai đó ghi âm cuộc trò chuyện qua điện thoại mà họ đang có với bạn mà bạn không biết?
Trong mười trường hợp, việc xin phép ghi âm cuộc gọi điện thoại luôn là lựa chọn tốt nhất.
Việc minh bạch về ý định ghi âm không chỉ tạo dựng lòng tin mà còn đảm bảo rằng tất cả các bên đều cảm thấy thoải mái trong suốt cuộc trò chuyện.
Sau đây là cách thực hiện.
Yêu cầu sự đồng ý trước
Chúng tôi đưa ra kịch bản trên như một hướng dẫn chung nhanh để sử dụng trong cuộc gọi, nhưng tốt nhất là hãy xin phép ai đó ghi âm trước khi cuộc trò chuyện qua điện thoại của bạn bắt đầu. Điều này giúp họ không phải chịu áp lực phải trả lời ngay tại chỗ trong cuộc gọi mà không có bất kỳ thông báo nào.
Vì vậy, bất cứ khi nào có thể, hãy thông báo cho người mà bạn sẽ gọi rằng bạn có ý định ghi âm cuộc trò chuyện trước. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách gửi email hoặc tin nhắn văn bản trước cuộc gọi, cho họ thời gian để cân nhắc và đồng ý ghi âm.
Đây là một kịch bản email bạn có thể sử dụng. Nếu bạn thích giao tiếp qua tin nhắn văn bản, chỉ cần rút ngắn kịch bản này:
Tiêu đề: Yêu cầu đồng ý ghi âm cuộc gọi điện thoại sắp tới
CHÀO [Recipient’s Name],
Tôi hy vọng bạn khỏe. Tôi liên lạc với bạn vì tôi muốn xin phép ghi âm cuộc trò chuyện điện thoại sắp tới của chúng ta theo lịch trình [Date and Time] về [Brief Description of the Call’s Purpose]. Bản ghi âm sẽ được sử dụng cho [Briefly State the Reason for Recording – e.g., “ensuring accuracy in our discussion points,” “training purposes,” etc.].
Tôi muốn đảm bảo rằng bạn cảm thấy thoải mái với điều này, vì vậy hãy dành thời gian cần thiết để cân nhắc yêu cầu này. Nếu tôi không nhận được phản hồi từ bạn trước cuộc gọi của chúng ta, tôi sẽ liên lạc lại với bạn khi bắt đầu cuộc trò chuyện để xác nhận sự đồng ý của bạn trước khi tiến hành ghi âm.
Cảm ơn bạn đã xem xét yêu cầu của tôi! Tôi mong chờ cuộc thảo luận của chúng ta và ở đây để trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có về quá trình ghi âm hoặc bất kỳ điều gì khác.
Cảm ơn,
[Your Name]
Thông báo ghi âm khi bắt đầu cuộc gọi
Nếu không thể thông báo trước, hãy đảm bảo thông báo cho người gọi ngay khi cuộc gọi bắt đầu, sử dụng kịch bản mà chúng tôi đã cung cấp trước đó.
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, trực tiếp để thông báo rằng cuộc gọi sẽ được ghi âm. Bạn cũng có thể giải thích ngắn gọn lý do tại sao cần phải ghi âm.
Điều này có thể cung cấp cho bên kia một số bối cảnh xung quanh bản ghi âm và cũng cho họ thời gian để cân nhắc câu trả lời của mình trong khi bạn giải thích mục đích của bản ghi âm.
Cung cấp tùy chọn từ chối
Cho dù bạn nhận được sự đồng ý qua tin nhắn, email hay cuộc gọi điện thoại, hãy luôn cho người kia biết rằng họ có quyền kết thúc cuộc gọi nếu không thoải mái khi bị ghi âm.
Đảm bảo với họ rằng bạn sẵn sàng tiếp tục cuộc thảo luận bằng cách khác nếu họ không muốn ghi âm.
Một lần nữa, điều này liên quan đến việc tuân thủ luật pháp trong khi vẫn đối xử với bên kia một cách lịch sự và tôn trọng.
Gửi cho Bên được gọi một bản sao của Cuộc gọi đã ghi âm
Đây là một biện pháp thực hành tốt nhất khác vượt ra ngoài sự tuân thủ: cung cấp bản sao cuộc gọi đã ghi âm cho tất cả người tham gia. Ngay cả khi họ không yêu cầu, đây vẫn là một cử chỉ quan trọng về tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Tại sao? Nó thể hiện thiện chí và đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin. Nó cũng có giá trị như một tài liệu tham khảo hoặc để làm rõ bất kỳ hiểu lầm nào có thể phát sinh sau này.
Nếu bạn muốn đi xa hơn, tốt nhất là gửi bản ghi chép cùng với bản ghi âm. Bản ghi chép có thể dễ dàng tìm kiếm và tham khảo hơn, đặc biệt là đối với các cuộc thảo luận dài. Nhiều công cụ phần mềm có thể tự động tạo bản ghi chép, mặc dù bạn chắc chắn nên xem lại chúng để đảm bảo tính chính xác.
Bạn cũng sẽ muốn đảm bảo rằng bạn sử dụng các phương pháp mã hóa an toàn để bảo vệ quyền riêng tư của cuộc trò chuyện khi bạn gửi bản ghi âm và bản ghi chép. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách gửi email có liên kết đến tệp được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc sử dụng dịch vụ chia sẻ tệp an toàn.
Bằng cách này, bạn không chỉ có thể thông báo cho người tham gia về thời điểm và cách thức họ sẽ nhận được bản ghi âm mà còn đảm bảo với họ rằng bạn đã thực hiện các bước để bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư của họ.
Cách ghi âm cuộc gọi điện thoại trên Android hoặc iPhone
Khi đến lúc thực sự ghi âm cuộc gọi, lựa chọn tốt nhất của bạn là gì? May mắn thay, ghi âm cuộc gọi điện thoại trên điện thoại thông minh hiện nay khá đơn giản. Nhưng có thể có một số khác biệt nhỏ tùy thuộc vào thiết bị và phần mềm bạn đang sử dụng.
Sau đây là cách ghi âm bằng các tùy chọn tích hợp hoặc ứng dụng của bên thứ ba.
Ứng dụng Google Phone (Có sẵn trên hầu hết các thiết bị Android)
- Cài đặt: Đảm bảo ứng dụng Google Phone là ứng dụng gọi điện mặc định của bạn. Nếu ứng dụng này không được cài đặt sẵn trên thiết bị Android của bạn, tải xuống từ Cửa hàng Google Play.
- Ghi âm: Trong khi có cuộc gọi đến hoặc đi, bạn sẽ thấy một Ghi trên màn hình cuộc gọi. Sau khi bạn đã nhận được sự đồng ý, hãy chạm vào nút này để bắt đầu ghi âm. Mọi người trong cuộc gọi sẽ nghe thấy thông báo rằng cuộc gọi đang được ghi âm.
- Dừng ghi âm: Bất cứ lúc nào, bạn có thể chạm vào Dừng lại để kết thúc ghi âm. Tệp âm thanh sẽ được lưu tự động trong nhật ký cuộc gọi của bạn. Sau đó, bạn có thể gửi tệp này cho những người khác tham gia cuộc gọi.
Google Voice (Dành cho Android và iOS)
- Cài đặt: Tải xuống Ứng dụng Google Voice từ Cửa hàng Google Play hoặc App Store (dành cho iOS) và thiết lập tài khoản của bạn. Trong cài đặt ứng dụng, hãy điều hướng đến Cuộc gọi và kích hoạt Tùy chọn cuộc gọi đến.
- Ghi âm: Sau khi bạn đã nhận được sự đồng ý, chỉ cần nhấn 4 trên bàn phím của bạn trong bất kỳ cuộc gọi đến nào để bắt đầu ghi âm. Sau đó, nhấn 4 một lần nữa để dừng lại. Giống như ứng dụng Điện thoại, Google Voice sẽ thông báo khi bản ghi bắt đầu hoặc dừng.
- Truy cập bản ghi: Các cuộc gọi được ghi âm sẽ được lưu trong hộp thư đến Google Voice của bạn, nơi bạn có thể nghe lại hoặc tải xuống tệp và gửi cho những người tham gia.
Phương pháp thay thế: Loa ngoài và Ghi âm giọng nói
Bạn không có điện thoại hỗ trợ ghi âm cuộc gọi trực tiếp?
Bạn luôn có thể thực hiện theo cách cũ: bật loa ngoài và sử dụng điện thoại khác để ghi âm bằng ứng dụng ghi âm giọng nói hoặc ứng dụng ghi âm giọng nói.
Sau đây là cách thực hiện:
- Chuyển cuộc gọi điện thoại sang loa ngoài trên một thiết bị.
- Sau đó, bật ghi âm giọng nói hoặc máy ghi âm trên điện thoại khác.
- Đặt các điện thoại cạnh nhau và ghi âm cuộc gọi theo cách đó
Chỉ cần lưu ý rằng bản ghi này có thể khác nhau về chất lượng tùy thuộc vào thiết bị và môi trường ghi âm của bạn. Vì vậy, hãy chắc chắn kiểm tra phương pháp này trước để đảm bảo nó vẫn mang lại cho bạn chất lượng bạn cần.
Và bạn vẫn cần phải có sự đồng ý từ các bên liên quan.
Ứng dụng ghi âm của bên thứ ba
Cuối cùng, không thiếu các ứng dụng của bên thứ ba và phần mềm ghi âm cuộc gọi mà bạn có thể sử dụng. Các ứng dụng như Rev Call Recorder (iOS) hoặc ACR Call Recorder (Android) là hai lựa chọn tốt để ghi âm cuộc gọi điện thoại.
Tuy nhiên, tính khả dụng và chức năng của các ứng dụng này có thể bị hạn chế bởi hệ điều hành của thiết bị và luật pháp địa phương liên quan đến ghi âm.
Hãy chắc chắn tải xuống và dùng thử các ứng dụng này trước khi bạn thực sự cần chúng. Bằng cách đó, bạn sẽ biết trước liệu chúng có hoạt động với thiết bị của bạn hay không.
Bạn cũng có thể tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về cách ghi âm cuộc gọi trên Android hoặc cách ghi âm cuộc gọi trên iPhone.
Một lần nữa, bất kể phương pháp nào, hãy luôn đảm bảo rằng bạn đã có được sự đồng ý của tất cả các bên trước khi ghi âm, theo các hướng dẫn về mặt pháp lý và đạo đức mà chúng tôi đã nêu ở trên.
