Kesalahan manusia, otomatisasi dan dunia pemrosesan keuangan
Tentang Penulis
Dermot Murray adalah manajer umum EMEA, Workiva
Kemajuan teknologi telah memainkan peran utama dalam meningkatkan pelaporan di seluruh sektor keuangan. Sementara pelaporan tradisional melihat proses manual berbasis kertas yang membutuhkan sejumlah besar waktu, sumber daya, dan uang, teknologi memungkinkan organisasi untuk merampingkan proses secara efisien meskipun data semakin banyak.
Meskipun penyerapan digital telah meningkat, banyak organisasi saat ini masih dibatasi oleh proses lama dan sistem warisan. Ini sering disebabkan oleh bandwidth tim TI dan kemampuan mereka untuk mengadopsi dan mengelola perangkat lunak, tetapi juga dapat ditarik kembali ke alasan sederhana keakraban. Banyak tim lebih suka menggunakan proses dan sistem lama karena kenyamanan bekerja dengan teknologi yang sudah mereka ketahui.
Kompleksitas yang terkait dengan fragmentasi
Dengan beberapa organisasi yang menggunakan sistem warisan, dan beberapa merangkul digitalisasi, pelaporan keuangan telah menjadi proses yang semakin tidak konsisten dan terfragmentasi. Putus hubungan ini telah menciptakan ruang untuk kesalahan, menyebabkan efek riak yang berserakan dengan denda dan biaya untuk reputasi organisasi. Karena margin untuk kesalahan sangat tinggi, dan konsekuensinya parah, itu menjadi perhatian utama bagi banyak organisasi. Menurut survei Ipsos baru-baru ini untuk Shred-It, 53% eksekutif C-suite dan 28% pemilik bisnis kecil mengutip kesalahan manusia atau kehilangan yang tidak disengaja oleh pihak luar sebagai penyebab utama dari pelanggaran data.
Memperbaiki satu kesalahan di beberapa spreadsheet, presentasi, dan laporan adalah proses yang kompleks. Untuk melakukan ini dan memastikan keakuratan, organisasi harus menghabiskan sumber daya yang signifikan – baik dari segi biaya maupun dukungan karyawan. Ketidakkonsistenan dan risiko yang terkait dengan proses manual ini mendorong perlunya transformasi keuangan dalam organisasi di seluruh dunia.
Menggunakan otomatisasi untuk merampingkan proses pelaporan
Mobil, rumah, dan perangkat yang terhubung dianggap sebagai norma saat ini. Namun meskipun demikian, banyak organisasi masih menolak untuk mengakui peluang yang mungkin datang dari melihat proses pelaporan dengan cara yang sama. Dengan memanfaatkan otomatisasi untuk menghubungkan semua nilai di berbagai laporan – dokumen, spreadsheet, dan deck presentasi – organisasi dapat meminimalkan risiko oleh kesalahan manusia, menghemat uang, dan meningkatkan konsistensi di seluruh perusahaan.
Solusi ujung ke ujung juga dapat membantu merampingkan proses konsolidasi dokumen, produksi, peninjauan, dan persetujuan – yang memengaruhi setiap fase kerangka pelaporan keuangan: pengumpulan, pengumpulan, dan pembagian. Secara lebih luas, otomatisasi dapat ditingkatkan pada:
Konsistensi Data – Menurut penelitian oleh EY, hampir 75% perusahaan mengandalkan lebih dari enam sistem pelaporan yang berbeda – seperti ERP, CRM, dan sistem HCM. Namun, data dalam sistem tersebut kehilangan konteks dan inkonsistensi risiko ketika diekspor dan terputus dari sumbernya. Dengan pelaporan yang terhubung, orang, proses, dan data dipersatukan untuk memberikan laporan akurat yang diperlukan oleh regulator, kepemimpinan, dan pemegang saham.
Kolaborasi – Karena proses lama dan teknologi perangkat lunak yang terputus tidak efisien, organisasi sering mengandalkan proses manual yang rumit, tim besar, konsultan pihak ketiga, dan berbagai solusi titik untuk menyelesaikan tugas-tugas penting. Dengan begitu banyak poin aktif dalam proses, seringkali sulit untuk melacak versi paling akurat dan terbaru dari setiap dokumen. Ini terutama berlaku untuk organisasi yang bekerja lintas tim di berbagai lokasi dan zona waktu. Otomasi dapat memastikan akurasi di seluruh versi dokumen tanpa memandang waktu, lokasi atau bahasa, dan dapat meningkatkan kolaborasi untuk pelaporan yang cepat dan andal kepada manajemen, investor, regulator, dan dewan direksi.
Pelaporan Akurat – Tantangan umum dalam industri ini adalah pertumbuhan dan kompleksitas yang berkelanjutan dari banyak perusahaan, dengan semakin banyaknya karyawan dan titik data yang tersebar di seluruh dunia. Kekayaan data ini kemudian tersebar di ratusan sumber yang berbeda dan disimpan dalam format yang tidak kompatibel. Dengan menciptakan satu sumber kebenaran, perusahaan dapat mempercayai bahwa semua dokumen, presentasi, dasbor, dan laporan terbaru dan konsisten, mengurangi risiko yang terkait dengan informasi yang salah.
Ketergantungan pada IT- Mengintegrasikan pelaporan keuangan baru, perselisihan data, atau alat manajemen risiko ke dalam perusahaan yang digunakan berarti tim TI harus terlibat di setiap titik proses – dari instalasi hingga peningkatan perangkat lunak. Prosesnya juga sangat berbelit-belit, dan tim TI kemungkinan harus menjadwalkan beberapa jam waktu henti untuk mengunduh dan menginstal setiap pembaruan. Teknologi berbasis cloud telah menghilangkan kebutuhan tim TI untuk memberikan tambalan dan peningkatan perangkat lunak. Platform di cloud secara otomatis diperbarui di latar belakang, memungkinkan tim untuk bekerja secara efisien tanpa gangguan dan menghemat waktu yang berharga bagi tim TI untuk fokus pada prioritas.
Volume data yang tersedia dan peraturan yang menyertainya akan terus meningkat selama beberapa tahun ke depan. Organisasi yang ingin berhasil harus memprioritaskan transparansi, efisiensi, dan kemampuan audit ketika menyelesaikan pengajuan, audit, dan laporan mereka. Mereka harus memenuhi masalah ini dengan bukti masa depan, teknologi berbasis cloud yang memungkinkan para pelapor memodernisasi proses, mengontrol kolaborasi, dan mengamankan akses di lingkungan yang terintegrasi. Ini akan menjadi sangat penting karena tim terus berkolaborasi di luar kantor dan kesalahan manusia tetap menjadi perhatian utama.
