E-post ökar stressen, skapar onödigt arbete och får människor att bli överväldigade. Ingenting kan vara den bästa versionen av sig själva som fungerar under dessa förhållanden. Under de senaste åren har organisationer börjat flytta sig från e-post till supportmeddelandeapplikationer, som Slack och andra kommunikationsverktyg på jobbet. Att hitta rätt verktyg, eller uppsättning verktyg, påverkar om ditt team kommer att kunna ge upp sin traditionella inkorg. För många team måste projektledningsprogramvara vara en del av lösningen.
Vad är programhanteringsprojekt?
Projektledningsprogramvara, även kallad projektledningsapplikationer, är ett onlineverktyg som används av team för att spåra arbete. På ett brett sätt kan projekthanteringsapplikationer vara allt från komplex programvara till hanteringsarbete, till exempel Microsoft Projects, till grundläggande applikationer som måste utföras. De mest kraftfulla applikationerna inkluderar andra affärsverktyg för hantering av resurser, spårning av tid på uppdrag eller till och med fakturering.
Vi skiljer ofta olika typer av samarbetsverktyg från projekthanteringsapplikationer för att göra det lättare att rekommendera rätt applikation för rätt syfte. Som sagt överlappar de två kategorierna och några få andra (som kanban-styrelseapplikationer och arbetshanteringsapplikationer) väsentligt. Så medan jag ibland gör så att applikationer som Asana, Trello, Airtable och Basecamp inte gör det strikt projektledningsprogram, vi kan ange det här.
Vad gör du i programvaran för projektledning?
Varje projekthanteringsapplikation är något annorlunda, men de flesta av dem låter dig se olika aspekter av ditt teams arbete utan att kräva att du frågar dina kollegor om dem.
När du går in ser du alla uppgifter som måste slutföras av ditt team och tidsfrister. Du ser vem som har tilldelats vilken uppgift, om och när de är klara och om de har kommentarer om det. Om en av dina kollegor lämnar oväntat kan du gå in i projektledningsansökan och kontrollera om de har ett brådskande uppdrag tilldelat idag som måste tas på av andra teammedlemmar. Om du för närvarande använder e-post för att meddela någon att en uppgift har slutförts, ställa en fråga om ett uppdrag eller skicka något för godkännande, kan du dra nytta av en projektledningsprogram.
Det finns mer åt det. När du och dina kollegor använder en projektledningsprogram fortsätter applikationen att beräkna det utförda arbetet. Hur många uppgifter slutfördes i tid? Är projektet i allmänhet fortfarande på rätt spår för att slutföras inom tidsfristen? En kraftfull projektledningsprogram kommer med alla typer av diagram och grafer som hjälper dig att hålla ett öga på den här typen av saker. På det sättet, om projektet börjar glida, kan du upptäcka det tidigt och arbeta för att förhindra det. Men bli inte distraherad. Låt oss hålla oss till hur projekthanteringsapplikationer hjälper människor att kommunicera.
Vad gör projektledaren?
Projekt är en serie uppgifter. En projektledare är någon som vet vad alla uppdrag är – eller åtminstone övervakar dem. Ibland delar projektledaren uppgifter eller placerar dem i en pool som folk kan göra anspråk på. Projektledaren övervakar sedan uppgifterna och de människor som gör dem tills allt är klart.
Inte varje team har sin egen projektledare, men de flesta har någon ansvarig. Det kan vara en företagare, chef eller teamledare. Den som din kärnperson är eller din dagliga beslutsfattare, det är din projektledare.
Varför e-post är dåligt för projekt
E-post är e-post, som jag vet låter klart, men det stannar med mig här. Mail är ett fruktansvärt sätt att tilldela jobb. Föreställ dig om ditt uppdrag kom till dig via snigelpost. Detta är nästan löjligt. Men e-post skiljer sig inte mycket från vanlig post, förutom att den är snabbare.
Tänk på vad e-postmeddelanden kan ge:
- asynkron kommunikation med ett pappersspår
- dokumentleverans
Tänk nu på vad projektledare behöver veta när de hanterar en serie uppgifter:
- vem är tillgänglig
- hur många jobb varje arbetare tilldelas dem och när
- definierade arbetsförlopp (t.ex. “John har två uppgifter tilldelade honom och båda är 90 procent avslutade”)
- kalenderdatum
- förmågan att prioritera och prioritera uppgifter baserade på projektbehov
Att göra den typen av arbete genom bokstäver är löjligt.
Ännu viktigare är att de flesta kontorsanställda använder e-post skapar olägenhet. När ett nytt e-postmeddelande kommer med ett kickback eller popup-meddelande, kontrollerar arbetarna vanligtvis att det inkommande meddelandet inte är brådskande. Sedan återvände de till det vi gjorde tills nästa störning. Människor gör det hela dagen och kontrollerar och skannar sina e-postmeddelanden. En del forskning visar att användningen av e-post förbrukar cirka 30 procent av kunskapsarbetarnas dagar, och att tiden sprids jämnt över hela dagen snarare än att vara i separata bitar. Med andra ord, e-post stör oss ständigt.
Störningen har vanligtvis en nettoeffekt, även om den kanske inte är som du tror att den är. Störningar gör att människor känner sig mer stressade och som att de har en större arbetsbelastning än de faktiskt gör. Människor känner också större frustration och tidspress.
Hur människor interagerar med e-post får också tid att slösas bort. Vi tappade tid när vi var tvungna att läsa igen samma e-post som vi skannade tidigare samma dag eftersom vi glömde vad han sa. Om du glömmer datumet för att skicka nyckeln tar det tid att ta ut den från e-postmeddelandet. Och vad händer om e-postmeddelandet du gräver är ett gammalt e-postmeddelande och datumet har förts fram i en vecka?
Allt detta säger att e-postmeddelanden inte är utformade för att hantera uppgifter. Detta är fel verktyg för jobbet.
Kommunicera med projektledningstjänster
Projektledning involverar jonglering av människor och resurser, noggrant övervakning av tiden och omfördelning eller prioritering av uppgifter när situationen förändras. Projekthanteringsprogramvara är utformad för att hantera sådana problem och andra problem som vanligtvis uppstår under projektet.
Hur känns det att kommunicera i ett projekthanteringsprogram jämfört med e-post? Det är som skillnaden mellan att se något med dina egna ögon och läsa en beskrivning om det. I det första scenariot har du kontroll över vad du vill se och när. För det andra litar du på att andra människor skriver in meddelanden som berättar vad de tänk på vad som är viktigast – eller värre, vad de tror att du vill höra.
Olika projektledningsapplikationer har olika verktyg för kommunikation. Nästan alla av dem stöder @ omnämnande till exempel. Om du ser Slack och andra teammeddelandeprogram blir mycket populära kan du ofta ansluta dem till din projekthanteringsapplikation och därmed effektivisera dina konversationer till ett ställe. Om du inte har en gruppchattapplikation kan du ignorera den och leta efter ett projekthanteringsapplikation som innehåller en chattruta i applikationen. Zoho Projects och ProofHub erbjuder båda det.
Säg att projektet har en hel del visuella element och att teamet som arbetar med det måste diskutera det. Ditt liv kommer att bli mycket lättare om du har ett bildmarkeringsverktyg i din projekthanteringsapplikation. På så sätt kan du doodla och bifoga kommentarer elektroniskt, så att alla i ditt team lättare kan ge och förstå feedback. Volerro är ett exempel på en projektledningsapplikation med markeringsverktyg.
Som nämnts hanterar projektledningsapplikationen alla grundläggande saker du behöver för att jonglera och spåra, till exempel uppdrag, tidsfrister, framsteg och uppdrag. All information är synlig för dem som behöver den. I så fall finns det lite behov av att kommunicera om den här typen av saker. Du behöver inte skicka ett e-postmeddelande till någon och CC ett halvt dussin personer för att ta reda på om de nästan är klara med en uppgift när du kan komma in i systemet och se det markerat som 75% komplett. Många saker som kräver att du läser mellan raderna när du använder e-post för uppgiftshantering blir plötsligt mycket tydligt när du använder programhanteringsprogram.
Mindre tid att skicka e-post betyder mer tid att arbeta
Fördelarna med att få ett team från ett e-postmeddelande och ingå en projektledningsapplikation för att kommunicera kan vara enorma. Minskning i e-post ensam kommer säkert att göra alla lyckliga, men det betyder att jämfört med mervärdet har den större synlighet i vem som gör vad, vad de gör och status för varje uppgift. Gör det lättare för dig att ha korrekt information på jobbet, så att beslutsfattare kan fatta bra beslut.
För mer specifika tips om hur du arbetar med projekthanteringsapplikationer, se 7 sätt att förenkla projektledning i teamarbete och 5 Zoho-projektfunktioner för att hantera ditt företag.
