De flesta kontor har tillåtit sina anställda att arbeta hemifrån på grund av spridningen av coronavirus-pandemin. Alla större kontorsmöten och diskussioner genomförs via videokonferensapplikationer.
Numera är videokonferenser det bästa sättet att hålla kontakten med dina kollegor och snabbt dela viktig information. Du måste dock göra vissa saker innan du startar ett videosamtal för att få ut mesta möjliga av det.
Andra saker att göra när du är hemma:
Här är några tips och tricks för att göra dina videosamtal produktiva och inverkande.
1. Använd det bästa videokonferensprogrammet
Bild: PixabayDu måste inse att för att ha en produktiv videokonferens måste du välja applikationen klokt. Du kan besöka vår lista över de bästa videokonferensapplikationerna och välja den som bäst passar dina behov.
En lämplig videokonferensapplikation måste ha ett användarvänligt gränssnitt och grundläggande funktioner som skärmdelning, chattfönster etc. Se också till att du använder den senaste versionen av videokonferensprogrammet, eftersom du kanske saknar några intressanta funktioner och bugfixar i den uppdaterade versionen av applikationen.
2. Stabil internetanslutning
Bild: Sätt in fotonEn bra nätverksanslutning är inte en lyx, utan en nödvändighet när du behöver delta i eller hålla ett professionellt möte. En internetanslutning med låg bandbredd kan orsaka visuellt brus och minska ljudkvaliteten. Detta kommer i slutändan att leda till dålig kommunikation och även påverka mötets produktivitet.
3. Vänja dig till funktionerna i videokonferensapplikationer
Innan du startar ett mötessamtal eller deltar i en videokonferens, se till att du är bekant med programmets grundläggande funktioner. Att ha rätt kunskap om hur applikationen fungerar kommer att spara tid under videokonferenser och göra det enklare för dig.
Till exempel måste du veta hur du stänger av eller stänger av samtal, nödvändiga kortkommandon och hur du använder funktioner som skärmdelning i applikationer.
Läs också: Kommer du att fortsätta arbeta hemifrån efter att coronavirus-pandemin är över?
4. Dela planer med det föregående teamet.
Det är viktigt för dina kollegor att veta syftet med mötet innan det börjar. Att dela en plan innan mötet startar kommer därför att säkerställa att de människor som kommer att delta i mötet känner till skälen bakom det.
Du kan dela paket i PDF eller dokument via e-post eller någon snabbmeddelandeprogram.
5. Aktualitet är nyckeln till framgång.
Aktualitet spelar en viktig roll i videokonferenser. De flesta deltagare fick i tid information om schemalagda möten. Du bör försöka delta i en videokonferens före angiven tid, annars kommer det också att försena schemat för andra deltagare.
Du måste också rengöra linsen på din bärbara kamera, webbkamera eller mobila enhet innan du deltar på ett möte eftersom smuts på linsen kan förstöra showen.
Bra om du använder Zoommöte för videokonferenser behöver du inte oroa dig för bakgrunder eftersom du kan använda flera olika bakgrunder tillgängliga i applikationen. Microsoft Teams har också lagt till en liknande funktion som låter dig ändra din bakgrund.
Bortsett från det kan du också lägga till en speciell bakgrund i Zoom Meeting som kan hjälpa dig att justera videosamtalskärmen enligt ditt val.
En annan viktig punkt är att om du deltar i ett professionellt möte på din smartphone, bara växla till tyst läge. Meddelanden om samtal eller meddelanden kan orsaka mycket besvär i videokonferenser.
6. Eliminera störningar
Du måste se till att så fort du är redo för videokonferensen inte innehåller bakgrunden något som kan locka deltagarnas uppmärksamhet. Du måste ta bort alla hinder i kameraramen innan du börjar eller deltar i ett möte.
Läs också: Det bästa verktyget för att arbeta hemifrån effektivt under karonaviruskaranten
7. Använd rätt belysning
När du går till videosamtal måste du kontrollera att du sitter i rätt belysning. Starkt ljus i bakgrunden kan förvirra din webbkamera och göra att den ser mörkare ut på videon.
Du måste också hålla kameravinklar och hållning när du deltar i en videokonferens. Kameran måste förvaras i en lämplig position så att deltagarna kan se sina ansikten. Din hållning när du deltar i ett möte avgör din uppmärksamhet, så du bör undvika att sitta eller ligga under videosamtal och försöka sitta rakt upp och se upphetsad ut.
8. Klä dig ordentligt
Om du måste delta på ett möte på ditt kontor kommer du inte att ha på dig shorts och en T-shirt. Samma regler gäller för videokonferenser, och du bör klä dig på rätt sätt innan du deltar på en videokonferens, eftersom din chef kanske inte gillar dina flerfärgade kläder.
9. Använd lämplig videokonferensstagg
Både i verkligheten eller i videokonferenser är etiketter mycket nödvändiga. Det finns ett antal regler som en person måste följa under en videokonferens för att vara professionell och produktiv.
Först om mötet måste spelas in måste alla deltagare meddelas innan det startar. På detta sätt kan de undvika privata konversationer efter att de deltar i mötet.
En annan viktig sak att komma ihåg är att alla deltagare, utom de som talar, måste stänga av sina mikrofoner så att det inte blir obehag. Varje störning kan också vilseleda andra talare och lyssnare.
10. Tidszoner är viktiga!
Kanske kommer du och din klient från olika länder och tidszoner. Vissa människor kan följa begreppet sommartid (DST) som bidrar till förvirringen.
Du bör överväga tidszonen innan du arrangerar ett möte eller skickar kalenderinbjudningar, eftersom tiden också måste vara lämplig för andra deltagare. Fel tidszon kan orsaka mycket kaos, och det kommer också att hämma din produktivitet.
du Du kan följa tips och tricks som nämns ovan för att göra ditt möte mer produktivt. Detta är ett generellt tips som kommer att förbättra upplevelsen för människor som arbetar hemifrån på grund av spridningen av coronavirus-pandemin.
