5 Tips untuk Minggu Kerja yang Lebih Produktif

Ini Senin pagi. Anda telah duduk di meja Anda selama dua jam dan belum melakukan apa pun selain merevisi email ke teman tiga kali memintanya untuk mengawasi anjing Anda ketika Anda pergi berlibur. Hei, itu terjadi. Dan tiba-tiba, ini hari Rabu sore dan Anda masih belum mencapai sesuatu yang penting minggu ini. Kemana perginya waktu? Kita semua memiliki minggu kerja seperti ini. Bisakah Anda memutarnya?

Jika Anda memiliki beberapa tips dan trik untuk menarik keluar dari tas produktivitas Anda, Anda mungkin dapat menyelamatkan produktivitas Anda minggu ini. Lima kiat produktivitas ini dapat membantu Anda kembali ke jalur minggu ini dan tetap fokus di masa depan.

1. Jadikan Rutinitas Pagi Yang Memandu Anda

"Lakukan tugas terberatmu dulu." Anda pernah mendengar saran itu, kan? Itu sama sekali tidak membantu! Mungkin juga, "Kumpulkan semua kemauanmu dan paksa dirimu untuk melakukan sesuatu yang tidak ingin kau lakukan." Terimakasih banyak.

Sebagai gantinya, buat rutinitas pagi yang memandu Anda ke tugas yang Anda tahu harus Anda lakukan. Itu tidak harus menjadi tugas tersulit Anda juga. Tapi atur niat Anda pada sesuatu. Ini sebuah contoh:

• Buat secangkir kopi,
• Duduklah di meja Anda,
• Buka aplikasi daftar tugas Anda dan atur niat Anda dengan memutuskan tugas mana yang menjadi fokus,
• Tandai tugas itu sebagai prioritas tinggi, dan
• Kumpulkan alat-alat yang Anda butuhkan untuk melakukan tugas di depan Anda, apakah itu berarti membuka file dan program atau menemukan nomor telepon.

Tak satu pun dari tindakan dalam rutinitas itu yang sulit, namun mereka mengatur Anda untuk melakukan tugas yang ingin Anda lakukan. Ini jauh lebih baik daripada mengandalkan kemauan sendiri.

Pastikan untuk menjadikannya rutin — sesuatu yang biasa Anda lakukan. Mulailah dengan sesuatu yang mudah dan menyenangkan, seperti membuat kopi atau teh, menyalakan musik, atau menyesuaikan pencahayaan Anda. Jika Anda ingin memulai rutinitas, itu mungkin membuat segala sesuatu yang datang setelah sedikit lebih mudah.

2. Hemat Busywork Anda

Mengarsipkan laporan pengeluaran, menghapus meja Anda, memindai dokumen, membersihkan kotak masuk Anda — ini semua adalah tugas yang harus dilakukan. Adakah seseorang yang meyakinkan Anda bahwa Anda seharusnya tidak melakukan tugas-tugas semacam ini karena mereka hanya memiliki sedikit nilai? Pernahkah Anda mengatakan pada diri sendiri bahwa tugas-tugas ini hanya membuat Anda merasa produktif meskipun Anda tidak benar-benar produktif? Omong kosong.

Pertama-tama, tugas-tugas ini memiliki nilai. Dalam skema besar, nilainya mungkin lebih rendah dari tugas utama Anda, tetapi itu bukan nol. Anda diwajibkan kepada kolega Anda dalam bidang akuntansi untuk menyelesaikan laporan pengeluaran tepat waktu. Mengosongkan kotak masuk Anda hari ini membuat pengalaman yang lebih lancar untuk melakukan triase email besok. Jika Anda tidak melihat setumpuk kertas di dekatnya, Anda tidak akan terganggu olehnya.

Kedua, menyimpan tugas-tugas ini dan melakukannya pada waktu yang tepat adalah strategi manajemen waktu yang sangat produktif. Kita semua memiliki fase selama minggu kerja ketika kita dapat berkonsentrasi dan tidak dapat berkonsentrasi. Mengajukan laporan pengeluaran tidak membutuhkan banyak konsentrasi. Jadi simpan tugas itu untuk saat ketika kemampuan Anda untuk berkonsentrasi rendah. Untuk jam sembilan pagi, Jumat sore sering kali merupakan waktu terbaik untuk menyirami tanaman, mengajukan dokumen, dan melakukan pekerjaan sibuk apa pun yang perlu Anda lakukan.

3. Bersandar pada Tomat untuk Motivasi

Apa yang Anda lakukan ketika tahu saatnya untuk menyelesaikan tugas tertentu, tetapi Anda sepertinya tidak bisa memulai? Ketika saya pada titik terendah motivasi saya, saya beralih ke tomat.

Teknik Pomodoro adalah metode kerja yang membantu orang mendorong melalui kurangnya motivasi. Ini dinamai timer dapur tua yang berbentuk seperti tomat; pomodoro adalah bahasa Italia untuk tomat. Pengarang dan konsultan Francesco Cirillo datang dengan metode sebagai mahasiswa dan kemudian menggambarkannya (dan merek dagang) di bukunya dengan nama yang sama. Anda mengatur timer sekitar 25 menit dan mengerjakan tugas yang ada sampai habis. Kemudian Anda mengatur ulang timer selama lima menit dan istirahat sejenak. Anda mengulangi siklus itu beberapa kali dan akhirnya beristirahat lebih lama.

Lain kali jika Anda tampaknya tidak dapat memulai suatu tugas, lihat apakah melakukan itu hanya selama 25 menit membuat Anda mengatasi masalah. Kemudian atur timer dan retak. Anda tidak perlu pengatur waktu tomat, karena Anda dapat menggunakan sekarang menggunakan aplikasi atau ekstensi browser yang dirancang untuk teknik ini. Saya suka yang disebut Alur Kerja Ketat. Ekstensi peramban yang terinspirasi oleh Teknik Pomodoro juga biasanya disertai dengan pemblokir URL yang mencegah Anda untuk masuk Twitter, Facebook, Pinterest, ESPN, atau situs web kesenangan bersalah lainnya saat Anda mencoba untuk bekerja.

4. Ambil Pertemuan Selama Waktu Kemerosotan Anda

Cara terburuk untuk menjadwalkan rapat adalah memilih kapan saja saat Anda bebas. Jam sehari tidak dibuat sama. Beberapa dari jam-jam itu adalah saat-saat ketika Anda cenderung memiliki energi, merasa fokus, dan dapat menemukan motivasi Anda. Anda perlu melindungi jam-jam itu sehingga Anda bisa mengatasi pekerjaan yang paling sulit saat itu. Jangan memberikan jam-jam itu kepada orang-orang yang ingin mengadakan pertemuan.

Sebaliknya, miliki waktu default hari ketika Anda bebas untuk rapat. Jam berapa hari Anda cenderung merosot? Jam penurunan Anda harus menjadi waktu pertemuan default Anda.

Hanya sedikit orang yang memiliki kendali penuh atas saat rapat terjadi. Jika bos bos Anda mengundang Anda ke rapat, Anda pergi pada saat mereka memilih. Kapan kamu adalah mengendalikan waktu rapat, namun, seperti ketika seseorang bertanya kepada Anda kapan Anda bebas, beri mereka opsi yang sejalan dengan kemerosotan Anda. Dengan begitu Anda menghemat waktu fokus tinggi Anda untuk pekerjaan yang membutuhkan fokus tinggi.

Tip ini tidak jauh berbeda dengan yang mungkin pernah Anda dengar sebelumnya: Blokir beberapa jam di kalender Anda setiap hari untuk pekerjaan yang fokus mendalam. Inilah perbedaannya. Hanya sedikit orang yang benar-benar memblokir waktu, sedangkan menjadwalkan pertemuan selama kemerosotan Anda adalah sesuatu yang mungkin Anda lakukan.

5. Buang Tip Produktivitas Yang Tidak Berfungsi untuk Anda

Manusia mengandung banyak orang. Tidak ada yang tahu seberapa mirip atau berbeda mereka dari orang lain. Di mana kita menemukan motivasi, apa yang membantu kita tetap fokus, apa yang membuat kita merasa kehilangan semangat, dan bagaimana kita mengisi ulang adalah unik bagi kita masing-masing. Kita dapat melihat ke sains untuk mencari tahu saran atau kiat produktivitas seperti apa yang berhasil untuk kebanyakan orang, tetapi kita tidak akan pernah tahu apa yang berhasil untuk kita sampai kita mencobanya.

Monique Valcour, seorang pelatih eksekutif dan kontributor Harvard Business Review, menulis sebuah artikel berwawasan luas dengan tips untuk orang-orang yang membenci tips produktivitas. Ini untuk orang-orang yang menemukan motivasi dengan melihat ke dalam pada niat mereka daripada ke luar pada to-do list mereka. Ini untuk orang-orang yang tidak cocok dengan timer tomat dan merasa lebih baik tentang diri mereka sendiri karena membuat kemajuan yang baik pada tugas daripada menyelesaikannya dengan tenggat waktu yang sewenang-wenang.

Dengan semua itu dalam pikiran, buang semua tips produktivitas yang tidak bekerja untuk Anda. Cobalah, tetapi singkirkan mereka jika mereka tidak sesuai dengan kepribadian Anda. Tidak ada kekurangan kiat dan strategi produktivitas. Jangan merasa Anda gagal jika beberapa di antaranya tidak bekerja untuk Anda. Fokuslah pada orang-orang yang melakukannya.