Den 13 mars gick alla HelloWork-anställda hem till sina datorer för ett “2-dagars fjärrarbetstest”. Du vet resten: denna provperiod har förvandlats till ett evigt kontrakt. Under tiden är ingenjörsavdelningen 100 % mobiliserad för att fortsätta utveckla nya funktioner för kandidattjänster, rekryterare, skolor och utbildningscenter. Totalt berörs 110 personer i HelloWork-teamet, varav majoriteten arbetar från dess huvudkontor i Rennes.
Hur påverkar fullständigt distansarbete organisationen? Vilka åtgärder behöver vidtas för att underlätta utbytet? Kan vi verkligen göra en 27-årig Scrum-flashback på Metro Retro och Discord? Vilka verktyg ska man använda för att underlätta distansarbete? Och mer allmänt, vilka lärdomar kan man dra av denna första månad av fängelse? Träffa datavetenskapsteamet samt Laure Baumann (produktchef) och Ludovic Danilo (utvecklingsingenjör och scrummaster).
Organisatorisk flexibilitet, kommunikation och uppmätta anpassningar
Flexibilitet för att harmonisera personligt och yrkesliv
Situationen vi befinner oss i är aldrig tidigare skådad. Att gå från ansikte till ansikte till att arbeta över natten via telefon kommer att bryta människors vanor och med nödvändighet skapa distraktion. Vissa utforskar att arbeta hemifrån, andra jonglerar mellan kodrader och tar hand om sina barn. För att minska effekten av dessa nya begränsningar på tjänstens prestanda krävs anpassning. För Laure handlar det specifikt om ökad flexibilitet och kontinuerlig kommunikation.
Jag justerar mitt schema, börjar tidigare eller slutar senare och ändrar min Slack-status för att meddela när jag är hemmaundervisning.
Denna flexibilitet måste göra det möjligt att förena hans yrkesliv och privatliv. Det borde inte leda till en gradvis förändring av schemat: vissa har ibland problem med att plocka upp saker i slutet av dagen, en trend som tycks avta.
Regelbunden kommunikation mellan alla anställda
Fjärrarbete orsakar isolering, förvärrat av instängda sammanhang. Datavetenskapsteamet kommenterade med rätta: “Det berövar också anställda från informell kommunikation. Det är viktigt att återskapa dessa ögonblick på magiskt sätt, för att underlätta informationsflödet, men inte bara: Laure betonar vikten av dessa utbyten för att “avkorta början av obehag eller frustration. Det är viktigt att uppmärksamma lagens kondition över tid.”
Övergången till helt digital belyser också skillnaden i talartid: överkommunicerande extroverta personer skadar mer reserverade anställda. Ludovic tror att scrum masters kan spela en roll för att komma till rätta med dessa ojämlikheter.
Att veta hur man värvar alla teammedlemmar är en omtvistad fråga, nämligen att samla in åsikter från personer med bakgrund i vanliga tider, som kan vara ännu mer så under en viss tid.
Kommunikation är nyckeln. Det är viktigt att välja rätt kanal för varje information. Skriftliga utbyten på Slack diskussionskanaler gynnas inte alltid, eftersom data kan gå obemärkt förbi. Ha reflexmässiga samtal till varandra för att undvika långa skriftliga diskussioner. Ibland är dock användning av e-post, trots ökningen av snabbmeddelanden, fortfarande ett effektivt sätt att säkerställa att viktiga meddelanden levereras till så många människor som möjligt och mellan grupper. Mångfalden av stöd är en styrka, eftersom det hjälper kommunikationskanalen att kunna anpassa sig till varje information; men det är också en risk eftersom anställda kan missa viss data om dessa verktyg inte används på ett klokt sätt.
Balans måste hittas för att anpassa organisationen
Kontexten ger instabilitet i termer av samhälle, hälsa, ekonomisk nivå… Vi kanske inte ändrar vår väg och vårt sätt att arbeta. Vi kan också frestas att ifrågasätta alla faktorer som definierar en organisation. Det verkar nödvändigt att hitta det lyckliga mediet: att anpassa sig, att anpassa sina handlingar eftersom parametrarna har förändrats, men också att bevara de väsentliga pelarna som säkerställer produktiviteten.
På HelloWork har ingenjörsteam varit medvetna om att hålla kommunikationsögonblicken i hjärtat av agila metoder: daglig scrum, sprintgranskning, retrospektiv, planering… Några nya funktioner: “God morgon på scrum”, övervaka noggrant aviseringar på Slack, arbete samtidigt på skärmdelning för datavetenskapsteamet, och oftare synkronisera punkter mellan produktägare och scrum master för att dela cirkulerande information oftare i det öppna utrymmet.
Denna fas tillåter oss också att bekräfta att vissa möten, som vi vill hålla “personligen” innan fängslandet, är på distans möjliga med bra verktyg.
Även retroaktivt vid 27 års ålder.
Fokusera på Scrum-metoden att arbeta på distans
Flashback vid 27 års ålder och jobbade hemifrån med Metro Retro
Inom HelloWorks ingenjörsavdelning är fem funktionsteam dedikerade till att bygga funktioner för kandidater. I slutet av varje iteration gör de en retrospektiv för att driva allas prestationer och kontinuerliga förbättringar. Telemedicinens potentiella inverkan på anställdas känslor fick Ludovic att organisera en gemensam utredning av fem team (27 deltagare) om ämnet obligatoriskt distansarbete. “Du måste hitta rätt verktyg först (här, Metro Retro), eftersom vissa är begränsade. Gå sedan igenom processen att vara ansvarig, som arrangör, för att kunna förmedla minsta möjliga betydelse till deltagarna, så att de kan använda det utan någon specifik utbildning. . Lyckligtvis är människor inom vårt område extremt öppna för teknik och anpassar sig väldigt snabbt till nya verktyg.”
Andra utmaningar var att hitta en “inte för lång” tid för att samla de 27 deltagarna, av vilka några hade svårigheter, särskilt nära familjemedlemmar.
Sedan måste du ge energi till hela gruppen och övervaka talartiden på lämpligt sätt. Detta kräver exakt tidshantering och begränsar interaktionen mellan varje deltagare. Vi måste också se till att alla får lika mycket tid att prata.
Detta faktum gör det möjligt att identifiera vissa svårigheter och förbättringsområden för att förhindra att vissa besvikelser uppstår.
Starta fjärrproduktion med Discord
Production Release (MEP) kan vara en känslig tid för ingenjörsteam, eftersom all funktionell utveckling kan destabilisera systemet. Kommunikation och lyhördhet hos alla är viktiga punkter. Tvärtemot vad man kan föreställa sig verkar det avlägsna ramverket ha bidragit till en tydlig förbättring av processen. Ludovic medger att det tidigare inte alltid var optimalt eftersom team fortsatte att arbeta under hela MEP. Sedan hans fängelse har en ljudchatt tillägnad MEP-chefen och hans Ops-kollegor öppnats på Discord varje gång en produktion går i produktion. Nästan hela teamet ansluter för att övervaka framstegen för MEP live. Varje person kan ingripa på några sekunder i ett ämne av intresse och begära en snabb kontroll.”
Hela teamet är formellt: kommunikation i produktionsreleaser är mycket effektivare eftersom de görs på distans!
Observera att Discord användes för att kringgå begränsningarna hos Slack. Detta tillvägagångssätt kommer att återanvändas för efterföljande parlamentsledamöter och bör också tillämpas när teamen har återvänt till sina kontor, med flexibilitet.
Teknisk demo på 50 på Zoom
Teamen presenterar regelbundet funktionella eller tekniska utvecklingar som görs för hela avdelningen. Laure påminner om att “dessa ögonblick är viktiga eftersom de underlättar kunskapsöverföring och utbyte mellan team.” Redaktionen, med ansvar för att utveckla BDM, invigde hela fjärrformatet för den tekniska demon. Tema: oändlig rullning, en funktion som låter dig flytta från artikel till artikel genom att helt enkelt bläddra på sidan i din webbläsare.
Zoom, ett verktyg lämpligt för tekniska demonstrationer. Kredit: HelloWork.Vi använde Zoom eftersom det anpassar sig perfekt till den här typen av format: mottagning av ett stort antal deltagare, presentationsformat med skärmdelning, ingripande av flera presentatörer, mikrofonpublik är inaktiverad under föreställningen, chattmeddelanden under presentationen och återaktiverade mikrofonerna i slutet för muntlig kommunikation.
Begränsningar skakar arbetsrutinen, särskilt när du börjar. Men det kan också bevisa vissa punkter: motståndskraft, lagarbete och effektiviteten av distansarbete när anställda har ett smidigt mentalt tillstånd och en flexibel organisation som anpassar sig till situationen utan motstycke samtidigt som de litar på utbildning. identitet, vilket möjliggör dess effektivitet. Slutligen, kom ihåg att för att allt ska fungera krävs dedikerade och kompetenta nätverks- och infrastrukturproffs för att få övergången från kontoret till hemmet att ske med så lite friktion som möjligt, samtidigt som en hög säkerhetsnivå bibehålls. Den framgångsrika erfarenheten för vårt ingenjörsteam, med utmärkta förbättringsmöjligheter, gör att vi kan arbeta mer effektivt och flexibelt än innan denna begränsning.
