Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

Cách viết Email nhắc nhở + Mẫu

Lợi ích của việc có hàng triệu người trong danh sách email nếu chỉ một vài người mở và đọc email là gì?

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao tỷ lệ mở email của bạn lại quá thấp?

Nếu vậy, bạn không cô đơn.

Nhưng có một cách thoát khỏi vấn đề này.

Giải pháp là các email nhắc nhở.

Email nhắc nhở là một kỹ thuật hiệu quả và hữu ích giúp người nhận luôn cập nhật thông tin và email của bạn sẽ ở đầu hộp thư đến. Điều này sẽ khuyến khích người đăng ký hoặc khách hàng của bạn thực hiện hành động ngay lập tức.

Nếu bạn chưa quen với email nhắc nhở, hướng dẫn này sẽ cho bạn biết cách viết email nhắc nhở thu hút sự chú ý.

Trên thực tế, tại đây bạn cũng có thể tìm thấy các mẫu email nhắc nhở sẽ giúp bạn viết email nhắc nhở được cá nhân hóa nhắc nhở ai đó trả lời email của bạn.

Nghe hay không? Chúng ta hãy bắt đầu.

Email nhắc nhở là gì?

Email nhắc nhở chính xác như âm thanh của nó. Nó là một tin nhắn ngắn nhắc nhở người đăng ký / khách hàng / người dùng về một cái gì đó cụ thể chưa được thực hiện. Đây có thể là một nhiệm vụ cần được hoàn thành trước một thời hạn nhất định, theo dõi đơn xin việc hoặc một lời nhắc trả chậm.

email nhắc nhở

Giúp các doanh nghiệp và trang web thương mại điện tử xác nhận mua hàng, giỏ hàng bị bỏ rơi, xác nhận sự kiện đặc biệt, v.v.

Một email nhắc nhở nhẹ nhàng là cách tốt nhất để tăng hiệu quả và hoạt động của chiến dịch của bạn, vì nó sẽ cho người đăng ký hoặc khách hàng của bạn thấy rằng bạn quan tâm đến họ.

Do đó, nó sẽ mở ra nhiều cơ hội hơn cho bạn và khách hàng của bạn.

Tuy nhiên, nếu một email nhắc nhở không được xây dựng đúng cách, nó sẽ khiến một người cảm thấy không sẵn sàng làm những gì họ yêu cầu.

Ví dụ về Email Nhắc nhở

1. Email nhắc nhở nhẹ nhàng

Vật mẫu 1:

Xin chào {! Name}!

Bạn đã có thời gian để điều tra điều này?

Chúc mừng,
Tên của bạn

Vật mẫu 2:

Xin chào {! Name}!

Tôi hy vọng bạn là tuyệt vời. Chỉ gửi cho bạn một lời nhắc nhở tử tế về yêu cầu này.

Tôi luôn ghét gửi lời nhắc, nhưng việc không có phản hồi của bạn thực sự khiến mọi thứ trở nên khó khăn. Xin vui lòng cho tôi biết khi bạn có thể xem nó.

Một cách trung thực,
Tên của bạn

2. Email nhắc nhở thanh toán trễ

Kính gửi ông {Name}!

Tôi hy vọng ghi chú này tìm thấy bạn tốt. Đây chỉ là một lời nhắc thân thiện rằng khoản thanh toán cho hóa đơn số 67536, mà chúng tôi đã gửi vào ngày 18 tháng 12, đã đến hạn vào thứ Hai tuần trước.

Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể dành một chút thời gian và xem lại hóa đơn khi bạn có cơ hội.

Bạn có thể vui lòng cho tôi biết khi nào tôi có thể nhận được tiền không? Nếu thanh toán đã được thực hiện, vui lòng bỏ qua email này.

Cảm ơn trước sự hợp tác của bạn.

Trân trọng,
Tên của bạn

3. Email nhắc nhở đi làm muộn

Xin chào {Name}

Thừa nhận lịch trình bận rộn của bạn, tôi muốn nhắc bạn rằng bài tập về nhà của bạn đã đến hạn hai ngày trước.

Tôi sẵn lòng trợ giúp nếu bạn gặp phải bất kỳ rào cản nào hoặc chỉ có một vài câu hỏi về nó.

Chờ câu trả lời của bạn.

Một cách trung thực,
Tên của bạn

4. Email nhắc nhở thân thiện dành cho sếp

Vật mẫu 1:

{Tên ông chủ},

Tiếp tục cuộc trò chuyện trước đây của chúng tôi về {Lập kế hoạch cho chiến dịch quảng cáo}. Tôi hy vọng bạn có một số thời gian để thảo luận ngày hôm nay.

Cảm ơn.
{Tên của bạn}

Vật mẫu 2:

Xin chào {Name}!

Tôi hy vọng bạn khỏe.

Đây là một lời nhắc nhở tốt cho bạn. Tôi đã không nhận được phản hồi về email trước của tôi. Bạn đã có thời gian để điều tra điều này?

Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn, tôi đang đợi bạn !!!

Cảm ơn.
{Tên của bạn}

Vật mẫu 3:

Xin chào {Name}!

Bạn khỏe không?

Tôi hy vọng bạn đã có thời gian để xem lại thông tin. Ý kiến ​​của bạn như thế nào?

Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi. Tôi sẽ rất vui khi trả lời chúng.

Chúc mừng,
Tên của bạn

Các tình huống khác nhau yêu cầu email nhắc nhở

Có rất nhiều tình huống khác nhau mà bạn cần được nhắc nhở về điều gì đó, nhưng email là một cách tuyệt vời để nhắc ai đó về những việc cần làm.

Dưới đây, bạn có thể tìm thấy danh sách một phiên bản mà bạn có thể cần phải gửi:

1. khoản nợ quá hạn

Không ai thích bị trả tiền muộn. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt với tình huống này thường xuyên hơn chúng ta mong muốn.

Theo báo cáo, 79% chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc trả lương.

Vì vậy, nếu ai đó nợ bạn và chậm thanh toán, bạn nên gửi email nhắc nhở thanh toán chậm.

2. làm việc muộn

Hầu hết các công ty phần mềm làm việc như một nhóm trong một dự án cụ thể.

Nhưng nếu ai đó chưa hoàn thành công việc của họ thì sao? Rõ ràng, nó có thể ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành của dự án.

3. Theo dõi đơn xin việc

Nếu bạn đang tìm việc và muốn theo dõi các cuộc phỏng vấn, đôi khi bạn cần viết cho Phòng Nhân sự một email nhắc nhở một cách lịch sự.

4. Email nhắc nhở sự kiện

Hầu hết thời gian, mọi người đăng ký nhận bản tin sự kiện để nhận thông tin cập nhật cụ thể. Gửi thông báo cập nhật trước thời hạn có thể hữu ích cho người đăng ký.

Ngoài ra, còn có một hội thảo trên web, một cuộc hẹn, một thỏa thuận, một cuộc họp và một email nhắc nhở lịch sự.

Cách viết email nhắc nhở

Vì vậy, cho đến nay chúng ta đã thảo luận về email nhắc nhở là gì và các tình huống khác nhau, bây giờ là lúc để xem làm thế nào để viết nó.

1. Dòng chủ đề (quan trọng nhất)

Bạn có biết rằng 78% mọi người đánh giá email bằng dòng tiêu đề của họ không?

Nói cách khác, dòng tiêu đề là ấn tượng đầu tiên và có thể là cuối cùng của bạn đối với người dùng.

Vì vậy, nếu bạn định bỏ qua dòng tiêu đề thì sẽ không được, đồng thời thư không có dòng tiêu đề thường đi thẳng vào thư mục spam.

Luôn sử dụng những từ mạnh mẽ như “Yêu cầu trả lời” hoặc “Chú ý” trong dòng chủ đề, điều này sẽ giúp thu hút sự chú ý của người nhận và tăng cơ hội mở thư của bạn.

Ngoài ra, đừng quên bao gồm tên của dự án, công ty hoặc có thể là sự kiện.

Vì vậy, khi bạn quyết định dòng tiêu đề, email của bạn sẽ trông như thế này:

email nhắc nhở

Sau khi chọn dòng tiêu đề bắt mắt, bây giờ bạn đã sẵn sàng chuyển sang bước tiếp theo: tạo email nhắc nhở thân thiện của mình.

2. Lời chào

Mọi email đều được gửi đến một người nào đó. Lời chào được gửi trực tiếp đến người nhận mà bạn đang gửi thư.

Nó luôn được sử dụng trong một email trang trọng, nhưng đôi khi mọi người bỏ qua phần này cho các thư chính thức.

Luôn bắt đầu tin nhắn của bạn bằng một lời chào và sự tôn trọng. Nếu bạn không quen với người nhận hoặc không biết tên, hãy sử dụng “Dear Sir / Madam” hoặc “To Whom It May Concern”.

Bạn cũng có thể theo dõi tên bằng “Xin chào”, chỉ khi mối quan hệ thân mật hơn.

email nhắc nhở

3. Tin nhắn của bạn

Sau khi bạn chọn dòng chủ đề và lời chào, bây giờ là lúc bạn phải che phần nội dung của thư.

Bắt đầu tin nhắn của bạn bằng một ghi chú tích cực, chẳng hạn như “Tôi hy vọng bạn đang làm tốt.” Điều này ngăn không cho thông điệp của bạn có vẻ quá khắc nghiệt.

Tiếp theo, bạn cần truyền đạt mục đích của thông điệp của bạn. Giải thích những gì đằng sau, chẳng hạn như thanh toán, vận chuyển hoặc công việc và thời điểm nó được cho là hoàn thành.

Bạn cũng có thể thêm một nút CAT sẽ giúp người nhận dễ dàng đi đến tận cùng vấn đề.

email nhắc nhở

4. đóng tin nhắn của bạn

Dòng kết thúc tin nhắn của bạn phải phản ánh giọng điệu yêu cầu của bạn. Nếu bạn đã sử dụng giọng điệu thân mật, câu kết cũng phải thân mật. Tương tự, nếu email của bạn là trang trọng, dòng kết thúc phải trang trọng.

Cách thêm email nhắc nhở trong Gmail

Giờ đây, bạn có thể dễ dàng thêm lời nhắc trong Gmail bằng cách làm theo các bước đơn giản:

Đi tới Cài đặt> tab Chung> Cuộn xuống Di chuyển> Chọn cả hai hộp “Đề xuất email để theo dõi” và “Đề xuất email để trả lời”

phần kết luận

Tôi hy vọng bạn thích hướng dẫn cuối cùng để viết email nhắc nhở vào năm 2022.

Bây giờ tôi muốn nghe những gì bạn phải nói:

Bạn đã bao giờ phải viết một email nhắc nhở cho Nhân sự hoặc Sếp chưa? nếu vậy, bạn đã giải quyết nó như thế nào?

Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới.

Cũng đọc: