Panduan Pemula untuk Office 365 Planner

Catatan: Dalam topik berikutnya yang akan Anda baca, Anda akan mempelajari tentang: Panduan Pemula untuk Office 365 Planner

Microsoft Planner adalah plug-in untuk Office 365 yang membantu Anda mengatur tim dan tetap memantau proyek Anda. Ini sangat mudah digunakan, terintegrasi penuh dengan semua aplikasi Office Anda, dan gratis selama Planner disertakan dengan langganan Office 365 Anda.

Pada dasarnya, Office 365 Planner adalah cara Microsoft memastikan bahwa pelanggannya tidak harus bergantung pada aplikasi pihak ketiga untuk manajemen proyek. Ini cukup ringan, lebih dekat hubungannya dengan Trello daripada Asana, tetapi sebagai salah satu dari sekian banyak plugin hebat untuk Office 365, Planner terus meningkat.

Jika Anda belum pernah bekerja dengan Planner sebelumnya, jangan khawatir: 80% itu mudah. Kami akan membahas 20% orang yang tersandung, termasuk panduan cepat.

Ikhtisar Office 365 Planner

Dengan Office 365 Planner, Anda dapat membuat dan memantau rencana mendetail dalam ruang yang rapi. Di panel kiri Anda akan melihat beberapa opsi:

  • Rencana baru Luncurkan Planner dan buat grup Office 365 untuk siapa saja yang mengundang Anda untuk bergabung dengan paket tersebut.
  • Pusat Perencanaan memungkinkan Anda untuk melacak semua rencana Anda. Anda dapat membuat rencana favorit agar tetap fokus, atau melihat yang terbaru terlebih dahulu.
  • tugas saya memungkinkan Anda melihat tugas yang akan datang dipecah dari semua rencana terkait Anda.

Sebagai alat organisasi, Office 365 Planner sederhana, bersih, dan gesit. Untuk pengguna yang sudah bekerja di lingkungan Kanban atau Scrum, Planner akan intuitif.

Berikut adalah contoh Office 365 Planner yang baru saja saya rangkum, seperti yang terlihat pada tampilan dasbor:

lihat dasbor kantor 365

Anda dapat melihat rincian dasar dari Kerja ditampilkan sebagai kartu yang diurutkan satuan. Bisa juga di papan tulis, dan itulah idenya.

  • Kerja mereka adalah tindakan yang harus diselesaikan sebagai bagian dari proyek. Setiap tugas memiliki kartu digital tempat Anda dapat menentukan orang, tanggal mulai/akhir, dan prioritas. Saat Anda mempelajari lebih lanjut tentang proyek Anda, Anda bisa menambahkan file, catatan, dan pembaruan ke tugas tersebut. Setelah selesai, Anda dapat menghapus tugas dari tampilan tanpa kehilangan informasi penting apa pun. (Informasi selengkapnya tentang menyelesaikan tindakan seperti ini dapat ditemukan dalam petunjuk di bawah.)
  • Satuan Ini adalah kategori yang membantu Anda dengan cepat membedakan karakteristik tugas yang relevan, seperti status atau klasifikasi. Anda dapat menyeret dan melepaskan tugas dari satu repositori ke repositori lainnya saat proyek berlangsung atau saat orang yang berbeda perlu memimpin.

Dasbor berkembang saat Anda menambahkan tugas dan bentuk baru, tetapi ini hanyalah salah satu cara untuk memvisualisasikan proyek Anda di Planner. Di bagian atas jendela, Anda dapat beralih di antara tiga tampilan berbeda di Office 365 Planner:

Panel atas paket Office 365

Memiliki Papanyang telah kita lihat, tetapi juga Grafik y Kalender. Beralih di antara tampilan ini mengubah input Planner mentah Anda menjadi gambar yang bermanfaat dan dapat dibagikan.

Dalam tampilan grafik, Anda mendapatkan ikhtisar tentang bagaimana keadaannya, serta alat untuk mempersempit fokus Anda. Dapatkan jarak pandang 30.000 kaki atau telusuri area tertentu dari beban kerja untuk mencari pola dan masalah.

Dalam uraian di bawah ini, ada perincian status yang jelas, bersama dengan representasi langsung dari tugas dan kelompok:

Tampilan bagan rencana Office 365

Anda dapat menambahkan dan mengedit tindakan di bagan, seperti yang dapat Anda lakukan di tampilan dasbor. Dan jika Anda terus menggulir, Anda akan melihat bahwa Planner telah memplot data di sepanjang beberapa sumbu berbeda untuk menerangi berbagai aspek rencana Anda.

Bagaimana tepatnya Planner memotong data terserah Anda. Di sisi kanan Anda dapat melihat opsi untuk Memfilter tugas Anda dan “Kelompokkan berdasarkan blok”. Saat Anda mengisi Planner dengan lebih banyak informasi, filter ini membantu Anda menemukan jawaban dan data.

Berbicara tentang pelacakan, cara ketiga untuk melihat Office 365 Planner adalah Kalender. Di sini, detail dari setiap tugas yang diberikan dalam beberapa hari mendatang.

Tampilan kalender Office 365

Ini adalah cara yang baik untuk memikirkan apa yang terlihat “realistis” saat merencanakan beban kerja Anda. Lihat berdasarkan minggu atau bulan dan lihat rencana secara real time, disinkronkan dengan semua anggota tim.

Anda juga dapat memperpanjang atau mempersingkat tenggat waktu dan mengalihkan tugas dari hari ke hari hanya dengan satu klik. Ini sangat bagus untuk siapa saja yang tidak tahu persis kapan mereka akan melihat klien.

Setiap perubahan yang Anda buat pada Kalender akan tercermin di dasbor dan bagan Anda. Jika mau, Anda bisa menambahkan Planner Anda ke Outlook dan itu akan menghasilkan tautan untuk dibagikan. Dengan begitu, setiap orang dapat melihat rencana pada jadwal mereka sendiri.

Antarmuka Kalender yang Dapat Dibagikan Office 365 Planner adalah fitur hebat untuk menemukan konflik dengan tanggung jawab pekerjaan dan kehidupan pribadi orang lain, sebelum masalah muncul.

Sejalan dengan itu, Anda dapat menggunakan Jadwal Proaktif untuk menguji perubahan rencana untuk melihat bagaimana pengaruhnya terhadap semua orang yang terlibat. Dapatkan gambaran tentang seperti apa kecocokannya sebelum menyelam.

Alasan terbaik untuk menggunakan Office 365 Planner

Sampai sekarang, kami belum membicarakan sesuatu yang inovatif. Dasbor, bagan, dan fitur penjadwalan telah membangun blok bangunan dari sejuta aplikasi manajemen proyek gratis.

Tapi inilah yang membedakan Office 365 Planner:

  • Itu dibangun ke dalam Grup Office 365Ini berarti bahwa saat Anda menggabungkan tim di Planner, Azure AD secara otomatis menyediakan kotak masuk bersama dan penyimpanan OneDrive untuk semua anggota. Anda tidak perlu khawatir tentang berbagi izin atau meminta bantuan penyiapan.
  • Ini terintegrasi dengan aplikasi Office. Tidak ada yang mengalahkan Microsoft di gim mereka sendiri. Fitur berjalan lancar, dan Anda dapat memanfaatkan pengetahuan tim SharePoint, OneDrive, dan Outlook dari Planner.
  • pemberitahuan surat mereka mudah dikendalikan di Planner. Menjaga tim tetap pada jalurnya tanpa membebani kotak masuk mereka.
  • Ini bagus di perangkat seluler. Baik Anda menggunakan Android, iOS, atau Windows, Anda dapat mengunduh aplikasi seluler Planner untuk tetap terhubung saat bepergian.

Jika Anda belum menggunakan Office 365, Planner bukanlah fitur yang membuat Anda frustrasi. Namun jika Anda menggunakan Office 365 dan memiliki langganan yang memenuhi syarat, Planner disertakan secara gratis.

Dalam hal ini, mengapa tidak menggunakannya? Apalagi jika Anda membayar layanan lain untuk mencapai hal yang sama.

Paket Office 365 mana yang memiliki Planner?

Perincian ini memperlihatkan langganan Office 365 teratas yang menyertakan Planner:

Paket Office 365, termasuk paket

Satu hal yang dapat diambil dari keributan ini adalah Planner hadir dengan Office 365 Business Essentials, dengan biaya hanya $5 per bulan, dan dilengkapi dengan suite produktivitas berbasis cloud yang lengkap.

Jadi, jika Anda menghabiskan banyak – atau bahkan mendekati itu – untuk perangkat lunak manajemen proyek yang ringan, Anda harus berpikir untuk beralih. Setidaknya lihat apa yang akan Anda dapatkan di luar Planner (SharePoint, Teams, Outlook…) dengan berlangganan Office 365 Business Essentials.

Karena Planner baru berusia tiga tahun pada saat penulisan, banyak orang bahkan tidak mengetahuinya. Jika perusahaan Anda memiliki langganan Office 365 yang menyertakan Planner, Anda harus mempertimbangkan dengan cermat biaya tambahan untuk membayar sesuatu yang serupa.

Cara melakukan tugas utama di Office 365 Planner

Microsoft mengambil banyak inspirasi untuk desainnya, menjadikannya program yang cukup lancar yang tahu apa yang mereka coba lakukan dan mengurangi klik yang diperlukan untuk melakukannya.

Buka paket di Office 365

Untuk membuka Planner, masuk ke akun Office 365 Anda. Klik pada peluncur aplikasi.

Peluncur Aplikasi Office 365

Klik “Semua Aplikasi” jika Anda telah menginstal Planner dan tidak melihatnya di Peluncur Aplikasi. Atau pilih ikon Plugin jika Anda belum pernah menggunakan Planner sebelumnya dan cari di Microsoft AppSource.

Atau, Anda dapat mengakses Office 365 Planner di tugas.office.com selama Anda masuk ke akun Anda.

Setelah masuk, ikuti petunjuk untuk memulai.

Buat rencana baru

Di sisi kiri dasbor Planner Anda, pilih “+ Paket Baru”. Isi dasar-dasar untuk memulai:

Rencana Office 365 membuat rencana

Dan itu adalah. Rencana Anda sedang berjalan. Anda akan melihat rencana di papan Anda dengan kemampuan untuk memulai.

Tambahkan anggota ke Office 365 Planner

Untuk menambahkan rekan satu tim ke Planner, cukup klik tab “Anggota” di pojok kanan atas dan mulailah mengetik:

office 365 berencana menambah anggota

Lebih banyak pencarian dan kubus

Dalam tampilan grafik (meskipun Anda dapat membuat keputusan ini dalam mode apa pun), Anda akan melihat opsi untuk menambahkan tugas baru di bagian atas setiap segmen. Anda dapat menemukan opsi untuk menambahkan deposit baru di sisi kanan paket Anda. Ini mungkin melibatkan pengguliran jika Anda memiliki lebih dari satu kubus.

Perencana Office 365 menambahkan tugas dan bentuk

Tambahkan detail ke pencarian

Saat Anda mengklik tugas, jendela baru akan terbuka yang memungkinkan Anda untuk menambahkan detail kunci ke tugas Anda:

Kartu tugas rencana Office 365

Melihat kartu digital tugas, yang dapat Anda lakukan dari Dasbor, Grafik, atau Jadwal, memberi Anda kendali atas semua aspek, termasuk:

  • Anggota mana yang diberi tugas?
  • Kemajuan (belum dimulai, sedang berlangsung, selesai)
  • Prioritas (rendah, sedang, penting, mendesak)
  • Tanggal mulai / tanggal kedaluwarsa
  • Pekerjaan rumah
  • Membuat/mengedit daftar periksa
  • Komentar Grup
  • Tambahkan tab berwarna (jangan berlebihan!)
  • Tambah lampiran

Semua ini sangat mudah. Misalnya, saat Anda memilih “Tambahkan lampiran”, Anda akan memiliki opsi untuk mengakses file secara langsung dari SharePoint:

Menu lampiran penjadwal Office 365

Filter tugas dan grup berdasarkan blok

Bahkan dalam paket yang paling kompleks, Anda dapat dengan cepat berfokus pada garis waktu, jenis tag, atau kata kunci tertentu menggunakan fitur “Filter dan Grup” yang terdapat di sudut kanan atas, sisi kanan dasbor Office 365 Planner:

Fitur tindakan filter titik berbagi Office 365

Anda juga dapat “Kelompokkan menurut blok”, yang menyesuaikan cara Anda melihat kartu di panel tugas. Anda dapat mengonfigurasinya untuk melihat berdasarkan tenggat waktu, berdasarkan prioritas, atau untuk melihat setiap tugas yang diberikan kepada individu tertentu.

Menu filter sharepoint Office 365

Tambahkan rencana ke kalender Outlook

Di bagian tengah atas dasbor Office 365 Planner, klik ikon “plus” di sebelah kanan “Jadwal”. Jika sudah membuat rencana, Anda akan melihat opsi “Tambahkan rencana ke kalender Outlook”.

menu utama sharepoint office 365

Dari sana, poskan Planner dan gunakan tautan iCalendar yang dibuat untuk membagikannya dengan siapa pun yang Anda inginkan.

Pos terkait

Back to top button