Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets

Google Sheets là phiên bản Excel trực tuyến miễn phí, có ích để chia sẻ, chỉnh sửa khi đang di chuyển và làm việc với các bảng tính nhẹ. Các trang tính hoạt động tương tự như trong Excel và trông khá giống nhau. Đây là tin tốt cho những ai quen thuộc hơn với Excel và làm quen với Google Sheets sẽ không mất nhiều thời gian. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets và tôi đã biết cách thực hiện trong Excel, quy trình này gần như giống hệt nhau.

Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets 1

Một trong những công cụ bảng tính mạnh nhất là hộp thả xuống. Bạn có thể biến bảng tính đơn giản thành bảng câu hỏi tương tác, biểu mẫu phản hồi của khách hàng hoặc bất cứ điều gì bạn thích với hộp thả xuống, vì chúng cho phép nhập động từ bất kỳ ai bạn cho phép truy cập.

Tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets

Tạo một bảng chứa dữ liệu bạn cần bao gồm. Vì vậy:

  1. Làm nổi bật các ô bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống bằng cách kéo chuột hoặc sử dụng phím Shift hoặc Ctrl. Nếu bạn muốn tạo danh sách thả xuống trong một cột hoặc vai trò; bấm vào tiêu đề (cột A hoặc hàng 1 ví dụ) và toàn bộ phần sẽ được làm nổi bật.
  2. Bấm vào tab Dữ liệu, rồi Xác thực hoặc bấm chuột phải vào các ô đã chọn và bấm Xác thực Dữ liệu.Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets2
  3. Nếu bạn đã đánh dấu phạm vi ô thích hợp; điều này sẽ tự động điền vào phần phạm vi ô. Bạn có thể thay đổi phạm vi ở đây nếu cần thiết.
  4. Bên cạnh "Tiêu chí", bạn có thể lọc "Danh sách phạm vi" và các tùy chọn khác như
  5. Chọn thủ công dữ liệu bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống ở đây và nhấp vào "OK".
  6. Thêm văn bản trợ giúp và thông tin lỗi nếu muốn và nhấp vào "Lưu".
  7. Danh sách thả xuống sẽ xuất hiện trong ô bạn đã nhập trong bước 3. Điều này xuất hiện dưới dạng một biểu tượng mũi tên nhỏ.

Như bạn có thể thấy, việc tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets dễ dàng hơn nhiều so với trong Excel!

Nếu bạn đang tạo Bảng hướng đến khách hàng, có thể hữu ích khi tạo bảng thứ hai chứa dữ liệu bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống. Điều này giữ cho bảng chính sạch sẽ và gọn gàng và tách người dùng khỏi dữ liệu càng nhiều càng tốt.

Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets3

  1. Tạo bảng định hướng khách hàng của bạn 1 và một tờ khác 2 cho dữ liệu
  2. Làm nổi bật các ô bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống bằng cách kéo chuột hoặc sử dụng các phím Shift hoặc Ctrl trên trang tính 2.
  3. Bấm vào tab Dữ liệu, rồi Xác thực hoặc bấm chuột phải vào các ô đã chọn và bấm Xác thực Dữ liệu.
  4. Trong Phạm vi ô, thêm tọa độ ô (nếu cần) trên Trang tính 1 nơi bạn muốn menu thả xuống của bạn xuất hiện. Điều này có lẽ sẽ nằm bên cạnh câu hỏi yêu cầu câu trả lời.
  5. Chọn Tạo danh sách phạm vi và sau đó hộp ô nhỏ bên cạnh.
  6. Chọn thủ công dữ liệu bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống ở đây và nhấp vào "OK".
  7. Thêm văn bản trợ giúp và thông tin lỗi nếu muốn và nhấp vào Lưu.
  8. Danh sách thả xuống sẽ xuất hiện trong ô trang tính 1 bạn đã bước vào 3.
  9. Tấm bảo vệ 2 chọn dữ liệu và sau đó bảo vệ trang tính.
  10. Điền vào biểu mẫu bên phải đặt tên, chọn Trang tính 2 chọn Trang tính thay vì Phạm vi và Trang tính 2 từ hộp thả xuống. Sau đó đặt quyền và nhấp vào Lưu.

Thêm màu vào danh sách thả xuống

Một trong những điều tốt nhất về Google Sheets là khả năng tùy chỉnh bảng tính của bạn. Ví dụ; Nếu có gì đó khẩn cấp, bạn có thể mã màu cho các ô màu đỏ. Để thực hiện việc này với danh sách thả xuống, hãy làm theo các bước sau:

  1. Điều hướng đến và nhấp vào mũi tên thả xuống.
  2. Từ menu xuất hiện; cuộn xuống và chọn "Định dạng có điều kiện".
  3. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện ở phía bên phải của Google Sheets: ở góc dưới bên phải, bạn sẽ thấy biểu tượng thùng sơn; bấm vào đó
  4. Chọn từ các tùy chọn màu có sẵn.
  5. Nhấp vào "Xong"

Menu này cũng cung cấp cho bạn một số tính năng khác như; Chữ in đậm, in nghiêng và gạch chân. Bạn cũng có thể thêm một thước đo khác hoặc chọn thang màu nếu bạn thích.

Xóa hoặc chỉnh sửa menu thả xuống hiện có

Nếu bạn muốn cập nhật menu thả xuống hoặc xóa nó, bạn có thể làm theo các hướng dẫn sau:

  1. Đánh dấu các hàng hoặc cột tương quan.
  2. Nhấp vào "Dữ liệu"
  3. Nhấp vào xác thực dữ liệu
  4. Thực hiện sửa đổi hoặc nhấp vào "Xóa Xác thực" để xóa menu thả xuống.
  5. Nhấp vào Lưu

Google Sheets của bạn có thể là một tài liệu liên tục phát triển, do đó, có tùy chọn này giúp dễ dàng cập nhật danh sách thả xuống của bạn.

Khắc phục sự cố bảng tính Google

Một số người dùng đã gặp sự cố với trình đơn thả xuống Bảng tính Google. Có một số lý do cho việc này. Khi bạn chia sẻ tài liệu Google với người khác, có một số quy tắc và hướng dẫn để đảm bảo rằng người nhận có thể tương tác với các menu thả xuống của nó.

Chỉ đọc

Google Sheets sẽ không cho phép người khác tương tác với tài liệu nếu nó ở trạng thái "Chỉ đọc". Điều này có nghĩa là họ không thể thực hiện bất kỳ chỉnh sửa. Để đảm bảo những người khác có thể sử dụng menu thả xuống của bạn, hãy làm theo các hướng dẫn sau:

  1. Nhấp vào "Chia sẻ" ở góc trên bên phải.
  2. Đặt tên cho trang tính của bạn nếu được nhắc và nhấp vào "Xong" nằm ở góc dưới bên trái của cửa sổ bật lên.
  3. Nhập thông tin liên lạc của những người bạn chia sẻ tài liệu.
  4. Nhấp vào biểu tượng bút chì bên phải.
  5. Chọn "Có thể chỉnh sửa" từ menu.Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets 2
  6. Nhấp vào "Xong."

Đây là vấn đề phổ biến nhất khi chia sẻ Google Sheets. Hoàn thành chuỗi các bước ngắn này sẽ đảm bảo rằng người nhận của bạn có quyền truy cập đầy đủ vào tài liệu và các chức năng của nó.

Bạn có thể tìm thêm trợ giúp cho Google Sheets trên trang web Trợ giúp Trình chỉnh sửa Tài liệu tại đây.