MS Word sử dụng phông chữ Calibri theo mặc định. Nếu bạn tạo tài liệu bằng phông chữ này, nó sẽ hiển thị hoàn hảo trên bất kỳ nền tảng nào có sẵn MS Office. Nếu không phải là người hâm mộ Calibri, bạn có thể sử dụng Arial hoặc Times New Roman để thay thế. Cả hai đều là phông chữ phổ biến và được coi là “chuyên nghiệp” nếu bạn đang tạo một tài liệu chính thức. Điều đó nói rằng, MS Office có thể sử dụng bất kỳ phông chữ nào có sẵn trên hệ thống của bạn. Bạn có thể chọn nó từ danh sách phông chữ thả xuống trên tab Trang chủ. Chỉ có một vấn đề; nếu bạn sử dụng một phông chữ đặc biệt để tạo tài liệu và sau đó gửi tài liệu cho người không có phông chữ đó, họ sẽ đọc tài liệu bằng phông chữ mặc định của Calibri. Có một cách đơn giản để giải quyết vấn đề này; nhúng phông chữ trong tài liệu MS Word.
Chúng tôi nên cảnh báo bạn rằng nếu bạn chọn nhúng phông chữ vào tài liệu MS Word, nó sẽ làm tăng kích thước tệp. Một phông chữ không phải là vấn đề lớn, nhưng nếu bạn đã sử dụng nhiều phông chữ và nhúng tất cả chúng, tài liệu của bạn sẽ lớn hơn nhiều so với bình thường.
Phong chữ nhúng
Để nhúng phông chữ vào tài liệu MS Word, hãy mở tài liệu trên hệ thống của bạn, tức là hệ thống cài đặt phông chữ. Đi tới Tệp > Tùy chọn. Trong cửa sổ Tùy chọn, chọn tab Lưu và cuộn xuống phần “Giữ trung thành khi chia sẻ tài liệu này”. Chọn tùy chọn “Nhúng phông chữ vào tệp này” và sau khi lưu tệp, các phông chữ được sử dụng trong tệp sẽ được nhúng tự động.
Giảm kích thước tệp
Chúng tôi đã đề cập trước đó rằng điều này sẽ tăng kích thước tệp bạn lưu. Để cắt bớt một chút, bạn cũng nên bật hai tùy chọn khác trong tùy chọn nhúng, tức là Chỉ nhúng các ký tự được sử dụng trong tài liệu và Không nhúng định dạng hệ thống chung.
Tùy chọn “Chỉ nhúng các ký tự được sử dụng trong tài liệu” sẽ chỉ nhúng các ký tự được sử dụng trong tệp. Ví dụ: giả sử bạn đã sử dụng một phông chữ đặc biệt để nhập phương trình vào tài liệu của mình. Phông chữ này có các ký hiệu toán học tốt và các con số đẹp mắt cũng như bảng chữ cái. Nếu bạn bật tùy chọn này, chỉ các ký hiệu toán học và số được sử dụng trong phông chữ đặc biệt này sẽ được nhúng thay vì toàn bộ phông chữ.
Tùy chọn thứ hai được bật theo mặc định. Ngăn không cho nhúng các phông chữ phổ biến như Arial và Times New Roman vào tệp.
