Cách sử dụng hộp tìm kiếm Microsoft Outlook mới

Microsoft đã bỏ một hộp tìm kiếm mới trong thanh tiêu đề Outlook. Thoạt nhìn, nó rất giống với hộp tìm kiếm cũ, nhưng nó có nhiều thủ thuật mới. Dưới đây là cách sử dụng tính năng này hiệu quả.

Microsoft Outlook, cùng với các ứng dụng Office khác, hiện có hộp tìm kiếm mới trên thanh tiêu đề. Nó được gọi là Tìm kiếm của Microsoft và nó sẵn dùng trong cả ứng dụng khách và ứng dụng web trên Microsoft 365 (M365) / Office 365 (O365).

Hộp tìm kiếm hoạt động theo cùng một cách trên tất cả các ứng dụng, nhưng trước đây, ứng dụng Office duy nhất thực sự có tính năng tìm kiếm là Outlook. Vì vậy, nếu bạn đã quen với phong cách cũ, đây là một thay đổi nhỏ.

Trước đây, hộp tìm kiếm nằm bên dưới dải băng và bên trên email của bạn.

Thay vào đó, hộp tìm kiếm mới nằm trong thanh tiêu đề.

Hộp tìm kiếm Outlook mới.

Thanh tìm kiếm mới cung cấp cho bạn nhiều không gian hơn theo chiều dọc, điều này rất hữu ích nếu bạn đang sử dụng màn hình nhỏ hơn như máy tính xách tay hoặc máy tính bảng thay vì màn hình lớn hơn. Đối với những người có ký ức về việc nhấp ngay phía trên một thư mục email để tìm kiếm, sẽ mất một thời gian để làm quen, nhưng đó không phải là một bước nhảy vọt về vị trí.

Microsoft cũng đã thêm hai phím tắt để trợ giúp tùy chỉnh – CTRL + E và ALT + Q – đây là một bổ sung đáng hoan nghênh cho những ai muốn tránh chuyển đổi giữa bàn phím và chuột nếu có thể.

Khi bạn nhấp vào hộp tìm kiếm mới (hoặc sử dụng phím tắt), một menu sẽ xuất hiện hiển thị các tìm kiếm, người và hoạt động gần đây.

Menu hộp tìm kiếm mới.

Chúng tôi có cảm xúc lẫn lộn về nó. Một mặt, thật tốt khi có sẵn thứ gì đó giống như khay nhớ tạm với hoạt động gần đây trong ứng dụng. Nhưng mặt khác, nó ẩn nhiều công cụ được tìm thấy trên dải băng tab Tìm kiếm. Không có cách nào để thay đổi hành vi này và chúng tôi không mong đợi Microsoft cho phép cấu hình.

Nếu bạn muốn xem tab Tìm kiếm, bạn phải nhấp vào một đoạn ruy-băng trống để ẩn menu thả xuống của thanh tìm kiếm.

Phần trống của ruy băng.

Khi bạn nhập vào hộp tìm kiếm, menu sẽ lọc các cụm từ tìm kiếm, người và hoạt động của bạn để khớp với những gì bạn đã nhập. Bất chấp điều đó, đây là thay đổi lớn nhất đối với công cụ tìm kiếm của Microsoft: nó không còn chỉ tìm kiếm email nữa. Tính năng mới tìm kiếm mọi thứ trong Outlook, bao gồm các tính năng của Outlook.

Thay đổi này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn học cách thực hiện. Ví dụ: nếu bạn muốn biết cách di chuyển email, hãy nhập “di chuyển” vào hộp tìm kiếm và các lệnh tương ứng sẽ xuất hiện bên dưới các email khớp với từ đó trong menu.

Các hành động Outlook được hiển thị trong menu Tìm kiếm.

Trong khi bạn vẫn có thể gõ các lệnh như “từ: [email protected]giống như tìm kiếm cũ, Outlook hiện có giao diện người dùng tốt hơn và dễ dàng hơn nhiều để tạo tìm kiếm. Nhấp vào mũi tên bên cạnh hộp tìm kiếm để hiển thị menu tìm kiếm đơn giản.

Lọc mũi tên trong hộp tìm kiếm.

Nhập vào các bộ lọc này và Outlook sẽ tự động thêm cú pháp chính xác vào hộp tìm kiếm, nghĩa là bạn không còn phải nhớ các lệnh phù hợp để nhập.

Hộp tìm kiếm với các tùy chọn bộ lọc.

Bạn vẫn có thể thay đổi vị trí tìm kiếm mặc định nhưng giờ đây bạn cũng có thể thay đổi các trường tìm kiếm mặc định. Nếu bạn muốn tìm kiếm các mục không có trong các trường mặc định, hãy nhấp vào “Thêm tùy chọn khác”.

Tập tin

Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn các tùy chọn bổ sung mà bạn có thể bật cũng như tắt các trường bạn không sử dụng. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp và nhấp vào “Áp dụng” khi bạn hoàn tất.

Và nếu bạn không thích trình đơn thả xuống mới, tab Tìm kiếm trên ruy-băng vẫn ở đó, mặc dù bây giờ nó chỉ xuất hiện khi bạn nhấp vào hộp tìm kiếm.

Tab tìm kiếm trên ruy-băng.

Nếu nơi làm việc của bạn sử dụng O365 với giấy phép kinh doanh, bạn sẽ nhận được các tính năng bổ sung như khả năng tìm kiếm hộp thư dùng chung và xem kết quả từ Bing.

Nói chung, chúng tôi thực sự thích hộp tìm kiếm mới. Nó có nhiều sức mạnh và chức năng hơn so với hộp tìm kiếm cũ và cung cấp cho bạn nhiều không gian màn hình hơn cho các email thực tế của bạn. Đúng vậy, menu thả xuống tự động trên tab Tìm kiếm hơi khó chịu, nhưng thật khó để biết làm thế nào một công ty có thể tránh được điều này trong khi vẫn cung cấp danh sách Câu chuyện. Nhìn chung, đó là một cải tiến rõ ràng, không tệ.

Những bài viết liên quan

Back to top button