Khi bạn gọi một số điện thoại của công ty, bạn thường được chào đón bằng một lời chào thư thoại tự động hướng dẫn bạn qua danh bạ điện thoại và các bước tiếp theo.
Lời chào thư thoại này làm cho doanh nghiệp nhỏ của bạn trông chuyên nghiệp và có thể giúp tăng doanh số và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập lời chào thư thoại cho cửa hàng trực tuyến, doanh nghiệp hoặc blog của bạn. Chúng tôi cũng sẽ hiển thị cho bạn các ví dụ chào thư thoại tốt nhất bạn có thể sử dụng làm mẫu.
Tại sao lời chào thư thoại lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn?
Hơn 88% các tìm kiếm địa phương trên thiết bị di động kết thúc bằng một cuộc gọi điện thoại. Chủ yếu nhờ vào các nút bấm để gọi thông minh xuất hiện trong kết quả tìm kiếm địa phương của Google.
Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, có thể không thể trả lời tất cả các cuộc gọi ngay lập tức. Đôi khi khách hàng có thể gọi sau giờ làm việc và bạn có thể bận hoặc không có nhân viên có sẵn tại thời điểm đó.
Đây là nơi lời chào thư thoại của bạn đến.
Đối với nhiều khách hàng, đây sẽ là liên hệ đầu tiên của họ với doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn không thiết lập lời chào thư thoại, bạn có thể mất khách hàng với đối thủ cạnh tranh.
Mặt khác, không nhận được lời chào thư thoại chính xác cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Khách hàng có thể gác máy, không theo dõi hoặc đơn giản là giao tiếp với đối thủ của họ.
Như đã nói, chúng ta hãy xem cách thiết lập đúng lời chào thư thoại cho doanh nghiệp trực tuyến của bạn.
Cách tốt nhất để thiết lập lời chào thư thoại
Chủ doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng số điện thoại cố định hoặc điện thoại di động để quản lý cuộc gọi. Mặc dù nó có thể hoàn thành công việc, nhưng nó không cho phép bạn quản lý đúng các cuộc gọi kinh doanh hoặc thiết lập lời chào thư thoại tự động hiệu quả.
Cách tốt nhất để quản lý các cuộc gọi kinh doanh là thông qua việc sử dụng dịch vụ điện thoại kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng số điện thoại ảo kinh doanh vì nó cho phép họ quản lý hiệu quả các cuộc gọi kinh doanh mà không mất quyền riêng tư.
Không giống như số điện thoại cố định hoặc điện thoại di động, nó sử dụng Internet để quản lý các cuộc gọi. Thuật ngữ chính thức cho công nghệ này được gọi là dịch vụ điện thoại kinh doanh VoIP (Giao thức thoại qua Internet).
Sử dụng dịch vụ điện thoại thương mại mang đến cho bạn những lợi thế sau so với điện thoại cố định và điện thoại di động.
- Bạn có thể đặt giờ làm việc của mình và ghi lại các lời chào bằng giọng nói khác nhau để phát theo thời gian trong ngày.
- Bạn có thể thiết lập tự động viên, thêm tiện ích mở rộng để định tuyến cuộc gọi, cho phép người dùng để lại tin nhắn thoại và hơn thế nữa.
- Nó hoạt động trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại bàn và thậm chí trên điện thoại di động của bạn bằng các ứng dụng.
- Nhiều người dùng có thể sử dụng cùng một số điện thoại bất kể vị trí của họ.
- Bạn có thể dễ dàng truy cập nhân viên mới mà không cần gọi kỹ thuật viên hoặc mua thiết bị mới.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Nextiva vì đây là nhà cung cấp dịch vụ điện thoại thương mại tốt nhất trên thị trường. Họ cung cấp một bộ đầy đủ các chức năng với bảng điều khiển và ứng dụng dựa trên web dễ sử dụng cho điện thoại của bạn.
Chúng tôi sử dụng Nextiva trong kinh doanh để quản lý các cuộc gọi từ WPBeginner và các thuộc tính Động lực tuyệt vời khác.
Đối với một giải pháp khác, hãy xem RingCentral. Đó là một dịch vụ điện thoại kinh doanh tuyệt vời. Họ cung cấp một nền tảng cực kỳ giàu tính năng, với nhiều công cụ để quản lý lời chào bằng giọng nói, tiếp viên tự động, tin nhắn thoại, bảng điểm cuộc gọi, v.v.
Khi bạn đã thiết lập dịch vụ điện thoại doanh nghiệp, bạn có thể thiết lập lời chào bằng giọng nói bằng cách sử dụng các cài đặt dễ thực hiện.
Ví dụ về lời chào bằng giọng nói cho các công ty
Có một số quy tắc cơ bản bạn phải tuân theo để tạo ra lời chào thư thoại hiệu quả nhất.
- Tránh những lời sáo rỗng như “Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi”, chúng bị lạm dụng và không còn cảm thấy chân thành.
- Đảm bảo ghi âm thư thoại của bạn nghe có vẻ thân thiện và cá nhân.
- Cố gắng không nghe như bạn đang đọc một kịch bản.
- Nếu bạn có thể, hãy thuê một nghệ sĩ giọng nói để giúp bạn ghi lại lời chào thư thoại. Bạn thậm chí có thể tìm thấy ai đó trên Fiverr.
- Đảm bảo thư thoại của bạn cung cấp thông tin quan trọng như giờ làm việc và thông tin liên hệ.
Sau đây là một số mẫu lời chào thư thoại mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình.
Ví dụ chào thư thoại sau giờ làm việc
Lời chào thư thoại này sẽ được phát khi khách hàng gọi cho bạn sau giờ làm việc hoặc vào cuối tuần. Đảm bảo lời chào thư thoại này thông báo cho người dùng về giờ làm việc, các cách khác để liên hệ với dịch vụ khách hàng hoặc địa điểm của cửa hàng.
“Xin chào, bạn đã đến [business name]. Chúng tôi có sẵn qua điện thoại từ [9 am] đến [6 pm] [PST] Thứ Hai đến thứ Sáu. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu liên hệ trên trang web của chúng tôi, [www.example.com] để lại cho chúng tôi một tin nhắn và chúng tôi sẽ liên lạc với bạn qua email. Nếu bạn muốn chúng tôi gọi lại cho bạn, vui lòng để lại tên và số của bạn cùng với một tin nhắn ngắn và nhóm của chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn sớm nhất có thể.
“Xin chào, bạn đã đến [business name]. Chúng tôi hiện không thể trả lời cuộc gọi của bạn. Giờ hành chính của chúng tôi là [business hours] Thứ Hai đến thứ Sáu. Cửa hàng của chúng tôi ở [store location] vẫn mở cho khách hàng trong những ngày cuối tuần. Bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi thông qua trò chuyện trực tiếp trên trang web của chúng tôi [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]. Nếu điều này không khẩn cấp và bạn muốn chúng tôi gọi lại cho bạn, vui lòng để lại tên và số của bạn sau tiếng bíp. ”
Như bạn có thể thấy, cả hai ví dụ đều cung cấp thông tin quan trọng và cung cấp cho khách hàng các hình thức liên hệ thay thế thông qua trò chuyện trực tiếp hoặc hình thức liên hệ.
Ví dụ chào mừng thư thoại
Những tin nhắn chúc mừng có thể được ghi lại trong những ngày lễ.
“Xin chào, bạn đã đến [business name]. Nhóm chúng tôi hiện đang ở ngoài văn phòng để dành kỳ nghỉ với bạn bè và gia đình. Chúng tôi sẽ trở lại làm việc tại [day and time]. Để lại cho chúng tôi tên và số của bạn và chúng tôi sẽ liên lạc với bạn càng sớm càng tốt. [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)]”
“Chúc mừng ngày lễ! Nhóm chúng tôi trong [business name] nó ở xa [date]. Nếu bạn đã là khách hàng, bạn vẫn có thể mở một vé hỗ trợ trên trang web của chúng tôi, chúng tôi sẽ cố gắng liên hệ với bạn trong vòng 24 giờ tới. Bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi qua trò chuyện trực tiếp hoặc hình thức liên lạc trên trang web của chúng tôi [www.example.com]. Nếu nó không khẩn cấp, bạn có thể để lại cho chúng tôi tên và số của bạn sau tiếng bíp. Chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn sớm nhất có thể.
“Xin chào, bạn đã đến [company name]. Chúng tôi bị đóng cửa bởi (tên kỳ nghỉ) và sẽ trở lại làm việc tại [date and time]. Nếu bạn cần trả lời khẩn cấp, bạn có thể gửi email cho chúng tôi tại (email_address), chúng tôi sẽ cố gắng trả lời tất cả các email trong vòng 24 giờ. Bạn cũng có thể để lại cho chúng tôi một tin nhắn và chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn sau kỳ nghỉ lễ (năm mới / ngày lễ vui vẻ).
Như bạn có thể thấy, những lời chào thư thoại này cung cấp cho khách hàng càng nhiều thông tin càng tốt. Những lời chào này cũng đảm bảo rằng khách hàng biết cách nhận được phản hồi nhanh hơn bằng các phương thức liên hệ thay thế trong các ngày lễ.
Ví dụ về lời chào thư thoại vắng mặt / bận rộn
Nếu bạn đang bận rộn, vắng mặt hoặc không đủ năng lực và không thể trả lời các cuộc gọi của khách hàng ngay lập tức, bạn có thể sử dụng những lời chào này làm ví dụ.
“Xin chào, bạn đã đến [business name]Chúng tôi không thể trả lời cuộc gọi của bạn tại thời điểm này, nhưng chúng tôi rất muốn gọi lại cho bạn càng sớm càng tốt. Để lại cho chúng tôi tên và số của bạn sau tiếng bíp. “
Xin chào, chúng tôi hiện đang ở xa điện thoại. Nếu nó không quá khẩn cấp, bạn có thể gửi email cho chúng tôi tại (địa chỉ email). Nếu không, hãy để lại tên và số của bạn sau tiếng bíp và chúng tôi sẽ gọi cho bạn ngay lập tức. ”
Nếu bạn là người duy nhất trả lời các cuộc gọi, bạn có thể biến nó thành một lời chào thư thoại cá nhân.
Xin chào, bạn đã đạt (Tên của bạn). Tôi hiện không thể trả lời điện thoại. Bạn có thể gửi email cho tôi tại (địa chỉ email) hoặc bạn có thể để lại tên và số của mình sau tiếng bíp và tôi sẽ gọi lại cho bạn sớm nhất có thể.
Kiểm tra và cải thiện lời chào thư thoại của bạn
Một lý do tuyệt vời khác để sử dụng dịch vụ điện thoại chuyên nghiệp là bạn có thể theo dõi tất cả các cuộc gọi của mình và xem các báo cáo chi tiết về chúng. Ví dụ, đây là trang phân tích cuộc gọi Nextiva trông như thế nào.
Bạn nên theo dõi xem có bao nhiêu người dùng lắng nghe từng lời chào thư thoại và cách họ trả lời. Lời chào thư thoại với số lượng khách hàng cao hơn để lại một tin nhắn hoạt động hiệu quả.
Tin nhắn thư thoại thậm chí không được nghe hoàn toàn là một thất bại.
Chúng tôi khuyên bạn nên thử lời chào thư thoại khác nhau để tìm sự cân bằng hoàn hảo. Cập nhật thường xuyên lời chào thư thoại của bạn cũng có thể giúp bạn lấp đầy những khoảng trống giao tiếp mà bạn thậm chí không biết là đã tồn tại.
Theo dõi tin nhắn thư thoại của bạn
Bây giờ bạn đã thiết lập một lời chào thư thoại cân bằng, nhiều thông tin và thân thiện, bước tiếp theo thậm chí còn quan trọng hơn.
Điều gì xảy ra sau khi một khách hàng để lại cho bạn một tin nhắn thoại?
Nếu bạn đang sử dụng một sistema Điện thoại doanh nghiệp chuyên nghiệp, bạn có thể dễ dàng theo dõi và trả lời những tin nhắn đó.
Hãy chắc chắn rằng bạn và nhân viên của bạn được chuẩn bị tốt như nhau để theo dõi nhanh chóng. Một cuộc gọi lại sớm làm rất nhiều để tăng cường mối quan hệ kinh doanh và đóng cửa bán hàng.
Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu cách thiết lập lời chào thư thoại cho doanh nghiệp trực tuyến của bạn. Bạn cũng có thể tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo một bản tin điện tử cho doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn thích bài viết này, đăng ký kênh của chúng tôi YouTube để xem video hướng dẫn WordPress. Bạn cũng có thể tìm thấy chúng tôi tại Twitter và Facebook.
