Det är måndag morgon. Du har satt vid skrivbordet i två timmar och inte gjort något annat än att granska ett e-postmeddelande till en vän tre gånger och be honom titta på din hund när du åker på semester. Hej, det hände. Och plötsligt är det onsdag eftermiddag och du har fortfarande inte uppnått något viktigt den här veckan. Var har tiden gått? Vi har alla arbetsveckor som denna. Kan du spela det?
Om du har några tips och tricks för att dra ur din produktivitetspåse kan du kanske spara din produktivitet den här veckan. Dessa fem produktivitetstips kan hjälpa dig komma tillbaka på rätt spår den här veckan och hålla fokus i framtiden.
1. Gör morgonrutiner som guider dig
“Gör ditt hårdaste arbete först.” Du har hört det råd, eller hur? Det hjälper inte alls! Det kan också vara, “Samla all din vilja och tvinga dig själv att göra något du inte vill göra.” Tack så mycket.
Skapa istället en morgonrutin som leder dig till uppgifter du vet att du måste göra. Det behöver inte heller vara din svåraste uppgift. Men sätta din avsikt på något. Här är ett exempel:
- Gör en kopp kaffe.
- Sitt vid skrivbordet.
- Öppna din uppgiftslista-applikation och ange dina avsikter genom att besluta vilka uppgifter du ska fokusera på,
- Markera uppgiften som hög prioritet och
- Samla de verktyg du behöver för att utföra uppgiften framför dig, oavsett om det betyder att öppna filer och program eller hitta ett telefonnummer.
Ingen av åtgärderna i rutinen är svåra, men de ordnar dig att utföra den uppgift du vill göra. Detta är mycket bättre än att lita på ens egen vilja.
Se till att göra det rutinmässigt – något du normalt gör. Börja med något enkelt och roligt, som att laga kaffe eller te, slå på musik eller justera din belysning. Om du vill starta en rutin kan det göra allt som kommer efter lite lättare.
2. Spara ditt upptagna arbete
Arkivera utgiftsrapporter, radera skrivbordet, skanna dokument, rengöra inkorgen – det här är alla uppgifter som måste göras. Finns det någon som försäkrar dig att du inte ska göra sådana uppgifter eftersom de har lite värde? Har du någonsin sagt till dig själv att dessa uppgifter bara gör dig känna produktiv även om du inte riktigt är produktiv? Dumheter.
Först och främst har dessa uppgifter värde. I ett stort schema kan värdet vara lägre än din huvuduppgift, men det är inte noll. Du är skyldig av dina kollegor i redovisningen att fylla i kostnadsrapporter i tid. Att tömma din inkorg idag ger en smidigare upplevelse för morgondagens e-post triage. Om du inte ser en pappersbunt i närheten kommer du inte att bli störd av den.
För det andra är det en mycket produktiv tidshanteringsstrategi att spara dessa uppgifter och utföra dem i tid. Vi har alla faser under arbetsveckan då vi kan koncentrera oss och inte kan koncentrera oss. Att skicka in en utgiftsrapport kräver inte mycket koncentration. Så spara uppgiften under en tid då din förmåga att koncentrera sig är låg. För nio på morgonen är fredag eftermiddag ofta den bästa tiden att vattna växterna, skicka in dokument och göra allt upptaget arbete du behöver göra.
3. Luta dig på tomater för motivation
Vad gör du när du vet att det är dags att slutföra en viss uppgift, men du kan inte tyckas komma igång? När jag är på min lägsta motivation vänder jag mig till tomater.
Pomodoro-tekniken är en arbetsmetod som hjälper människor att driva igenom brist på motivation. Detta är uppkallad efter den gamla köketimern som är formad som en tomat; pomodoro är italiensk för tomater. Författare och konsult Francesco Cirillo kom på metoden som student och beskrev sedan den (och varumärket) i sin bok med samma namn. Du ställer in timern i cirka 25 minuter och gör arbetet tills den är klar. Sedan återställer du timern i fem minuter och tar en kort paus. Du upprepar cykeln flera gånger och slutar vila längre.
Nästa gång du inte verkar kunna starta ett uppdrag, se om du gör det i bara 25 minuter får dig att övervinna problemet. Ställ sedan in timern och spricka. Du behöver inte en tomatur, eftersom du kan använda den nu med en applikation eller webbläsarförlängning utformad för den här tekniken. Jag gillar det så kallade strikta arbetsflödet. Webbläsarutvidgningar inspirerade av Pomodoro-tekniken åtföljs vanligtvis också av en URL-blockerare som hindrar dig från att komma in på Twitter, Facebook, Pinterest, ESPN eller andra skyldiga nöjeswebbplatser när du försöker arbeta.
4. Ta ett möte under din sjunkande tid
Det värsta sättet att schemalägga ett möte är att välja när du är fri. Öppettider per dag görs inte samma sak. Några av dessa timmar är tider då du tenderar att ha energi, känner dig fokuserad och kan hitta din motivation. Du måste skydda timmarna så att du kan hantera det svåraste arbetet då. Ge inte dessa timmar till personer som vill hålla ett möte.
I stället har en standarddag när du är gratis för möten. Vilken tid på dagen tenderar du att minska? Dina fraktider måste vara din standardmötetid.
Endast ett fåtal personer har full kontroll över när ett möte äger rum. Om din chef bjuder in dig till ett möte lämnar du när de röstar. När kommer du är kontrollera mötetider, liksom när någon frågar dig när du är fri, ge dem alternativ som är i linje med din nedgång. På så sätt sparar du hög fokusstid för jobb som kräver hög fokus.
Detta tips skiljer sig inte mycket från vad du antagligen har hört tidigare: Blockera några timmar på din kalender varje dag för arbete med djupgående fokus. Detta är skillnaden. Få människor blockerar faktiskt tid, medan att schemalägga möten under din nedgång är något du kan göra.
5. Kasta produktivitetstips som inte fungerar för dig
Människor innehåller många människor. Ingen vet hur lika eller annorlunda de är från andra människor. Där vi hittar motivation, vad som hjälper oss att hålla fokus, vad som gör att vi känner oss missnöjda och hur vi fyller på är unikt för var och en av oss. Vi kan se till vetenskapen för att ta reda på produktivitetsförslag eller tips om vad som fungerar för de flesta, men vi kommer aldrig att veta vad som fungerar för oss förrän vi försöker det.
Monique Valcour, en ledande tränare och bidragsgivare till Harvard Business Review, skrev en insiktsartikel med tips för människor som hatar produktivitetstips. Detta är för människor som finner motivation genom att titta inom sina avsikter snarare än att gå ut på sina to-do-listor. Detta är för personer som inte matchar tomatur och känner sig bättre för sig själva eftersom de gör goda framsteg med uppgiften än att slutföra den med en godtycklig tidsfrist.
Med allt detta i åtanke, bli av med alla produktivitetstips som inte fungerar för dig. Försök, men bli av med dem om de inte passar din personlighet. Det saknas produktivitetstips och strategier. Känn dig inte som att du är ett misslyckande om några av dem inte fungerar för dig. Fokusera på de människor som gör det.
