Chúng ta sẽ ở đâu nếu không có các cuộc họp? Có thể bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn, nhưng khi số người bạn đang làm việc cùng đạt đến một con số nhất định, các cuộc họp trở nên cần thiết. Lên kế hoạch cho một cuộc họp không hề dễ dàng; bạn cần kiểm tra và đảm bảo rằng mọi người đều có mặt, đảm bảo rằng họ biết khi nào cuộc họp diễn ra và gửi chương trình nghị sự. Nếu bạn làm việc với các nhóm từ xa phân tán về mặt địa lý, việc quản lý theo múi giờ thậm chí còn khó khăn hơn. Outlook không hỗ trợ nhiều về múi giờ, nhưng nó cho phép bạn gửi lời mời họp và xem ai đã chấp nhận hoặc từ chối cuộc họp. Người dùng Outlook có tùy chọn tự động chấp nhận hoặc từ chối lời mời họp dựa trên tính khả dụng của họ.
Outlook có thể cảnh báo bạn về xung đột giữa các cuộc hẹn, do đó, lý do là nó biết khung thời gian nào của bạn là rảnh. Nếu bạn muốn Outlook tự động chấp nhận và từ chối lời mời họp, bạn cần bật tùy chọn này.
Chấp nhận và từ chối lời mời họp
Mở Outlook và đi tới Tệp > Tùy chọn. Trong cửa sổ Tùy chọn, chọn tab Lịch từ cột bên phải. Cuộn xuống phần ‘Tự động chấp nhận hoặc từ chối’ và nhấp vào Tự động chấp nhận/từ chối.
Một cửa sổ nhỏ sẽ mở ra với ba tùy chọn; cái đầu tiên sẽ chấp nhận các yêu cầu họp, cái thứ hai sẽ từ chối những yêu cầu mâu thuẫn với lời mời hiện có và cái thứ ba sẽ tự động từ chối các yêu cầu họp định kỳ.
Hạn chế
Bạn có thể bật tất cả các tùy chọn này, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn giữ đúng lịch trình của mình trong Lịch. Nếu bạn có thời gian đột xuất để làm việc gì đó, Lịch sẽ coi đó là thời gian “có sẵn” và chấp nhận lời mời họp.
Nếu bạn không muốn lấp đầy mọi khía cạnh trong ngày làm việc của mình trên lịch, chỉ cần bật tùy chọn từ chối các yêu cầu họp xung đột với các cam kết khác và từ chối các yêu cầu họp lặp đi lặp lại. Bạn sẽ muốn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với những lời mời mà bạn chấp nhận.
Outlook không cho phép bạn đặt số giờ có thể chấp nhận được hoặc số giờ khả dụng mà những người khác trong tổ chức của bạn có thể nhìn thấy khi họ mời bạn tham gia cuộc họp. Nếu vậy, bạn có thể sử dụng chúng để tự động chấp nhận lời mời. Nếu bạn vẫn muốn tự động chấp nhận lời mời họp nhưng không ngại lấp đầy lịch trình của mình, hãy thêm các sự kiện Lịch không tên cho số giờ bạn dự định dành cho công việc. Outlook sẽ không xác minh rằng bạn đang thêm một sự kiện hoặc nhiệm vụ thực sự, vì vậy chỉ cần thêm bất kỳ thứ gì và dành đủ thời gian để trang trải thời gian bạn không thể tham dự cuộc họp. Tôi đang điều chỉnh nó một chút, nhưng đó là giải pháp đơn giản nhất hiện có.
