Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

Hướng dẫn từng bước để đánh dấu và xóa các mục trùng lặp trong Google Trang tính

Hàm COUNTIF và xóa dữ liệu là hai trong số những cách dễ nhất để tìm các bản sao trong Google Trang tính.

Giới thiệu về Google Trang tính

Google Trang tính là một ứng dụng bảng tính miễn phí, dựa trên đám mây do Google cung cấp như một phần của bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh được thiết kế để cạnh tranh với Microsoft Office. Google Trang tính có thể chuẩn bị dữ liệu, thực hiện phép tính, v.v.

Nó được sử dụng để sửa đổi, tổ chức và lưu trữ dữ liệu. Bộ năng suất Google Tài liệu bao gồm chương trình này, bao gồm Google Drive, Google Trang tính và Google Trang trình bày.

Tuy nhiên, một trong những ưu điểm của Google Trang tính là, không giống như Excel, bạn có thể chia sẻ chúng trong thời gian thực với những người dùng khác.

Google Trang tính đã đơn giản hóa việc tạo cơ sở dữ liệu bằng cách cung cấp giao diện thân thiện với người dùng và các công cụ thiết thực để sắp xếp dữ liệu.

Sử dụng Google Trang tính có thể tăng năng suất và tiết kiệm thời gian. Người dùng không còn lo lắng về việc mất dữ liệu quan trọng hoặc vô tình ghi đè lên tệp vì nền tảng này dựa trên đám mây.

Một trong những chương trình cơ sở dữ liệu và bảng tính được sử dụng rộng rãi nhất là Google Trang tính, có sẵn trên tất cả các hệ điều hành di động và máy tính để bàn phổ biến.

Google Trang tính giúp bạn tạo cơ sở dữ liệu dễ dàng hơn như thế nào?

Theo truyền thống, việc tạo cơ sở dữ liệu là một hoạt động đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, những phát triển công nghệ gần đây, đặc biệt là Google Trang tính, đã đơn giản hóa quy trình này rất nhiều. Chương trình cũng có nhiều khả năng, chẳng hạn như khả năng thêm biểu đồ, công thức và hình ảnh.

Hầu hết các công ty sử dụng chúng để quản lý và lưu trữ dữ liệu thời gian thực thay vì các cơ sở dữ liệu đắt tiền khác như PostgreSQL, MySQL, SQL Server, v.v. Hầu hết các bộ dữ liệu nhỏ đều thích Google trang tính hơn.

Google Trang tính không phải là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu toàn diện cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, không giống như các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu khác, các dự án và doanh nghiệp nhỏ có thể hoạt động hiệu quả khi quản lý hiệu quả các hoạt động tài chính của công ty.

Điều quan trọng là nó có một số tính năng mạnh mẽ được cung cấp miễn phí, chẳng hạn như Google Sheets API, App Script, Form Triggers, Time Triggers và ImportXML.

Người dùng Application Script có thể kết nối với các cơ sở dữ liệu khác nhau vì Application Script bao gồm dịch vụ JDBC để kết nối với MySQL, Microsoft SQL Server và các cơ sở dữ liệu khác.

Các công ty có thể giảm chi tiêu cho các sản phẩm hệ thống quản lý dữ liệu khác nhau bằng cách sử dụng tất cả các khả năng của họ.

Bây giờ chúng ta hãy thảo luận về tác động của các giá trị trùng lặp trong cơ sở dữ liệu.

Tác động của các giá trị trùng lặp trong cơ sở dữ liệu

Nếu dữ liệu được sử dụng cho mục đích phân tích hoặc báo cáo, các giá trị trùng lặp trong cơ sở dữ liệu có thể ảnh hưởng xấu đến dữ liệu.

Trong một số ít trường hợp, các giá trị trùng lặp có thể làm lệch dữ liệu, điều này có thể dẫn đến kết luận không chính xác. Trong các trường hợp khác, việc trùng lặp các giá trị có thể khiến dữ liệu trở nên khó sử dụng và khó hiểu.

Trong cả hai trường hợp, điều rất quan trọng là phải biết về các tác động tiềm tàng của các giá trị trùng lặp trong cơ sở dữ liệu và thực hiện các biện pháp phòng ngừa để ngăn chặn hoặc giảm thiểu các tác động đó.

Đánh dấu các mục trùng lặp trong Google Trang tính trong một cột

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét các cách để phát hiện và loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Google Trang tính.

Một công thức phổ biến được sử dụng để làm nổi bật các bản sao là:

=COUNTIF(range, criterion)

Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách sử dụng công thức này trong Google Trang tính.

Chuyển đến tùy chọn “Định dạng” trong menu trên cùng và cuộn xuống “Định dạng có điều kiện” như hình bên dưới.

Các tùy chọn định dạng có điều kiện mới sẽ xuất hiện ở bên phải sau khi nhấp vào nút định dạng có điều kiện như hình bên dưới:

Khi bạn đã xác định phạm vi ô mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp, hãy cuộn xuống phần Quy tắc định dạng và chọn “Công thức tùy chỉnh là” từ trình đơn thả xuống như minh họa trong ví dụ trên.

Nhập công thức vào trường này:

=COUNTIF($G$6:$G$14,G6)>1

Ô G nên được thay thế bằng cột thích hợp tùy thuộc vào nhu cầu làm nổi bật các bản sao.

Sau khi nhấn nút Xong, các bản sao từ cột sẽ được đánh dấu như bạn có thể thấy trong hình trên.

Sử dụng cài đặt kiểu định dạng như minh họa bên dưới, bạn có thể thay đổi màu đánh dấu hoặc các tùy chọn định dạng khác:

Trong ví dụ trên, chúng ta đã thấy cách đánh dấu các mục trùng lặp từ một cột.

Trong phần sau, chúng ta sẽ xem cách đánh dấu các mục trùng lặp từ nhiều cột.

Đánh dấu các mục trùng lặp trong Google Trang tính ở nhiều cột

Tất cả các giai đoạn của quy trình này sẽ giống như đã thảo luận ở trên, ngoại trừ công thức và phạm vi ô mà chúng tôi xác định để đánh dấu các bản sao.

Để hiểu điều này tốt hơn, hãy lấy một ví dụ.

Chuyển đến “Định dạng có điều kiện” từ menu điều hướng “Định dạng” để chạy công thức. Các tùy chọn sẽ hiển thị ở bên phải như trong hình bên dưới.

Phạm vi ô được chỉ định trong phần “Áp dụng cho Phạm vi”.

Trong phần “Quy tắc định dạng”, công thức được sử dụng để đánh dấu các mục trùng lặp từ nhiều cột là:

=COUNTIF($F$6:$I$8,F6)>1

Đó là một công thức rất đơn giản và dễ thực hiện. Công thức chỉ chứa phạm vi ô mà chúng ta cần xác định các bản sao.

Sau khi thực hiện công thức này, các giá trị trùng lặp từ bốn cột sẽ được tô sáng, như bạn có thể thấy trong ví dụ bên dưới.

Trong hình minh họa này, chúng tôi cũng đã thay đổi màu đánh dấu thành màu xanh lam.

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá cách làm nổi bật dữ liệu trùng lặp từ các hàng.

Đánh dấu các bản sao trong Google Trang tính theo hàng

Trong Google Trang tính, việc xác định các hàng dữ liệu trùng lặp hơi khác so với việc đánh dấu các cột trùng lặp.

Chúng tôi sẽ không lặp lại mọi bước vì chúng đều giống nhau ngoại trừ công thức.

Hãy lấy một ví dụ.

Phạm vi ô mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp được liệt kê trong phần “Áp dụng cho phạm vi” của tùy chọn định dạng có điều kiện, như minh họa trong hình bên dưới.

Trong phần “Công thức tùy chỉnh là”, công thức bạn đã nhập là

=COUNTIF(ARRAYFORMULA($A$3:$A$10&$B$3:$B$10&$C$3:$C$10),$A3&$B3&$C3)>1

Lưu ý rằng mặc dù công thức có vẻ phức tạp nhưng nó bao gồm số ô bắt đầu và ô kết thúc của các hàng mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp.

Kết quả sẽ được hiển thị như chỉ ra bên dưới sau khi chạy công thức này.

Trong hình minh họa này, màu tô sáng cũng được sửa đổi, điều này có thể thực hiện được trong cùng một phần của menu kiểu định dạng như để tô sáng các cột trùng lặp.

Đánh dấu các mục trùng lặp trong Google Trang tính cho các tiêu chí cụ thể

Nếu bạn muốn đánh dấu các mục trùng lặp dựa trên các tiêu chí nhất định, bạn cần sử dụng toán tử dấu hoa thị (“*”) để yêu cầu COUNTIF kết hợp cả hai phạm vi đã xác định và hiển thị kết quả.

Cú pháp của công thức thỏa mãn điều kiện trên sẽ như sau:

=(COUNTIF(Range,Criteria)>1) * (New Condition) )

Hãy lấy một ví dụ để hiểu điều này.

Tiêu chí: Giả sử bạn muốn đánh dấu tất cả các hàng trùng lặp trong cơ sở dữ liệu trong khi vẫn giữ nguyên các mục nhập đầu tiên của các hàng trùng lặp.

Hãy xem cách thực hiện trong Google Trang tính. Ngoại trừ việc thay đổi công thức, tất cả các bước đều giống như các bước đã giải thích ở trên trong các phương pháp khác, vì vậy hãy đi thẳng vào vấn đề.

Công thức để đáp ứng các tiêu chí trên như sau:

=COUNTIF(ArrayFormula($A$3:$A3&$B$3:$B3&$C$3:$C3),$A3&$B3&$C3)>1

Công thức có vẻ phức tạp và dài bao gồm phần đầu và phần cuối của số ô.

Bảng Google bên dưới cho thấy các mục nhập đầu tiên Apple và Màu cam được bỏ qua và những cái cuối cùng được tô sáng.

Cho đến giờ, chúng ta đã biết cách đánh dấu dữ liệu trùng lặp trong hàng, cột và theo tiêu chí cụ thể.

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá nhanh cách loại bỏ dữ liệu trùng lặp bằng phím tắt.

Phím tắt để loại bỏ trùng lặp

Chọn cơ sở dữ liệu hoặc cột mà bạn muốn xóa các bản ghi trùng lặp, chọn “Data Sanitization” từ menu ở trên cùng, cuộn xuống “Remove Duplicates” và nhấp vào OK như trong hình bên dưới.

Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên để chọn các phương án thay thế và phê duyệt việc xóa các bản sao sau khi nhấp vào “Xóa các bản sao” như trong hình bên dưới.

Có một lựa chọn “Dữ liệu dưới dạng hàng tiêu đề” như trong hình bên dưới. Chọn hộp này nếu trang tính của bạn có một hàng tiêu đề để Google Trang tính bỏ qua nó khi xóa các mục trùng lặp.

Các bản sao sẽ bị loại bỏ khi bạn xác nhận lựa chọn của mình và nhấp vào nút “Xóa các bản sao”, hiển thị trạng thái bên dưới.

Làm thế nào để tạo một danh sách duy nhất?

Hãy trích xuất một danh sách riêng biệt từ cơ sở dữ liệu có nhiều bản sao.

Công thức cực kỳ đơn giản để hiểu và sử dụng.

Để hiểu điều này, hãy lấy một trong những Google Trang tính trước đây của chúng tôi.

Cú pháp để tạo một danh sách duy nhất là

=unique(range start: range end)

Như bạn có thể thấy trong hình ảnh bên dưới, công thức được đặt trong cột D, phạm vi ô mà chúng tôi muốn trích xuất dữ liệu duy nhất được xác định và sau khi thực hiện, kết quả được hiển thị trong cột D.

Làm cách nào để xóa khoảng trắng trong Google Trang tính?

Khi làm việc trên Google Sheet với dữ liệu dạng văn bản hoặc số, bạn thường gặp phải tình trạng thừa khoảng trống trong các ô, điều này gây khó chịu.

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét cách loại bỏ những khoảng trắng thừa đó.

Hãy sử dụng Google Sheet bên dưới để loại bỏ các khoảng trắng thừa.

Chọn cột hoặc tập dữ liệu có khoảng trắng thừa, chuyển đến “Menu Dữ liệu” ở trên cùng, cuộn xuống “Dọn dẹp Dữ liệu” và nhấp vào “Cắt bỏ Khoảng trắng” như minh họa bên dưới.

Sau khi chọn “Cắt bỏ khoảng trắng”, bạn sẽ thấy kết quả như trong hình bên dưới. Như bạn có thể thấy, cột hiện không còn khoảng trắng thừa.

những từ cuối

Sao chép dữ liệu không chỉ là sự lãng phí thời gian không cần thiết mà còn có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng và các lỗi tốn kém.

Nếu Google Sheet của bạn nhỏ, bạn có thể tìm thủ công, nhưng nếu bạn có nhiều sheet thì sẽ rất lâu và dễ bị lỗi. Các kỹ thuật trên sẽ giúp bạn xác định các bản sao trong tài liệu Google và xóa tất cả chúng cùng một lúc.

Sau đó, bạn có thể xem Câu hỏi thường gặp cuối cùng về Google Trang tính.