Gửi hóa đơn cho các sản phẩm của bạn là một phần thiết yếu để quản lý cửa hàng trực tuyến của bạn và duy trì hồ sơ bán hàng. Khi bạn tạo một đơn đặt hàng dự thảo cho khách hàng của mình, bạn có thể gửi cho họ một hóa đơn qua email. Hóa đơn này chứa tất cả các chi tiết thanh toán mà khách hàng của bạn cần để thanh toán cho các sản phẩm và hoàn tất giao dịch mua.
Tuy nhiên, đôi khi bạn cần in hóa đơn, đặc biệt nếu bạn vận chuyển sản phẩm của mình đến các nhà bán lẻ lớn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn thông qua việc in hóa đơn cho khách hàng Shopify của bạn.
Cách in hóa đơn
Có một số cách để in hóa đơn từ Shopify. Bạn có thể in từ Shopify POS hoặc sử dụng trang quản trị Shopify. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ sử dụng ứng dụng Đặt hàng Máy in. Dưới đây là các bước để làm theo trong cả hai ví dụ.
In từ Shopify POS
Nếu bạn chọn in từ Shopify POS, đây là những gì bạn nên làm:
- Khi bạn đã sẵn sàng xác nhận đơn hàng, hãy chọn Ứng dụng trên cùng trang đó.
- Chọn tùy chọn In với máy in đặt hàng.
- Lựa chọn không cho một ghi chú giao hàng hoặc hóa đơn. Bạn cũng có thể in cả hai hoặc điều chỉnh cài đặt in, chẳng hạn như đặt số lượng bản sao.
- Sau khi thiết lập các tùy chọn mong muốn, chọn In.
Nếu bạn muốn bỏ qua thiết lập thủ công mỗi khi bạn cần in hóa đơn, bạn có thể tạo một mẫu để sử dụng làm hóa đơn mặc định của mình. Đó là cách:
- Mở trang quản trị và sau đó là Ứng dụng.
- Từ ứng dụng Shopify của bạn, chọn Yêu cầu Máy in.
- Chọn tùy chọn Quản lý mẫu.
- Chọn những gì bạn muốn in theo mặc định. Đây là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn chỉ in hóa đơn và không ghi chú giao hàng.
Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể lưu hóa đơn dưới dạng tệp PDF để lưu trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình.
In từ quản trị Shopify
Đây là cách in hóa đơn từ bảng quản trị của bạn:
- Mở trình quản lý Shopify của bạn.
- Chọn đơn hàng.
- Tìm thứ tự mong muốn và chọn nó.
- Bên cạnh Lệnh in, bấm Thêm hành động.
- Chọn In bằng Máy in Đặt hàng từ danh sách thả xuống.
- Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ cần chọn những gì sẽ in từ menu ở góc trên bên phải.
- Chọn hóa đơn. (Và ghi chú giao hàng, nếu cần thiết).
- Chọn nút In màu xanh ở góc trên bên phải.
Các cách khác để in hóa đơn
Sử dụng máy in đặt hàng trong Shopify là miễn phí. Tuy nhiên, có một số ứng dụng tương thích Shopify khác cho phép bạn in hóa đơn. Chúng thường chứa nhiều chức năng kế toán hơn và thường không miễn phí. Tuy nhiên, nếu bạn có một trong những ứng dụng này, bạn có thể sử dụng chúng để tùy chỉnh và in hóa đơn Shopify của mình. Một số trong số họ có bản dùng thử miễn phí, vì vậy bạn có thể chắc chắn rằng nó phù hợp với bạn trước khi trả tiền cho thuê bao.
Một số ứng dụng này là:
- Sufio, người cung cấp bản dùng thử miễn phí hai tuần và chi phí 19 đô la một tháng sau khi thử nghiệm kết thúc.
- PrintHero, có giá 14,99 đô la mỗi tháng và đi kèm bản dùng thử miễn phí một tuần.
- Nhà thiết kế in ấn sẽ khiến bạn tốn $40,99 một tháng sau khi hoàn thành bản dùng thử miễn phí 14 ngày.
- Catalog Maker Wholesale, có giá $ 25 mỗi tháng sau khi dùng thử miễn phí hai tuần.
Cách tạo đơn hàng và hóa đơn
Một số ứng dụng chúng tôi đã đề cập trong phần trước cũng cho phép bạn tạo và tùy chỉnh hóa đơn. Cũng có những cách để làm điều này trong ứng dụng Shopify.
Máy tạo hóa đơn
Shopify cung cấp cho bạn một công cụ đơn giản và miễn phí để tạo hóa đơn nhanh chóng. Mở liên kết này trên thiết bị của bạn, nhập chi tiết công ty của bạn và đó là nó. Bạn sẽ nhận được một hóa đơn chuyên nghiệp với logo công ty của bạn, với tất cả các thông tin cần thiết để hoàn thành đơn hàng và tính phí cho các sản phẩm của bạn.
Để hoàn thành hóa đơn, bạn phải làm theo các bước sau:
- Nhập thông tin công ty của bạn, chẳng hạn như tên, địa chỉ và mã zip.
- Nhập thông tin của khách hàng của bạn, chẳng hạn như tên, địa chỉ email và thành phố của họ.
- Nhập thông tin đặt hàng, chẳng hạn như tên sản phẩm, số lượng và giá cả.
Bạn cũng có thể thêm một ghi chú nếu cần thiết và xem tổng phụ bên dưới, bao gồm thuế. Bạn có thể tải xuống hóa đơn, in hoặc gửi qua email. Lưu ý: rằng các hóa đơn này, mặc dù có vẻ ngoài chuyên nghiệp, phải được xác nhận bởi một cố vấn thuế trước khi sử dụng chúng làm tài liệu chính thức.
Gửi hóa đơn dưới dạng email
Khi bạn gửi cho khách hàng một hóa đơn qua email, họ có thể truy cập trang thanh toán bằng cách theo liên kết có trong email. Liên kết này cho phép họ thanh toán và hoàn tất giao dịch mua. Đây là cách gửi nó:
- Sau khi tạo đơn hàng, chọn Hóa đơn qua email.
- Một hộp thoại mới sẽ mở ra, vì vậy hãy viết ghi chú bạn muốn đính kèm vào hóa đơn.
- Chọn Xem lại Email để xem tất cả thông tin đã được nhập chính xác.
- Nhấp vào Gửi thông báo để hoàn thành hành động.
Quá trình này gần như giống nhau khi sử dụng thiết bị di động. Sau khi mở Đơn hàng trong ứng dụng Shopify, chọn Dự thảo đơn hàng và chọn tùy chọn mong muốn. Trong Hóa đơn, tìm hóa đơn qua email và làm theo các bước được nêu ở trên để gửi nó.
Gửi hóa đơn và phiếu giao hàng
Hóa đơn và ghi chú giao hàng là cần thiết để gửi sản phẩm của bạn cho khách hàng của bạn. Mặc dù phiếu đóng gói chứa thông tin sản phẩm, hóa đơn bạn tạo có tất cả thông tin thanh toán cũng như chi tiết giao hàng. Khách hàng của bạn sẽ sử dụng hóa đơn để thanh toán cho cửa hàng của bạn. Bài viết này chỉ cho bạn cách in các tài liệu này, cũng như gửi email cho họ nếu cần thiết.
Hóa đơn được tạo như thế nào? Và bạn sẽ in chúng như thế nào? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.
