Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

Chữ ký email chuyên nghiệp: 8 những sai lầm cần tránh

Chữ ký email là một yếu tố quan trọng đối với một số công ty vì hầu hết nhân viên của họ gửi email mỗi ngày. Nhờ khả năng hiển thị hàng ngày, chữ ký email là một kênh giao tiếp thực sự theo đúng nghĩa của nó. Tổng quan về những sai lầm phổ biến cần tránh.

1. Không có chữ ký email tự động

Hãy bắt đầu với quy tắc cơ bản. Điều quan trọng là phải thiết lập một chữ ký email sẽ tự động xuất hiện mỗi khi bạn muốn viết một email mới. Ưu điểm: bạn không cần phải viết lại các chi tiết của mình mỗi lần, sẽ không có lỗi đánh máy hoặc thiếu sót, và chữ ký của bạn sẽ luôn giống hệt nhau và được trình bày tốt, đảm bảo cho sự chuyên nghiệp của bạn.

Lời khuyên : tồn tại hai giải pháp để có được chữ ký email tự động: chúng có thể được quản lý bằng các công cụ tạo chữ ký email chuyên dụng hoặc bạn có thể thực hiện thủ công trên Outlook hoặc Gmail.

2. Chỉ sử dụng một hình ảnh làm chữ ký email

Nếu chữ ký email của bạn là một hình ảnh đơn giản ở định dạng JPG hoặc PNG, bạn sẽ gặp phải một số vấn đề. Bạn chấp nhận rủi ro rằng chữ ký của bạn sẽ không xuất hiện ở cuối email mà ở dạng tệp đính kèm trên một số dịch vụ nhắn tin nhất định. Một bất lợi khác: các yếu tố văn bản như số điện thoại hoặc địa chỉ email của bạn không thể sao chép dễ dàng và bạn không thể thêm các liên kết khác nhau theo nhu cầu của mình (ví dụ: mạng xã hội).

Lời khuyên : thích định dạng văn bản cho chi tiết liên hệ của bạn, điều này đảm bảo rằng các phần tử của bạn sẽ được hiển thị cho người nhận của bạn và người nhận sẽ có thể truy xuất các phần tử này một cách dễ dàng nếu họ cần. Tuy nhiên, điều này không ngăn cản bạn thêm một biểu ngữ tiếp thị ngoài văn bản này.

3. Không hài hòa chữ ký email của công ty

Nếu chữ ký email trong công ty của bạn không hài hòa, điều này có thể ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu của bạn. Bạn nên chuẩn hóa chữ ký email của các cộng tác viên của mình: logo, màu sắc, phông chữ, kích thước văn bản, cấu trúc, v.v.

Lời khuyên : bạn có thể tạo mẫu chữ ký chung cho tất cả mọi người (hoặc mẫu dành riêng cho từng nhóm kinh doanh) và áp dụng thủ công trực tiếp thông qua tin nhắn chuyên nghiệp. Một khả năng khác: có những công cụ quản lý chữ ký email của nhân viên của bạn từ A đến Z và tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật của họ với tất cả các phòng ban.

4. Sử dụng các phông chữ có thể không hiển thị

Hãy cẩn thận với các phông chữ bạn sử dụng, một số phông chữ có thể không được hiển thị chính xác trong hộp thư của khách hàng hoặc nhà cung cấp của bạn. Điều này có thể xảy ra nếu bạn sử dụng phông chữ không phải là một trong những phông chữ tiêu chuẩn được cài đặt sẵn trên hầu hết các PC.

Lời khuyên : Dưới đây là một số phông chữ an toàn cho web phổ biến mà bạn có thể sử dụng trong chữ ký email của mình: Arial, Tahoma, Verdana, Trebuchet, Courier, Lucida, Times New Roman, Georgia, Palatino, Impact và Arial Black.

5. Không bao gồm địa chỉ email của bạn trong chữ ký của bạn

Một số nhà cung cấp dịch vụ email không hiển thị địa chỉ email của bạn trong trường “Từ” của người gửi, thay vào đó họ muốn hiển thị tên của bạn. Đây là lý do tại sao việc đưa địa chỉ email của bạn vào chữ ký là có liên quan, giúp những người muốn sao chép nhanh địa chỉ của bạn để gửi cho người khác dễ dàng hơn.

Lời khuyên : đảm bảo rằng địa chỉ email của bạn có thể nhấp được. Trên Outlook, nếu địa chỉ email được chèn chính xác trong chữ ký của bạn, các liên hệ của bạn có thể nhấp vào địa chỉ đó để tạo email mới cho bạn.

6. Tiếp tục phân phát các biểu ngữ đã lỗi thời

Lỗi cổ điển: tiếp tục hiển thị chữ ký email không còn được cập nhật. Thực ra rất dễ quên thay đổi chữ ký của bạn. Ví dụ: bạn đã chèn một biểu ngữ tiếp thị để quảng cáo một sự kiện được tổ chức vào tháng Ba và bạn tiếp tục phân phối biểu ngữ này vào tháng Tư. Điều này không phản ánh một hình ảnh tốt cho công ty của bạn và nó có thể gây ra cảm giác thất vọng cho khách hàng, khách hàng tiềm năng hoặc nhà cung cấp của bạn.

Lời khuyên : Để tránh loại sự cố này, bạn có thể thiết lập cảnh báo trong lịch của mình để nhắc bạn sửa đổi chữ ký của mình vào một ngày cụ thể. Bạn cũng có cơ hội xem qua một công cụ chữ ký email chuyên dụng cho phép bạn định cấu hình khoảng thời gian phân phối biểu ngữ được đề cập.

7. Thêm quá nhiều liên kết

Bạn đã lên kế hoạch bắn pháo hoa các liên kết trong chữ ký email của mình để tăng chuyển đổi chưa? Nó không. Nếu có quá nhiều liên kết, chữ ký email của bạn sẽ xuất hiện quá “bận rộn” trong mắt người nhận và có lẽ cũng hơi quá “thương mại”. Cuối cùng, nó chứng minh là có liên quan để thêm một số liên kết hạn chế với văn bản khá ngắn.

Lời khuyên : Nếu bạn muốn thêm mạng xã hội của mình, hãy chọn tài khoản mà bạn hoạt động nhiều nhất, không nhất thiết phải đặt tất cả. Thay vì thêm các liên kết văn bản, hãy ưu tiên các biểu tượng truyền thông xã hội (nhỏ hơn và hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh).

8. Quên kiểm tra chữ ký email của bạn trên các hệ thống và thiết bị nhắn tin khác nhau

Mỗi dịch vụ email đều có đặc điểm riêng của nó. Mẫu chữ ký email của bạn được hiển thị chính xác trên Outlook nhưng có trên Gmail không? Về phía hỗ trợ, cách hiển thị chữ ký của bạn cũng có thể khác trên thiết bị di động vì màn hình được giảm bớt.

Lời khuyên : hãy nhớ kiểm tra mẫu chữ ký mới của bạn bằng cách gửi email đến hệ thống nhắn tin chính (Outlook, Gmail, Yahoo! Mail, Apple Thư). Đồng thời chạy thử nghiệm trên điện thoại thông minh của bạn để đảm bảo không có độ trễ khó chịu liên quan đến chi tiết liên hệ và liên kết nhúng của bạn.