Cara mengatur ucapan pesan suara komersial (dengan contoh)

Saat Anda menelepon nomor telepon perusahaan, Anda biasanya disambut dengan salam pesan suara otomatis yang memandu Anda melalui buku telepon dan langkah selanjutnya.

Ucapan pesan suara ini membuat bisnis kecil Anda terlihat profesional dan dapat membantu meningkatkan penjualan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Pada artikel ini, kami akan menunjukkan cara mengatur ucapan pesan suara untuk toko online, bisnis, atau blog Anda. Kami juga akan menunjukkan kepada Anda contoh ucapan pesan suara terbaik yang dapat Anda gunakan sebagai template.

Mengapa salam pesan suara penting bagi bisnis Anda?

Lebih dari 88% penelusuran lokal di seluler diakhiri dengan panggilan telepon. Terutama berkat tombol panggilan untuk menelepon pintar yang muncul di hasil pencarian lokal Google.

Untuk banyak usaha kecil, mungkin tidak mungkin untuk menjawab semua panggilan sekaligus. Terkadang pelanggan mungkin menelepon setelah jam kerja dan Anda mungkin atau mungkin tidak memiliki staf yang tersedia pada waktu itu.

Di sinilah salam pesan suara Anda masuk.

Bagi banyak pelanggan, ini akan menjadi kontak pertama mereka dengan bisnis Anda. Jika Anda tidak menyiapkan salam pesan suara, Anda bisa kehilangan pelanggan karena pesaing Anda.

Di sisi lain, tidak mendapatkan salam pesan suara yang benar juga dapat memiliki konsekuensi serius. Pelanggan dapat menutup telepon, tidak menindaklanjuti, atau hanya berkomunikasi dengan pesaing mereka.

Dengan itu, mari kita lihat cara mengatur ucapan pesan suara dengan benar untuk bisnis online Anda.

Cara terbaik untuk mengatur salam pesan suara

Pemilik usaha kecil sering menggunakan telepon rumah atau ponsel untuk mengelola panggilan. Meskipun dapat menyelesaikan pekerjaan, itu tidak memungkinkan Anda mengelola panggilan bisnis dengan benar atau mengatur salam pesan suara otomatis yang efektif.

Cara terbaik untuk mengelola panggilan bisnis adalah melalui penggunaan layanan telepon bisnis. Banyak bisnis kecil menggunakan nomor telepon bisnis virtual karena memungkinkan mereka mengelola panggilan bisnis secara efisien tanpa mengorbankan privasi.

Tidak seperti telepon rumah atau ponsel, ia menggunakan Internet untuk mengelola panggilan. Istilah resmi untuk teknologi ini disebut layanan telepon bisnis VoIP (Voice over Internet Protocol).

Menggunakan layanan telepon komersial memberi Anda keuntungan berikut dibandingkan telepon rumah dan telepon seluler.

• Anda dapat mengatur jam kerja Anda dan merekam salam suara yang berbeda untuk disiarkan sesuai dengan waktu.
• Anda dapat mengatur penjawab otomatis, menambahkan ekstensi ke panggilan rute, mengizinkan pengguna untuk meninggalkan pesan suara, dan banyak lagi.
• Ini berfungsi di komputer, tablet, telepon meja, dan bahkan di ponsel Anda dengan aplikasi.
• Beberapa pengguna dapat menggunakan nomor telepon yang sama terlepas dari lokasi mereka.
• Anda dapat dengan mudah mengakses karyawan baru tanpa memanggil teknisi atau membeli peralatan baru.

Kami merekomendasikan Nextiva karena ini adalah penyedia layanan telepon komersial terbaik di pasar. Mereka menawarkan rangkaian fungsi lengkap dengan aplikasi berbasis web yang mudah digunakan dan panel kontrol untuk ponsel Anda.

Kami menggunakan Nextiva dalam bisnis kami untuk mengelola panggilan dari WPBeginner dan properti Dinamis hebat lainnya.

Untuk solusi lain, lihat RingCentral. Ini adalah layanan telepon bisnis yang bagus. Mereka menawarkan platform yang sangat kaya fitur, dengan banyak alat untuk mengelola salam suara, penjawab otomatis, pesan suara, transkrip panggilan, dll.

Setelah menyiapkan layanan telepon bisnis, Anda dapat mengatur salam suara menggunakan pengaturan yang mudah diikuti.

Contoh salam suara untuk perusahaan

Ada beberapa aturan dasar yang harus Anda ikuti untuk membuat salam pesan suara yang paling efektif.

• Hindari klise seperti “Panggilan Anda penting bagi kami,” yang terlalu sering digunakan dan tidak lagi terasa tulus.
• Pastikan rekaman pesan suara Anda terdengar ramah dan pribadi.
• Cobalah untuk tidak terdengar seperti sedang membaca naskah.
• Jika Anda bisa, sewa artis suara untuk membantu Anda merekam salam pesan suara. Anda bahkan mungkin menemukan seseorang di Fiverr.
• Pastikan pesan suara Anda memberikan informasi penting seperti jam kerja dan informasi kontak.

Berikut adalah beberapa contoh salam pesan suara yang dapat Anda gunakan untuk bisnis Anda.

Contoh ucapan pesan suara setelah jam kerja

Ucapan pesan suara ini akan diputar saat pelanggan menelepon Anda setelah jam kerja atau di akhir pekan. Pastikan salam pesan suara ini memberi tahu pengguna tentang jam kerja, cara lain untuk menghubungi layanan pelanggan, atau lokasi toko.

“Halo, kamu di sini [business name]. Kami tersedia melalui telepon dari [9 am] tiba [6 pm] [PST] Senin sampai Jumat. Anda juga dapat menggunakan formulir kontak di situs web kami, [www.example.com] Tinggalkan pesan kepada kami dan kami akan menghubungi Anda melalui email. Jika Anda ingin kami menghubungi Anda kembali, silakan tinggalkan nama dan nomor Anda bersama dengan pesan singkat dan tim kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin.

“Halo, kamu di sini [business name]. Saat ini kami tidak dapat menjawab panggilan Anda. Jam kantor kami adalah [business hours] Senin sampai Jumat. Toko kami di [store location] tetap terbuka untuk pelanggan selama akhir pekan. Anda juga dapat menghubungi kami melalui obrolan langsung situs web kami [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]. Jika ini tidak mendesak dan Anda ingin kami menelepon Anda kembali, silakan tinggalkan nama dan nomor Anda setelah bunyi bip. ”

Seperti yang Anda lihat, kedua contoh memberikan informasi penting dan menawarkan formulir kontak alternatif kepada pelanggan melalui obrolan langsung atau formulir kontak.

Contoh sambutan pesan suara

Pesan ucapan selamat dapat direkam selama liburan.

“Halo, kamu di sini [business name]. Tim kami saat ini sedang berada di luar kantor menghabiskan liburan bersama teman dan keluarga. Kami akan kembali bekerja di [day and time]. Tinggalkan kami nama dan nomor Anda dan kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin. [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)]”

“Selamat berlibur! Tim kami di [business name] itu jauh [date]. Jika Anda sudah menjadi pelanggan, Anda masih dapat membuka tiket dukungan di situs web kami, kami akan mencoba menghubungi Anda dalam waktu 24 jam ke depan. Anda juga dapat menghubungi kami melalui obrolan langsung atau formulir kontak di situs web kami [www.example.com]. Jika tidak mendesak, Anda dapat meninggalkan kami nama dan nomor Anda setelah bunyi bip. Kami akan menghubungi Anda kembali sesegera mungkin.

“Halo, kamu di sini [company name]. Kami tutup oleh (nama hari libur) dan akan kembali bekerja pada [date and time]. Jika Anda membutuhkan jawaban mendesak, Anda dapat mengirim email kepada kami di (alamat_email), kami akan mencoba menjawab semua email dalam waktu 24 jam. Anda juga dapat meninggalkan pesan kepada kami dan kami akan menghubungi Anda kembali setelah liburan (tahun baru/liburan bahagia).

Seperti yang Anda lihat, salam pesan suara ini memberi pelanggan informasi sebanyak mungkin. Salam ini juga memastikan bahwa pelanggan mengetahui cara mendapatkan respons yang lebih cepat menggunakan metode kontak alternatif selama liburan.

Contoh ucapan pesan suara yang tidak ada/sibuk

Jika Anda sibuk, tidak hadir, atau tidak kompeten dan tidak dapat langsung menjawab panggilan pelanggan, Anda dapat menggunakan salam ini sebagai contoh.

“Halo, kamu di sini [business name]Kami tidak dapat menjawab panggilan Anda saat ini, tetapi kami akan senang untuk menghubungi Anda kembali sesegera mungkin. Tinggalkan kami nama dan nomor Anda setelah bunyi bip. “

Hai, saat ini kami tidak menggunakan telepon. Jika tidak terlalu mendesak, Anda dapat mengirim email kepada kami di (alamat email). Jika tidak, tinggalkan nama dan nomor Anda setelah bunyi bip dan kami akan segera menghubungi Anda. ”

Jika hanya Anda yang menjawab panggilan, Anda dapat mengubahnya menjadi salam pesan suara pribadi.

Halo, Anda telah mencapai (Nama Anda). Saat ini saya tidak dapat menjawab telepon. Anda dapat mengirim email kepada saya di (alamat email) atau Anda dapat meninggalkan nama dan nomor Anda setelah bunyi bip dan saya akan menelepon Anda kembali sesegera mungkin.

Uji dan tingkatkan salam pesan suara Anda

Alasan bagus lainnya untuk menggunakan layanan telepon profesional adalah Anda dapat melacak semua panggilan Anda dan melihat laporan terperinci tentangnya. Misalnya, inilah tampilan halaman analisis panggilan Nextiva.

Anda harus melacak berapa banyak pengguna yang mendengarkan setiap salam pesan suara dan bagaimana mereka merespons. Salam pesan suara dengan jumlah pelanggan yang lebih banyak meninggalkan pesan yang berhasil.

Pesan voicemail yang bahkan tidak terdengar adalah kegagalan total.

Kami merekomendasikan mencoba salam pesan suara yang berbeda untuk menemukan keseimbangan yang sempurna. Memperbarui salam pesan suara Anda secara teratur juga dapat membantu Anda mengisi celah komunikasi yang bahkan tidak Anda ketahui ada.

Pantau pesan pesan suara Anda

Sekarang setelah Anda menyiapkan salam pesan suara yang seimbang, informatif, dan ramah, langkah selanjutnya bahkan lebih penting.

Apa yang terjadi setelah pelanggan meninggalkan Anda pesan suara?

Jika Anda menggunakan sistem Telepon Bisnis profesional, Anda dapat dengan mudah memantau dan menanggapi pesan-pesan tersebut.

Pastikan Anda dan staf Anda sama-sama siap untuk tindak lanjut yang cepat. Panggilan balik awal sangat membantu memperkuat hubungan bisnis dan menutup penjualan.

Kami harap artikel ini membantu Anda mempelajari cara mengatur ucapan pesan suara untuk bisnis online Anda. Anda juga dapat melihat panduan kami tentang cara membuat buletin elektronik untuk bisnis Anda.

Jika Anda menyukai artikel ini, berlangganan saluran kami YouTube untuk menonton video tutorial WordPress. Anda juga dapat menemukan kami di Twitter dan Facebook.