10 tip dan trik teratas untuk konferensi video bagi orang yang bekerja dari organisasi
Catatan: Dalam topik berikutnya yang akan Anda baca, Anda akan mempelajari tentang: 10 tip dan trik teratas untuk konferensi video bagi orang yang bekerja dari organisasi
Sebagian besar kantor telah mengizinkan karyawannya untuk bekerja dari rumah karena penyebaran pandemi virus corona. Semua rapat dan diskusi kantor besar dilakukan melalui aplikasi konferensi video.
Saat ini, konferensi video adalah cara terbaik untuk tetap berhubungan dengan kolega Anda dan berbagi semua informasi penting dengan cepat. Namun, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal sebelum memulai panggilan video untuk mendapatkan hasil maksimal.
Hal-hal lain yang harus dilakukan selama di rumah:
Berikut adalah beberapa tip dan trik untuk membuat panggilan video Anda efektif dan berdampak.
1. Gunakan program konferensi video terbaik
Anda harus menyadari bahwa untuk mengadakan konferensi video yang efektif, Anda harus memilih aplikasi dengan bijak. Anda dapat merujuk ke daftar aplikasi konferensi video terbaik kami dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Aplikasi konferensi video yang sesuai harus memiliki antarmuka yang ramah pengguna dan fitur dasar seperti berbagi layar, jendela obrolan, dll. Selain itu, pastikan Anda menggunakan versi terbaru aplikasi tersebut. fitur keren dan perbaikan bug disertakan dalam versi aplikasi yang diperbarui.
2. Koneksi internet stabil
Koneksi jaringan yang baik bukanlah suatu kemewahan, tetapi suatu keharusan ketika Anda perlu menghadiri atau mengadakan pertemuan profesional. Koneksi internet dengan bandwidth rendah dapat menyebabkan gangguan visual dan menurunkan kualitas suara. Ini pada akhirnya akan menyebabkan komunikasi yang buruk dan juga akan mempengaruhi produktivitas pertemuan.
3. Kenali fitur-fitur aplikasi konferensi video
Sebelum memulai panggilan rapat atau menghadiri konferensi video, pastikan Anda memahami fungsionalitas dasar aplikasi. Memiliki pengetahuan yang benar tentang cara kerja aplikasi akan menghemat waktu Anda dalam konferensi video dan mempermudah Anda.
Misalnya, Anda perlu mengetahui cara menonaktifkan atau mengaktifkan panggilan, pintasan yang diperlukan, dan cara menggunakan fitur seperti berbagi layar di aplikasi.
Baca juga: Apakah Tetap Bekerja dari Rumah Setelah Pandemi Virus Corona Berakhir?
4. Bagikan rencana sebelumnya dengan grup.
Penting bagi kolega Anda untuk mengetahui tujuan pertemuan bahkan sebelum dimulai. Oleh karena itu, berbagi rencana sebelum rapat dimulai akan memastikan bahwa mereka yang akan menghadiri rapat mengetahui alasan di baliknya.
Anda dapat membagikan paket tersebut sebagai PDF atau dokumen melalui email atau program perpesanan instan apa pun.
5. Tepat waktu adalah kunci kesuksesan.
Ketepatan waktu memainkan peran penting dalam rapat video. Sebagian besar peserta segera diberitahu tentang semua pertemuan yang dijadwalkan. Anda harus mencoba untuk menghadiri konferensi video sebelum waktu yang ditentukan, jika tidak, itu juga akan menunda jadwal peserta lain.
Anda juga perlu membersihkan lensa kamera di laptop, webcam, atau perangkat seluler Anda sebelum menghadiri rapat karena kotoran pada lensa dapat merusak tampilan.
Nah jika Anda menggunakan rapat Zoom Untuk konferensi video, Anda tidak perlu khawatir tentang latar belakang karena Anda dapat menggunakan beberapa latar belakang berbeda yang tersedia di aplikasi. Microsoft Teams juga telah menambahkan fitur serupa yang memungkinkan Anda mengubah latar belakang.
Selain itu, Anda juga dapat menambahkan gambar latar khusus ke rapat Anda Zoom dapat membantu Anda menyesuaikan layar panggilan video sesuai pilihan Anda.
Poin penting lainnya adalah jika Anda menghadiri pertemuan profesional melalui ponsel cerdas Anda, cukup alihkan ke mode senyap. Pemberitahuan panggilan atau pesan dapat menyebabkan banyak masalah selama konferensi video.
6. Hilangkan gangguan
Anda harus memastikan bahwa latar belakang tidak berisi apa pun yang dapat menarik perhatian peserta saat Anda bersiap untuk konferensi video. Anda harus menghilangkan penghalang apa pun di bingkai kamera sebelum memulai atau menghadiri rapat.
Baca selengkapnya: Alat terbaik untuk bekerja dari rumah secara efektif selama karantina virus karantina
7. Gunakan pencahayaan yang tepat
Saat Anda pergi ke panggilan video, pastikan Anda berada di tempat yang tepat. Cahaya terang di latar belakang dapat membingungkan webcam Anda dan membuat video menjadi lebih gelap.
Anda juga harus memperhatikan sudut dan postur kamera saat menghadiri konferensi video. Kamera harus disimpan dalam posisi yang sesuai agar peserta dapat melihat wajahnya. Sikap Anda saat menghadiri rapat menentukan perhatian Anda, jadi sebaiknya hindari duduk atau berbaring selama video call dan usahakan duduk tegak dan tampil energik.
8. Berpakaian dengan benar
Jika Anda harus menghadiri rapat di kantor Anda, Anda tidak akan mengenakan celana pendek dan kaus. Aturan yang sama berlaku untuk konferensi video, dan Anda harus berpakaian dengan pantas sebelum menghadiri konferensi video, karena manajer Anda mungkin tidak menyukai sweter warna-warni Anda.
9. Gunakan kartu konferensi video yang tepat
Baik dalam praktik atau selama konferensi video, label sangat penting. Ada beberapa aturan yang harus Anda ikuti selama konferensi video agar profesional dan efektif.
Pertama, jika rapat direkam, semua peserta harus diberi tahu sebelum dimulai. Dengan cara ini, mereka dapat menghindari percakapan pribadi saat bergabung dalam rapat.
Hal penting lainnya yang harus diingat adalah semua peserta, kecuali pembicara, harus mematikan mikrofon agar tidak ada ketidaknyamanan. Gangguan apa pun dapat menyesatkan pembicara dan pendengar lainnya.
10. Zona waktu itu penting!
Anda dan pelanggan Anda mungkin berada di negara dan zona waktu yang berbeda. Beberapa orang mungkin mengikuti konsep Daylight Saving Time (DST) yang menyebabkan banyak kebingungan.
Anda harus mempertimbangkan zona waktu sebelum mengadakan rapat atau mengirim undangan kalender, karena waktu juga harus berfungsi untuk peserta lain. Zona waktu yang salah dapat menyebabkan banyak kekacauan, dan juga akan menghambat produktivitas Anda.
Anda dapat mengikuti tips dan trik yang disebutkan di atas untuk membuat rapat Anda lebih produktif. Ini adalah tip umum yang akan meningkatkan pengalaman orang yang bekerja dari rumah akibat penyebaran pandemi virus corona.
