Cuộc nói chuyện qua điện thoại: ghi âm làm bằng chứng hình thành hợp đồng? CNIL phản hồi

Nhiều chuyên gia muốn giữ đoạn ghi âm cuộc nói chuyện qua điện thoại, tin rằng điều này là bằng chứng của một hợp đồng, ngay cả khi không có xác nhận bằng văn bản.

Tuy nhiên, câu hỏi không phải lúc nào cũng rõ ràng. Vậy, việc làm này có hợp pháp không? Các điều kiện để được tôn trọng và các quy tắc có hiệu lực là gì? Ủy ban Điện toán và Tự do Quốc gia đưa ra câu trả lời của mình.

Việc ghi âm được cho phép miễn là nó tạo thành giải pháp chứng minh duy nhất

Theo quan điểm pháp lý, việc ghi âm cuộc nói chuyện qua điện thoại để làm bằng chứng cho việc hình thành hợp đồng là được ủy quyền. Tuy nhiên, bất kỳ tổ chức hoặc công ty nào muốn làm như vậy, với tư cách là người kiểm soát dữ liệu, phải chứng minh rằng đây là cách duy nhất để chứng minh rằng hợp đồng đã được ký kết với chủ thể dữ liệu. Do đó không nên trộn lẫn các hợp đồng có thể được ký kết bằng miệng và các hợp đồng cần xác nhận bằng văn bản.

CNIL cho chúng tôi biết rằng đăng ký phải là cần thiết. Một số hợp đồng thuộc phạm vi đăng ký bằng miệng. ” Chỉ các cuộc trò chuyện liên quan đến việc ký kết hợp đồng qua điện thoại mới có thể được ghi lại “, Giải thích hằng số dữ liệu. Điều này có nghĩa là người điều khiển điện thoại mà bạn có trên điện thoại chỉ có thể ghi lại cuộc trò chuyện nếu chủ đề của cuộc trò chuyện rõ ràng liên quan đến việc giao kết hợp đồng và nếu nó là phương tiện duy nhất để chứng minh rằng có hợp đồng.

Có những trường hợp các cơ quan chức năng nhất định, chẳng hạn như Tổng cục Cạnh tranh, Vấn đề Người tiêu dùng và Phòng chống Gian lận (DGCCRF) hoặc Cơ quan Thị trường Tài chính (AMF), thực hiện kiểm tra các nghĩa vụ mà các điều hành viên phải tôn trọng. Đây là trường hợp, ví dụ: khi bạn thực hiện giao dịch với nhà cung cấp dịch vụ đầu tư hoặc khi nhà phân phối bảo hiểm thực hiện hành vi xâm nhập. Các nhà chức trách muốn đảm bảo rằng các nghĩa vụ về thông tin khách hàng được tôn trọng.

Các quy tắc đơn giản cần tuân theo để bảo vệ những người ở đầu dây bên kia

Có các quy tắc rõ ràng giúp bảo vệ khách hàng, người dùng, nhà cung cấp hoặc khách hàng tiềm năng. Đầu tiên, những người liên quan đến đăng ký phải được thông báo ” một cách ngắn gọn, minh bạch, dễ hiểu và dễ tiếp cận, bằng các thuật ngữ rõ ràng và đơn giản về cách xử lý dữ liệu về anh ấy.

Để tuân thủ GDPR, do đó điều hành viên phải chỉ ra mục tiêu theo đuổi của cuộc điện thoại, danh tính của người kiểm soát dữ liệu, sự tồn tại của quá trình xử lý, khoảng thời gian lưu giữ dữ liệu và những thứ khác như thủ tục thực hiện quyền truy cập và cải chính. . Đề cập bằng miệng về những yếu tố này là bắt buộc. CNIL cũng đề xuất tham chiếu đến một trang web, thuộc loại “thông báo pháp lý”.

Ngoài ra, dịch vụ hoặc nhà điều hành phải đảm bảo bảo mật dữ liệu cá nhân của người đối thoại, nhưng cũng giới hạn thời gian lưu giữ của các bản ghi âm. Thời hạn giới hạn của thông luật là năm năm.

Và để biết chi tiết ngân hàng, đăng ký hay không?

Việc thu thập dữ liệu ngân hàng là một điểm nhạy cảm. Bằng cách đăng ký hợp đồng hoặc đặt trước qua điện thoại, có thể tình cờ thông báo số thẻ của anh ta, ngày hết hạn và biểu đồ mật mã trực quan. Dữ liệu nhạy cảm này sau đó được ghi lại như một phần của cuộc trò chuyện qua điện thoại.

CNIL nhắc nhở rằng việc ghi lại dữ liệu này là không cần thiết để thực hiện thanh toán đúng cách. Do đó, nó khuyến nghị rằng một thiết bị tạm thời làm gián đoạn việc ghi âm nên được đặt ở khắp mọi nơi và cung cấp cho người tiêu dùng, để thông tin chi tiết về ngân hàng của họ không bị lưu lại trong bản ghi âm.

Nguồn : CNIL