Thông báo vắng mặt của Google Calendar cho phép bạn hiển thị tình trạng sẵn sàng hoặc không sẵn sàng của mình tùy từng trường hợp. Bạn có thể thuận tiện cho mọi người biết bạn không có mặt tại văn phòng và bạn có thể vắng mặt trong bao lâu. Khi sử dụng tính năng này, Google Calendar sẽ tự động từ chối các cuộc họp cho đến khi bạn quay lại.
Sử dụng tính năng Vắng mặt của Google Calendar
Khi bạn cần ra khỏi văn phòng, bạn nên thông báo cho những người có thể cần liên lạc với bạn. Đó có thể là khách hàng hoặc đồng nghiệp. Sử dụng tính năng ra khỏi văn phòng của Google Calendar cho phép bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng.
Thiết lập trên máy tính
Sử dụng máy tính, bạn có thể dễ dàng thiết lập Google Calendar out-of-office. Mẹo: Chrome cho phép bạn truy cập tất cả các ứng dụng Google của mình trên trang tab hoặc cửa sổ mới.
- Mở Google Lịch.
- Chọn “Tạo”.
- Chọn “Vắng mặt”.
- Nhập ngày sự kiện. Bạn cũng có thể thêm khoảng thời gian cụ thể.
- Bạn có thể thay đổi cài đặt từ chối và thêm tin nhắn từ chối.
- Chọn “Lưu”.
Thiết lập trên Android và iOS
Tính năng Google Calendar này cũng có thể được thiết lập dễ dàng bằng thiết bị Android và iOS. Bạn có thể làm việc trên đó bất kể bạn ở đâu.
- Mở Google Lịch.
- Chạm vào “Tạo” ở phía dưới, được hiển thị bằng dấu cộng.
- Nhấn vào “Vắng mặt”.
- Chọn ngày bạn dự định không có mặt tại văn phòng. Nếu muốn, bạn cũng có thể chỉ định thời gian.
- Nhấn lưu
Tính năng này cho phép bạn lên lịch các sự kiện ngoài văn phòng lặp lại sau thời gian và ngày đã chọn. Bằng cách thêm sự kiện ngoài văn phòng vào Google Calendar của bạn dưới dạng sự kiện, lịch sẽ từ chối mọi lời mời tham gia sự kiện trùng với thời gian đó. Phương pháp ngoài văn phòng này cho phép bạn ngắt kết nối và ngừng nhận yêu cầu họp.
Lưu ý: Tính năng này khả dụng cho Google Workspace thông qua trường học hoặc công việc. Tính năng này không hoạt động với tài khoản cá nhân.
Thiết lập Google Calendar Out of Office cho Giờ làm việc
Google Calendar cho phép bạn tùy chỉnh lịch trình giờ làm việc của mình. Trước đây, bạn phải thiết lập giờ làm việc cho một khoảng thời gian duy nhất và sau đó sao chép giờ đó cho các ngày khác trong tuần. Google Calendar cho phép bạn tùy chỉnh giờ làm việc cho mọi ngày trong tuần. Lịch cũng có thể được chia sẻ.
Khi bạn thiết lập giờ làm việc và có người cố gắng sắp xếp một cuộc họp ngoài giờ đó, một thông báo tự động sẽ được gửi đến để thông báo cho họ biết rằng bạn không rảnh.
Một tính năng hữu ích khác là khả năng tự động xác định giờ làm việc của Google Calendar. Tính năng này dựa trên lịch sử lập lịch của bạn. Nếu các đề xuất không chính xác, bạn có thể thay đổi chúng.
Khi thiết lập giờ làm việc, múi giờ không quan trọng. Thay vào đó, Google tự động suy ra múi giờ. Điều này loại bỏ mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra.
Thiết lập trả lời tự động khi vắng mặt
Một số người cũng gọi thông báo vắng mặt là phản hồi khi đi nghỉ và nên thận trọng khi thêm thông báo này khi bạn đi xa. Thiết lập tài khoản Gmail của bạn để trả lời tự động tương đối dễ dàng.
Thiết lập trên máy tính
Thiết lập trả lời tự động trên máy tính của bạn bao gồm một vài bước. Nhưng thực hiện đúng sẽ mang lại cho bạn kết quả mong muốn.
- Mở Gmail.
- Chọn biểu tượng bánh răng ở trên cùng để mở cài đặt.
- Chọn “Xem tất cả cài đặt”.
- Cuộn xuống đến “Trả lời tự động”.
- Nhấp vào “Bật chế độ trả lời tự động”.
- Nhập phạm vi ngày, dòng chủ đề và tin nhắn của bạn.
- Nếu bạn muốn chỉ những người trong danh bạ của bạn mới nhìn thấy được trả lời tự động của mình, hãy chọn hộp bên dưới tin nhắn.
- Chọn “Lưu thay đổi”.
Thiết lập tính năng trả lời tự động trên Android và iOS
Có nhiều mẫu trên web có thể được sử dụng để viết tin nhắn trả lời tự động tốt. Nó phải chuyên nghiệp nhưng vẫn thân thiện.
- Mở Gmail.
- Lưu ý quan trọng: Bước này không áp dụng được trên ứng dụng email được cài đặt sẵn trên thiết bị Apple.
- Nhấn vào menu hamburger ở bên trái.
- Cuộn xuống và nhấn vào “Cài đặt”.
- Chọn tài khoản mà bạn muốn thiết lập trả lời tự động.
- Chọn “Trả lời tự động”.
- Bật công tắc để bật chức năng phản hồi.
- Nhập phạm vi ngày, dòng chủ đề và tin nhắn của bạn
- Chạm vào “Xong” trên Android hoặc “Lưu” trên iOS.
Những điều cần lưu ý khi sử dụng trả lời tự động
Biết thêm về tính năng này và cách thức hoạt động của nó sẽ nâng cao trải nghiệm của bạn. Một số điều cần nhớ về trả lời kỳ nghỉ trên Gmail bao gồm:
- Trả lời tự động có hiệu lực từ nửa đêm khi bạn lên lịch sự kiện ngoài văn phòng đến 11:59 vào ngày cuối cùng đã lên lịch. Bạn có thể thay đổi trước khi thời gian này hết hạn.
- Nếu bạn nhận được tin nhắn rác, tin nhắn đó sẽ không nhận được phản hồi tự động. Điều này cũng đúng với các tin nhắn nhận được trong danh sách gửi thư.
- Nếu tài khoản Google Workspace bạn sử dụng là tài khoản của tổ chức, bạn có thể thiết lập để chỉ những người trong tổ chức đó mới nhận được phản hồi tự động.
- Nếu bạn được một người liên hệ nhiều lần trong khoảng thời gian đó, có khả năng là phản hồi tự động sẽ chỉ được gửi sau email đầu tiên. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ ở đây:
- Nếu cùng một người đó liên lạc với bạn bốn ngày sau email đầu tiên và bạn vẫn không liên lạc được.
- Nếu bạn điều chỉnh phản hồi tự động và cùng một người gửi một email khác.
Các biện pháp thực hành tốt nhất liên quan đến tin nhắn vắng mặt
Điều quan trọng là phải tạo một thông điệp vắng mặt mang tính chuyên nghiệp. Nó cũng cần phải tích cực. Một thông điệp tốt nên bao gồm những điều sau:
- Ngày bạn dự định đi xa và ngày bạn dự định trở về. Khi thiết lập giờ làm việc, bạn phải nêu rõ thời gian và ngày bạn có thể làm việc.
- Ước tính thời gian cần thiết để phản hồi. Ngoài ra, bạn có thể hiển thị lịch cho tất cả mọi người hoặc chia sẻ lịch để mọi người có thể biết khi nào bạn sẽ hoặc đang rảnh.
- Người nhận nên làm gì trong trường hợp khẩn cấp. Điều này nên bao gồm số điện thoại liên lạc của người mà họ có thể liên lạc thay thế.
- Tin nhắn phải có cá tính. Mặc dù bạn có thể nghĩ ra một tin nhắn hài hước, thông minh và dí dỏm, nhưng trong nhiều trường hợp, bạn nên giữ cho nó mang tính chuyên nghiệp và súc tích.
- Nhớ sử dụng các hệ thống khác như Gmail để ghi chú sự vắng mặt của bạn.
Khi kỳ nghỉ của bạn kết thúc hoặc bạn trở lại văn phòng, bạn nên quay lại làm việc một cách nhẹ nhàng bằng cách thực hiện một số việc. Bao gồm:
- Tắt tất cả tin nhắn vắng mặt. Google sẽ tự động xử lý việc này. Tuy nhiên, bạn có thể kiểm tra lại để chắc chắn. Ngoài ra, bạn có thể tắt thủ công tin nhắn nếu bạn trở về sớm hơn dự kiến.
- Xem lịch của bạn để xem các cuộc hẹn và nhiệm vụ được đặt cho ngày hôm đó. Điều này giúp bạn có cơ hội chuẩn bị.
- Sau khi kiểm tra các cuộc hẹn và nhiệm vụ của bạn, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Bắt đầu với các nhiệm vụ quan trọng trước và để những người khác làm theo.
- Cố gắng làm mọi việc dễ dàng. Có thể mất một thời gian để bắt kịp mọi thứ trong khi bạn đi xa. Làm việc với đầu óc tỉnh táo và một kế hoạch cho phép bạn bắt kịp dễ dàng hơn.
- Tuân thủ lịch trình: Sau khi đã thiết lập lịch trình, hãy tuân thủ lịch trình đó. Điều này giúp khách hàng, gia đình và đồng nghiệp của bạn tin tưởng rằng họ có thể liên lạc với bạn.
Tận dụng Tự động hóa và Tận dụng các Tính năng của Google Calendar
Tính năng out-of-office của Google Calendar loại bỏ một số sự không chắc chắn liên quan đến việc hủy các cuộc hẹn và cam kết theo cách thủ công. Bằng cách tận dụng tính năng này, bạn có thể tận hưởng thời gian vắng mặt mà không phải lo lắng về việc các tin nhắn quan trọng không nhận được phản hồi khi bạn ngoại tuyến. Tính năng out-of-office cho họ biết khi nào bạn sẽ vắng mặt và mọi lời mời họp, v.v. đều được tự động từ chối.
Bạn đã thử tính năng out-of-office của Google Calendar chưa? Tính năng này hoạt động tốt như thế nào? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.
