En skanningsapplikation med optisk teckenigenkänning (OCR) krävs för att ställa in. Det bästa skanningsprogrammet hjälper dig att fånga alla typer av information, t.ex. presentationsbilder från möten, whiteboard-anteckningar, visitkort, för att inte tala om viktiga dokument. De är också användbara för andra ändamål, från digitalisering av pappersrecept till förvaring av säkerheter.
För några år sedan var jag tvungen att få ett nytt pass och samma dag, köra honom för visum. Strax efter att jag tog mitt pass tänkte jag: “Jag kanske måste ha denna kopia innan jag lämnade in den.” Jag drog fram min mobiltelefon och skannade den. Visum tar nog mer än två veckor, och under tiden behöver jag min passinformation för många dokument. Bra jag har en läsbar kopia!
Hur fungerar skanningsapplikationen?
När du använder en mobil skanningsapplikation skiljer det sig inte mycket från att ta bilder. I en idealisk inställning roterar du ditt dokument mot en kontrasterande bakgrund och riktar kamerans kamera mot det.
Sedan leder skanningsapplikationen dig genom processen. Vanligtvis ber det dig att räta ut kanterna på dokument med ett beskärningsmärke på mobiltelefonskärmen. Håll det så stabilt som du kan, men oroa dig inte. Applikationen justerar lite rörelse. Skanningen tar en eller två sekunder. När det är klart förhandsgranskar du vanligtvis ditt dokument. Programmet frågar vanligtvis om du vill lägga till fler sidor eller starta en ny skanning.
Du kanske tror att du kan hoppa över skanningsapplikationen på en gång och ta bilder av allt papper du vill spara digitalt. Du kan, men det finns två nackdelar. Först kommer bilder inte att vara så tydliga som skanning, så du riskerar att inte ha läsbar text. För det andra kan du inte söka efter text, vilket kan göra det mycket svårt att hitta det du behöver senare.
Vad ska du skanna med skanningsapplikationen?
Låt oss titta på ett exempel på hur du kan använda en skanningsapplikation för att förbli organiserad. Därefter förklarar jag vilka funktioner du bör leta efter i det bästa skanningsprogrammet och namnge flera applikationer som har dem.
Visitkort
Nästa gång någon ger dig ett visitkort, använd skanningsapplikationen för att hämta den personens kontaktinformation och sedan returnera kortet. Du kommer att visa hur lätt det är att vara papperslös samtidigt som du samlar in detaljer i digitalt format så att du inte behöver skriva något senare. Vissa skanningsapplikationer kan upptäcka visitkort och göra nya poster i din kontaktapplikation. Andra människor letar efter LinkedIn för att föreslå anslutning där.
Svarta tavlan och presentationsmaterial
Vid möten vill de flesta av oss vara uppmärksamma på varje talare. Det är svårt att göra om vi kryper till en presentation eller whiteboard och hoppas att inte missa viktiga detaljer. En bra lösning är att snabbt skanna bilder eller annat material eftersom de vet att du kan undersöka det mer i detalj senare.
Dokument för e-post eller säkerhetskopiering
Även om många människor och organisationer gillar att skicka digitala dokument till dig, finns det fortfarande många exempel när vi hittade papper. Låt oss säga att din bank ger dig viktiga pappersdokument att skriva, men att du vill att din advokat ska kontrollera dem först. Det är en bra tid att använda din skanningsapplikation. Skanna några sidor så att du kan skicka ett e-postmeddelande till deras statistik. Vissa skanningsapplikationer innehåller verktyg som också låter dig signera dem digitalt.
Andra viktiga artiklar som du kanske vill skanna och säkerhetskopiera är immuniseringsregister, skattedokument och juridiska intyg (födelse, äktenskap, invandring, etc.).
Vad du ska leta efter i en skanningsapplikation
Det bästa skanningsprogrammet fångar dina dokument tydligt, gör sökbar text och hjälper dig att spara färdiga filer på rätt plats. Här är vad du ska leta efter:
Automatisk kantdetektering
Bra skanning och OCR-applikation hittar automatiskt kanterna på dina dokument automatiskt. När du pekar kameran mot papperet måste grödmarkeringen som du ser på skärmen själv hitta kanten på dokumentet och anpassa det till olika dimensioner. Oavsett om du skannar ett A4-papper eller ett visitkort kommer applikationen att beräkna det automatiskt.
Spara och exportera alternativ
Det bästa skanningsprogrammet ger dig alternativ där du kan spara eller exportera ny skannad text, till exempel Google Drive, Dropbox eller andra lagringstjänster. Du vill inte ha en applikation som tvingar dig att spara ett dokument på en ny plats.
OCR
Jag nämner OCR högst upp i denna artikel. När du har OCR blir varje ord du skannar till text. Du kan också kopiera och klistra in text eller redigera den. Låt oss säga att du skannar ett recept och ser att det är en skrivfel. Med en mycket bra skannings- och OCR-applikation bör du kunna korrigera skrivfel. Vissa applikationer kan konvertera din slutliga text till kända ordbehandlingsformat, till exempel .dx. Andra låter dig ändra texten i applikationen utan att behöva öppna dokumentet i en ordbehandlare först.
OCR låter dig också söka efter dokumenttext. Detta innebär att om du vill hitta din immuniseringspost kan du försöka söka din läkares namn för att hitta filen. Du behöver inte komma ihåg filens namn. Om du använder många sökningar för att hitta filer, behöver du definitivt OCR.
Sökfunktion
Kanske är du inte superorganiserad när det gäller att exportera och spara din fil till en annan plats. I det här fallet vill du kunna söka i innehållet i skanningsapplikationen efter allt du någonsin har skannat och nu behöver. En bra skanningsapplikation har sin egen sökfunktion.
Stöd för flera sidor
Ett utmärkt skanningsprogram som kan skanna flera sidor i rad. De måste sedan ordna alla sidor i en PDF-fil enkelt. Det mest aktuella skanningsprogrammet fixar också sidförvrängning, som när du skannar en sida från en bok och inte kan göra den platt.
Pris
Många av de bästa skannings- och OCR-applikationerna har gratis servicenivåer och premiumbetalningsnivåer. OCR anses ibland vara en premiumfunktion. Priset för skanning och OCR-applikationer är lite galen. Under tiden kan du betala mellan $ 4 och $ 7 för en anständig applikation. Nu är engångsavgiften tio gånger högre. Även om prenumerationsfrekvensen är rimligare, behöver vissa människor bara en skanningsapplikation flera gånger per år.
Det bästa skanningsprogrammet
Nu när du förstår vad skanningsapplikationen kan göra och varför du vill ha det här är några av de bästa du kan hitta. Jag har fokuserat på applikationer som erbjuder skanning och OCR och gör din text redigerbar. Det finns många applikationer som bara skannar. Evernote Kan skannas och Dropbox mobilapplikation är två exempel. Men de ger dig inte den slutliga texten som du kan kopiera och klistra in eller redigera. Denna applikation gör det.
Oavsett applikation du väljer, kommer du att upptäcka att du har en skanningsapplikation som du litar på och hjälper dig att digitalisera dina dokument och hålla dig organiserad.
ABBYY FineScanner
Fri; Pro för $ 4,99 per månad, $ 19,99 per år eller $ 59,99 engångsavgift
ABBYY FineScanner är förmodligen den bästa och mest kapabla OCR-skannern och applikationen för mobila enheter. Den exporterar filer till olika format, låter dig spara filer till de flesta stora lagringstjänster och kör till och med OCR på mer än 40 språk. Du behöver ett Premium-konto för att få en OCR, som kostar $ 4,99 per månad, $ 19,99 per år eller $ 59,99 för en engångsavgift.
Finns på Android, iOS
Microsoft Office-objektiv
Fri
Microsoft Office Lens är ett av få skanningsapplikationer som är helt gratis. Det är lite långsammare och klunkigare än andra applikationer med kantdetektering och skärning, men det gör jobbet. Denna applikation har ett speciellt läge för skanning av visitkort och whiteboards. Om du vill redigera text som du skannar måste du exportera text via Microsoft OneDrive och sedan öppna Word.
Finns på Android, iOS, Windows
Scanbot 9
Fri; Pro för de första $ 4,49 förra året $ 22,49 per år; eller 69,99 dollar en gång på iOS
Scanbot är ett utmärkt skannings- och OCR-program. Det sa, företaget har nyligen ändrat sin prismodell från en engångslågkostnad till en årlig prenumeration eller en gång högre kostnad ($ 69,99). Dessutom är priserna mycket svåra att spåra. Pro-versionen av Scanbot är dock värt att överväga om du behöver en snabb och exakt skanningsapplikation för nästan alla typer av dokument. Den har bra färgkorrigerings- och optimeringsverktyg, plus andra skanningsfunktioner, till exempel QR-kodläsare och streckkodsläsare. Du kan också använda den för att underteckna dokument med inte mer än fingret och din telefon eller surfplatta.
Finns på Android och iOS
