Om digitaliseringen av företag och branscher har varit verklighet i många år nu är begreppet ibland fortfarande vagt. För att förstå verkligheten som den kan omfatta och hur den kan göra livet lättare för många träffade vi tre BNP Paribas Personal Finance-anställda. De har arbetat tillsammans under de senaste månaderna i ett tvärfunktionellt projekt som syftar till att automatisera genereringen av sekretessavtal, med syftet att spara tid för såväl den juridiska avdelningen som för företagen. och olika funktioner i företaget har nyttan. av denna typ av avtal. För att förklara för oss hur detta projekt sattes upp pratade vi med Lamine Dieng, central jurist på AFS (Automobile Financial Services) om köp- och säljteamet och fusionen, Canan Mehonjic, partnerskap i AFS, och Julien Girault, som arbetar inom försäljning och marknadsföring inom den digitala divisionen, och vem är ansvarig för Digitallabbet.
Det första steget: identifiera behovet och idégenereringsstadiet
BNP Paribas Personal Finance Digital Lab, som grundades för 4 år sedan och regisserades av Julien Girault, stödjer både affärslinjer och centrala funktioner. I korta cykler på tre månader eller mindre implementerar han innovationer för att förbättra kundupplevelsen och medarbetarnas dagliga arbete. Julien Girault fick nyligen möjlighet att arbeta med en fråga som den juridiska avdelningen ställs inför: “Informell kommunikation med chefen för den juridiska avdelningen hjälpte till att identifiera ett antal aktiviteter med lågt mervärde. . Vi lanserade därför en idealisk fas där vi genomförde seminarier med ett tiotal medlemmar av den juridiska avdelningen för att förstå deras smärtpunkter dagligen. Detta gör det möjligt att välja ett föredraget projekt: en NDA-generator (Non-Disclosure Agreement)”.
Detta behov är ofta repetitivt och tidskrävande, som Lamine Dieng förklarar: ”Varje gång vi diskuterar med en tredjepartspartner eller tjänsteleverantör inom ramen för ett projekt, måste utbytena skyddas konfidentiellt genom ett sekretessavtal. Detta är ett repetitivt arbete, dess mervärde är inte alltid uppenbart. Vi övervägde därför att automatisera processen med en NDA-generator, vilket skulle befria våra interna kunder från att systematiskt involvera den juridiska avdelningen i detta skede. Därför kan de gå igenom onlinegränssnittet för att skapa sin egen NDA. »
Steg två: implementeringssamarbete
När projektet och dess mål har definierats kan den andra fasen startas: implementering. Julien förklarar: “En produktägare från Digital Labs-teamet arbetade med Lamine för att dra nytta av hans juridiska expertis och förfina efterfrågan.
Denna byggfas kräver en försumbar tidsinvestering. Lamine Dieng betonar ett nära samarbete så att verktyget motsvarar behoven. “Särskilt var vi tvungna att effektivisera en mall för sekretessavtal genom att överväga de olika situationer som kan uppstå under specifika förhållanden för våra interna kunder när de upprättar NDA. detta. Detta innebär också att formalisera och överföra en del av kunskapen och förvaltningen av NDA (särskilt i form av en guide) som tidigare internaliserades i den juridiska avdelningen och nu är förenklad och dela med företag. »
Tredje steget: testa och leverera grupper
Efter tre månaders diskussion och arbete bestod den tredje och sista fasen av projektet av att testa verktyget, utföra testerna och tillhandahålla lösningen till teamen efter att den sista demon gavs till utvecklarna. Och det var en framgång, som Canan Mehonjic vittnade om: “Det var extremt trevligt ur affärsmässig synvinkel. Det är väldigt lätt att använda och går väldigt snabbt. Tidigare fick vi och dem ta många resor fram och tillbaka med den juridiska avdelningen, vilket var väldigt tidskrävande. Vi kan nu fokusera på delar av verksamheten som har mer värde. »
Utöver användningen anses transparensen i utbytena vara en mycket positiv punkt. “Jag är glad över att kunna utforska dessa yrken närmare och att kunna bidra till ett projekt som jag ser som en riktig framgång”, säger Julien Girault. En del av Canan Mehonjic: “Bara att se avdelningar samarbeta tvärfunktionellt för att hjälpa till att leverera tjänster snabbare, enklare och mer effektivt gör mig upphetsad. Upplevelsen var mycket konstruktiv och produktiv. Det var genom att föra samman dessa olika kompetenser som vi kunde uppnå detta resultat. Fördelarna observeras både hos oss och hos våra partners, med mycket specifika effekter. »
Enligt Lamine Dieng har lanseringen av det här verktyget inte gått obemärkt förbi, och det kommer att användas av andra, enligt Lamine Dieng: “Branscher börjar använda det här verktyget, och inte bara paraply commerce. bowl. Vårt holländska dotterbolag är mycket intresserade av att utnyttja vår feedback och dela kod och IT-resurser, vilket gör att vi kan klona vår modell för att skapa en NDA-generator som passar dess behov. »
Slutsats: en framgång som tilltalar andra
Framgången för detta projekt är en del av ett mer globalt tillvägagångssätt, som specifikt stöds av Digital Lab och kommer att gynna alla avdelningar inom BNP Paribas Personal Finance. Så här förklarar Julien Girault: ”Arbetet vi gjorde med den juridiska funktionen inkluderade att underlätta teamens liv och dagliga aktiviteter genom att så mycket som möjligt minska de låga mervärdesuppgifter som är en del av en mer global rörelse. Det digitala labbets roll är att hjälpa till att kickstarta denna rörelse, genom implementeringen av den här första fasen av automatisering, som fungerar som en katalysator. »
Liknande historia från Lamine Diengs sida: “Denna erfarenhet är en inkörsport till framtiden för den juridiska funktionen, där vi tar verkligheten av kontrakt ur händerna på advokater för att sätta det i hjärtat av yrket. Vi strävar efter att säkerställa att varje transaktion deltar i skapandet av kontraktet. Detta passar perfekt med koncernpolicyer och riskhantering i bankvärlden, vilket tenderar att ge operativ personal möjlighet att skapa och hantera kontraktsdokument. ”Samarbete och digitalisering har en ljus framtid framför sig.
