Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

Hướng dẫn định dạng có điều kiện trong Excel

Một trong những tính năng hữu ích nhất trong Excel là định dạng có điều kiện. Điều này cho phép bạn cung cấp các chỉ số trực quan cho dữ liệu trong bảng tính của bạn. Sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel, bạn có thể hiển thị liệu dữ liệu vượt quá giới hạn hoặc dưới giới hạn, có xu hướng tăng hay giảm hoặc nhiều hơn nữa.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel và một số ví dụ về thời điểm sử dụng tính năng này tốt nhất.

Thay đổi màu ô với định dạng có điều kiện

Một trong những cách phổ biến nhất mà mọi người sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel là Quy tắc ô nổi bật. Ví dụ, hãy nói, một giáo viên sử dụng bảng tính để lưu hồ sơ điểm cho bài kiểm tra.

ví dụ lớp giáo viên

Là một bảng tính đơn giản, giáo viên chỉ có thể quét qua bảng để xem học sinh nào đã vượt qua hoặc trượt bài kiểm tra. Hoặc, một giáo viên sáng tạo có thể kết hợp một quy tắc tô sáng các ô tô điểm Quy tắc của điểm nổi bật, vượt qua hoặc không đạt điểm với màu sắc phù hợp – đỏ hoặc xanh lục.

Để làm điều này, chọn Trang Chủ chọn và chọn Định dạng có điều kiện trong nhóm Kiểu. Từ danh sách này, bạn có thể chọn quy tắc nào bạn muốn áp dụng. Điều này bao gồm đánh dấu các ô lớn hơn, nhỏ hơn, giữa hoặc bằng một giá trị.

chọn quy tắc ô nổi bật

Trong ví dụ này, giáo viên muốn làm nổi bật các ô màu xanh lá cây nếu chúng lớn hơn lớp đi qua trong ô D2. Đánh dấu tất cả các ô trong cột B (trừ tiêu đề) và chọn Lớn hơn từ Làm nổi bật quy tắc tế bào thực đơn.

Bạn có thể nhập giá trị tĩnh làm giới hạn hoặc chọn một ô có chứa giá trị. Bạn có thể giữ màu đỏ ánh sáng màu đỏ tiêu chuẩn với Văn bản màu đỏ đậm trong phần thả xuống, chọn từ bất kỳ thiết lập màu tùy chỉnh nào khác hoặc chọn Định dạng tùy chỉnh để thiết lập của riêng bạn.

thiết lập giới hạn làm nổi bật ô

Bạn có thể thấy rằng quy tắc này làm nổi bật tất cả các lớp vượt qua màu xanh lá cây.

sử dụng các ô tô sáng trong excel

Nhưng những gì về các lớp thất bại? Để thực hiện điều này, bạn phải chọn các ô giống nhau và lặp lại quy trình ở trên, nhưng chọn quy tắc ít hơn quy tắc. Chọn cùng một ô đi qua và tạo màu Light Red với Dark Red Text.

làm nổi bật quy tắc di động

Khi bạn thực hiện xong, hai quy tắc được áp dụng cho dữ liệu sẽ làm nổi bật một cách thích hợp dữ liệu lớp tùy theo việc chúng có dưới hoặc vượt quá giới hạn cấp lớp hay không.

Sử dụng quy tắc trên / dưới trong Excel

Một quy tắc định dạng có điều kiện rất hữu ích khác trong Excel là các quy tắc trên đỉnh / dưới cùng của YouTube. Điều này cho phép bạn phân tích bất kỳ danh sách dài dữ liệu nào và xếp hạng danh sách theo bất kỳ điều nào sau đây:

  • 10 mặt hàng hàng đầu
  • 10 mục dưới cùng
  • Tôp 10%
  • Dưới 10%
  • Trên mức trung bình
  • Dưới mức trung bình

Ví dụ: giả sử bạn có một danh sách các cuốn sách bán chạy nhất của Thời báo New York cùng với điểm của người đánh giá trong bảng tính. Bạn có thể sử dụng quy tắc Trên / Dưới để xem sách nào được xếp hạng một trong 10 quy tắc tốt nhất hoặc 10 tệ nhất trong toàn bộ danh sách.

Để thực hiện việc này, chỉ cần chọn toàn bộ danh sách, sau đó từ menu Định dạng có điều kiện, chọn quy tắc Trên / Dưới và sau đó chọn 10 Mục hàng đầu.

chọn quy tắc cao thấp

Bạn aren giới hạn trong 10 mục hàng đầu. Trên cửa sổ cấu hình, bạn có thể thay đổi số này thành bất kỳ số nào bạn thích và bạn cũng có thể thay đổi màu cho các ô.

cấu hình 10 mục hàng đầu

Bạn có thể sử dụng cách tiếp cận tương tự như phần trước để hiển thị cả 10 đầu và 10 dưới cùng bằng cách thêm quy tắc phụ và làm nổi bật 10 màu đỏ phía dưới, đồng thời làm nổi bật 10 màu xanh lục trên cùng.

Khi bạn kết thúc, trong nháy mắt bạn có thể thấy xếp hạng tốt nhất và xếp hạng thấp nhất trong danh sách.

Top 10 và dưới 10 nổi bật

Sử dụng tô sáng cho các mục cao nhất hoặc thấp nhất cho phép bạn giữ danh sách của mình được sắp xếp theo cách bạn muốn, nhưng bạn vẫn có thể thấy sắp xếp (cao nhất hoặc thấp nhất) trong nháy mắt. Điều này cũng cực kỳ hữu ích khi bạn sử dụng quy tắc trung bình hoặc dưới trung bình là tốt.

Sử dụng Data Bar định dạng có điều kiện

Một quy tắc định dạng có điều kiện rất hữu ích khác là quy tắc định dạng thanh dữ liệu. Điều này cho phép bạn chuyển đổi các ô dữ liệu của mình thành biểu đồ thanh ảo. Quy tắc này sẽ lấp đầy ô với tỷ lệ phần trăm màu dựa trên vị trí điểm dữ liệu ở trên và dưới giới hạn cao và thấp mà bạn đặt.

Ví dụ: giả sử bạn đi du lịch nhiều lần vì công việc và bạn đăng nhập nhiên liệu bạn sử dụng trong các chuyến đi đến các tiểu bang cụ thể. Tính năng điền này sẽ áp dụng mẫu điền cho từng điểm dữ liệu dựa trên các điểm dữ liệu tối đa và tối thiểu của bạn là giới hạn cao và thấp. Bạn có thể chuyển đổi các ô dữ liệu nhiên liệu của mình thành biểu đồ thanh bằng cách sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện của thanh dữ liệu.

Để làm điều này, chọn toàn bộ cột dữ liệu và chọn Thanh dữ liệu từ Định dạng có điều kiện thực đơn.

định dạng thanh dữ liệu

Bạn có thể chọn từ hai tùy chọn định dạng thanh dữ liệu khác nhau.

  • Gradient Fill: Điều này sẽ lấp đầy các ô trong một mẫu gradient được tô bóng.
  • Solid Fill: Điều này sẽ điền vào các ô trong một mẫu màu rắn.

Để định cấu hình này, chỉ cần chọn cột dữ liệu bạn muốn áp dụng điền vào và chọn tùy chọn tô màu gradient hoặc khối rắn từ menu Thanh dữ liệu định dạng có điều kiện.

Sau khi áp dụng, bạn sẽ thấy độ dốc hoặc khối đặc được áp dụng cho ô của mọi điểm dữ liệu.

điền màu

Khả năng chuyển đổi dữ liệu bảng tính thành biểu đồ thanh nhúng có rất nhiều ứng dụng hữu ích.

Sử dụng định dạng có điều kiện thang màu

Một thay thế cho việc sử dụng tùy chọn biểu đồ thanh trực quan mà các tùy chọn điền vào ô cung cấp là tính năng định dạng có điều kiện thang màu. Nó lấp đầy các ô bằng một gradient biểu thị cho dù điểm dữ liệu đó ở đầu thấp hay cao của phạm vi dữ liệu tổng thể.

Để áp dụng định dạng này, chỉ cần chọn phạm vi ô bạn muốn áp dụng định dạng và sau đó chọn lựa chọn màu của bạn từ Vảy màu bên trong Định dạng có điều kiện thực đơn.

định dạng thang màu

Khi bạn áp dụng định dạng này cho một phạm vi ô, nó sẽ cung cấp một hình ảnh tương tự như tùy chọn thanh dữ liệu. Nhưng việc tô màu các ô cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan tốt hơn về nơi mọi điểm dữ liệu nằm trong một phạm vi.

Tùy chọn bạn chọn thực sự phụ thuộc vào cách bạn muốn trình bày dữ liệu của mình trong bảng tính. Một thang màu như thế này rất hữu ích nếu bạn không thực sự muốn bảng tính của mình trông giống như một biểu đồ thanh. Nhưng bạn vẫn muốn xem – trong nháy mắt – nơi trong phạm vi mỗi điểm dữ liệu rơi xuống.

Cách sử dụng bộ biểu tượng trong Excel

Một trong những tính năng sáng tạo nhất của định dạng có điều kiện trong Excel là bộ dữ liệu biểu tượng. Những thứ này cho phép bạn thực hiện một biểu tượng để trực quan hóa một cái gì đó về dữ liệu trong biểu đồ.

bên trong Bộ biểu tượng thực đơn trong Định dạng điều kiện, bạn có thể chọn từ một loạt các bộ biểu tượng.

Các bộ biểu tượng này sẽ hiển thị bên trong mỗi ô dữ liệu để thể hiện trong đó phạm vi tổng thể của dữ liệu mà vật phẩm rơi xuống. Nếu bạn chọn các mũi tên, bạn sẽ thấy một mũi tên xuống màu đỏ cho dữ liệu thấp. Một mũi tên lên màu xanh cho dữ liệu cao. Một mũi tên ngang màu vàng cho dữ liệu tầm trung.

bộ dữ liệu biểu tượng

Những màu sắc này là hoàn toàn tùy biến nếu bạn chọn. Để tùy chỉnh, chỉ cần chọn cột dữ liệu và chọn Quản lý các quy tắc trong menu Định dạng có điều kiện.

Tất cả các tùy chọn định dạng có điều kiện này cho phép bạn hình dung dữ liệu trong bảng tính của mình. Điều này giúp hiểu rõ hơn những gì bạn đã cố gắng thể hiện với dữ liệu trong nháy mắt.