Đại dịch coronavirus đã mang đến những thách thức mới, đặc biệt là khi phải làm việc tại nhà. Nó có thể đặc biệt khó khăn khi bạn có một nhóm đang cố gắng làm việc cùng nhau trong một dự án. Cộng tác ảo đã trở thành bình thường mới trong môi trường làm việc hiện đại khi các nhóm cố gắng làm việc từ nhiều địa điểm hoặc thậm chí cả lục địa.
Google Tài liệu là một công cụ cộng tác tuyệt vời, linh hoạt cho làm việc theo nhóm và dễ truy cập, ngay cả trên điện thoại thông minh. Nhưng với sự linh hoạt này, việc tích hợp email vẫn cần thiết. Email đã trở thành một công cụ giao tiếp cơ bản của công ty. Một số email đã bị xóa và một số được lưu trữ tốt hơn. Khi làm việc với các công cụ hỗ trợ, một số thay đổi có thể cần được các thành viên khác trong nhóm kích hoạt hoặc xem. Tính năng này có thể hữu ích để theo dõi lời mời họp, lịch gửi email và hơn thế nữa.
Tích hợp email trong Google Tài liệu
Google có một số tính năng để giúp bạn hợp nhất các tài liệu và email Google của mình. Đối với tùy chọn đầu tiên, hãy làm theo các bước bên dưới.
Cho phép tạo tài liệu
Đăng nhập vào Gmail và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải. Tiếp theo, nhấp vào Cài đặt. Gần chính giữa trên cùng, nhấp vào tab Labs và từ từ cuộn xuống. Nhấp vào Kích hoạt bên cạnh nó để tạo tài liệu. Sau đó, lưu các thay đổi của bạn. Vì vậy, lần tới khi bạn muốn lưu email của mình vào tài liệu Google, hãy nhấp vào nút Thêm. Nút này nằm ở giữa trên cùng của ngăn đọc thư. Sau đó nhấp vào Tạo tài liệu. Một tab sẽ mở ra và từ đó rất dễ dàng để chỉnh sửa hoặc lưu. Bạn thậm chí có thể xuất sang pdf hoặc các định dạng tệp khác.
Tài liệu đính kèm của Google
Tùy chọn thứ hai mà bạn có là nhấp vào tab Tệp trong tài liệu Google, cuộn xuống và bạn sẽ nhận được tùy chọn “Gửi email dưới dạng tệp đính kèm”. Sau khi chọn tùy chọn này, một thông báo email sẽ được hiển thị như trong sơ đồ bên dưới. Tại đây, bạn có thể thêm địa chỉ email của thành viên mà bạn muốn gửi tài liệu, bạn cũng có quyền chèn một thông báo vào nội dung trước khi chia sẻ tài liệu. Việc tích hợp này đã được Google tạo điều kiện. Tài khoản Gmail được sử dụng để truy cập Google Documents sẽ được sử dụng để gửi email.
Bạn cũng có thể nhúng và chuyển đổi tài liệu Google sang email bằng cách thêm tiện ích mở rộng Google Chrome từ Cửa hàng Chrome trực tuyến, sau đó chọn tiện ích mở rộng. Sau khi tải xuống tiện ích mở rộng của Google, hãy thêm nó. Sau đó, bạn sẽ thấy một nút có nội dung “Mở trong Gmail”. Sau khi nhấp vào nút này, bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên có nội dung “Chúng tôi đang chuyển đổi Google Tài liệu thành email”. Sau đó, bạn sẽ nhận được xác nhận rằng tài liệu Google của bạn đã được gửi dưới dạng email đến ứng dụng Gmail hoặc Google.
phần mở rộng chrome
Bạn cũng có thể tích hợp email với google docs bằng cách thêm phần mở rộng chrome để chỉnh sửa email trong google docs, bạn có thể lấy phần mở rộng chrome. Tiện ích mở rộng này cung cấp khả năng chỉnh sửa email trong tài liệu của Google. Khi bạn đã tải xuống tiện ích mở rộng, hãy nhấp vào Thêm tiện ích mở rộng.
Sau khi mở email, hãy kiểm tra và nhấp vào biểu tượng “Chỉnh sửa trong Google Tài liệu” trong email trong ứng dụng Google hoặc Gmail. Bạn có thể nhận được thông báo yêu cầu cấp quyền truy cập vào Google Drive. Chọn tùy chọn Thêm tài khoản Google Drive. Điều này sẽ rất cần thiết khi bạn muốn lưu email vào Google Drive của mình sau khi chỉnh sửa email trong Google Tài liệu. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn đang làm việc trong một dự án với một nhóm lớn.
Tận hưởng một quy trình làm việc đơn giản hơn, có tính xác thực hơn.
Đây là một số cách để tích hợp tài liệu và email của Google. Bạn có thể tận hưởng các tính năng bổ sung và tối ưu hóa năng suất của mình bằng cách làm việc liên tục và cộng tác trực tuyến với các nhóm dự án khác.
