Kontordokument, vare sig Word, Excel eller PowerPoint ingår information i dokumentet vilket inte är synligt med det blotta ögat men det är mycket praktiskt, både av byrån och för oss själva.
Bland dessa data kan vi hitta tillverkningsdatum och modifiering dokument, namn på författare … Men det finns många fler. När vi redigerar dokument finns det element som kan läggas till utanför text, kalkylark eller presentationer, till exempel kommentarer, kommentarer, relaterade dokument, tidigare versioner och annat innehåll, synlig eller dold.
Vi är inte alltid medvetna om all den informationen, och det är möjligt att om vi delade Office-dokument, skulle vi glömma det i det ögonblicket. vi inkluderar interna kommentarer att ingen annan såg eller inte ville att någon skulle veta när vi skapade dokumentet.
Från Office 2010 och framåt inkluderade Microsoft ett verktyg som heter kontorpaketet Dokumentinspektör vilket hjälper oss att hitta all information och personlig information som genereras av Word-, Excel- eller PowerPoint-verktyget självt eller som vi introducerade vid den tiden men vi kommer inte ihåg. Med det här verktyget kan vi Radera ytterligare information snabbt och undvik rädsla eller missförstånd.
Kontrollera och ta bort
Som Microsoft visar på Office-supportsidan anger du den personlig information eller data som vi måste övervaka, kan vi hitta dolda data eller personlig information som vi kanske inte vill dela, “” Excel-data läggs till i böcker när du samarbetar med andra “eller” dolda data eller personlig information som kan finnas i en presentation eller metadata. “
Bra. Om vi vill dela ett Office-dokument men först rengöra det från metadata, är det första vi gör att göra en kopia. Så här vi lagrar personlig information i originaldokumentet, som å andra sidan är användbart, men vi kommer att rengöra det på de kopior som är gjorda.
Vi öppnar en kopia av dokumentet och vi gör det Arkiv> Information. Vi klickar Kontrollera om det finns problem och rullgardinsmenyn öppnas. Vi väljer Kontrollera dokumentet och ett nytt fönster öppnas med alla tillgängliga alternativ.
I det nya fönstret kan vi lämna alla alternativ markerade eller avmarkerade som vi vill behålla. Denna lista innehåller alla innehåll som kan raderas, som kommentarer, revisionsmärken, versioner, kommentarer, dokumentegenskaper, personlig information som är kopplad till vår Office-licens eller med vårt Microsoft-konto, dold text, XML-data och mer.
När vi har markerat och tagit bort skylten som intresserar oss från det fönstret klickar vi på Kontrollera så Office letar efter innehållet i dokumentet som vi har öppnat. I slutändan får vi sökresultat. Om allt är bra klickar du på ta bort alla i varje objekt att radera. Slutligen klickar vi Gjort eller logga in kolla igen om vi vill se till att inga fler personliga data finns kvar. Slutligen kommer vi att ha rena Office-persondata som vi kan dela utan problem.