Nhờ giao diện thân thiện với người dùng, tích hợp liền mạch với Office 365 và chi phí thấp, Microsoft Teams đã trở thành một nền tảng phổ biến cho giao tiếp cộng tác. Khi bạn đã bắt đầu hoặc tham gia một tổ chức, việc tạo nhóm sẽ cung cấp những cách làm việc hiệu quả hơn.
Cách tạo nhóm trong Microsoft Teams
Trong Microsoft Teams, bạn sẽ tham gia hoặc tạo một tổ chức gồm nhiều nhóm khác nhau (ví dụ: Bán hàng, Tiếp thị, Nhà phát triển, Nội dung). Mỗi nhóm có thể có các cài đặt khác nhau với các kênh khác nhau (ví dụ: Thông báo, Câu hỏi thường gặp, Trợ giúp CNTT) để mọi người trong các nhóm đó trò chuyện, nhắn tin hoặc video cũng như chia sẻ và cộng tác trên các tệp.
Bạn có thể tạo một nhóm trong ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính hoặc trong ứng dụng web bằng cách làm theo các bước tương tự. Bắt đầu bằng cách chọn tab ‘Nhóm’ ở bên trái, sau đó nhấp vào ‘Tham gia hoặc Tạo Nhóm’.
Nhấp vào nút “Tạo nhóm”. Bạn cũng có thể sử dụng hộp “Tìm kiếm nhóm” ở góc trên bên phải để tìm các nhóm mà bạn hoặc tổ chức của bạn có thể đã tạo.
Để tạo một đội mới, hãy chọn “Xây dựng đội từ đầu”. Nếu bạn có các nhóm hoặc nhóm Office 365 hiện có mà bạn muốn sử dụng làm mẫu cho nhóm mới này, hãy nhấp vào “Tạo từ” rồi chọn một nhóm hoặc nhóm. Bạn có thể nhấp vào “Ban nhạc là gì?” mở trang web chính thức của Microsoft, nhờ đó bạn sẽ có thêm thông tin về công việc của các nhóm và kênh.
Nếu bạn muốn giới hạn những người có thể tham gia hoặc xem nhóm này, hãy chọn “Riêng tư”. Nếu bạn muốn bất kỳ ai trong tổ chức của mình có thể tìm kiếm và tham gia nhóm này, hãy chọn ‘Công khai’.
Nhập tên của đội này vào trường “Tên đội”. Theo tùy chọn, bạn có thể điền vào trường “Mô tả” với thông tin bổ sung về nhóm. Bạn luôn có thể thay đổi tên nhóm và mô tả sau này bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ngang bên cạnh nhóm và chọn “Chỉnh sửa nhóm”.
Chọn “Tạo” để hoàn thành việc xây dựng nhóm của bạn.
Cách quản lý nhóm trong Microsoft Teams
Sau khi tạo nhóm, bạn có thể ngay lập tức bắt đầu mời các đồng nghiệp trong tổ chức của mình vào nhóm mới của mình. Nhập tên của người hoặc nhóm vào hộp “Bắt đầu nhập tên hoặc nhóm”. Bạn luôn có thể mời thêm thành viên sau bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ngang bên cạnh nhóm và chọn “Thêm thành viên”.
Thêm tất cả các tên bạn cần, sau đó nhấp vào “Thêm”.
Nếu bạn muốn thêm ai đó vào nhóm hiện không thuộc tổ chức của mình, bạn cần mời họ theo cách thủ công bằng cách chọn tab “Nhóm” ở bên trái, nhấp vào “Mời mọi người” và nhập địa chỉ email của họ. Những địa chỉ email này không nhất thiết phải là địa chỉ email của Microsoft nhưng những người được mời sẽ được yêu cầu sử dụng địa chỉ email của họ để tạo tài khoản Microsoft.
Khi bạn đã thêm các thành viên tổ chức này, bạn có thể thay đổi vai trò của người đó từ thành viên thành chủ sở hữu, cấp cho họ các quyền và quyền giống như bạn có. Để thực hiện việc này, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh “Thành viên”.
Bạn luôn có thể thay đổi các cài đặt này sau bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ngang ở bên phải nhóm của mình, sau đó chọn “Quản lý nhóm”.
Cách tạo kênh trong Microsoft Teams
Trong cùng một menu mà bạn sử dụng để thêm thành viên hoặc quản lý các cài đặt nhóm khác như thẻ, bạn có thể tạo kênh mới bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ngang ở bên phải nhóm của mình, sau đó chọn “Thêm kênh”.
Giống như nhóm của bạn là công khai hoặc riêng tư trong tổ chức của bạn, kênh của bạn là công khai hoặc riêng tư trong nhóm của bạn.
Đặt tên cho kênh của bạn trong trường “Tên kênh” và mô tả tùy chọn trong trường “Mô tả”. Mở menu thả xuống bên dưới “Quyền riêng tư” để đặt kênh này thành “Riêng tư” hoặc “Chuẩn”. Nếu bạn không muốn mời các thành viên nhóm tham gia kênh này theo cách thủ công, hãy nhấp vào hộp kiểm bên cạnh ‘Tự động hiển thị kênh này trong danh sách kênh của mọi người’. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn “Thêm”.
Sau khi nhóm của bạn được thiết lập và hoạt động, bạn và đồng nghiệp của mình có thể sử dụng Microsoft Teams để cộng tác tốt hơn thông qua các kênh được tổ chức tốt. Đảm bảo rằng tổ chức của bạn được tích hợp với Office 365 để tận dụng tối đa tất cả các tính năng thân thiện với người dùng mà Teams cung cấp cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ.
