Obs: I nästa ämne du kommer att läsa kommer du att lära dig om: Hur man schemalägger ett möte i Microsoft Teams
Det finns många saker du kan göra för att förbättra teamets prestanda, och att använda ett samarbetsnav som Microsoft Teams är en av dem. Det är ett utmärkt kommunikationsverktyg som du kan använda för att chatta, dela filer och ha ljud- och videomöten med ditt team.
Om du precis har börjat med team kanske du inte är säker på hur du ska planera ett möte. Det finns flera sätt du kan göra detta på, och dina alternativ beror på vilken version av Microsoft Teams du använder. I den här artikeln kommer vi att ge dig all information du behöver veta.
Schemalägg ett möte i Microsoft Teams
Ditt Microsoft Teams-konto är kopplat till alla Microsoft 365 Group-produkter som SharePoint, Outlook, Yammer, etc., och de kalendrar du använder i Teams är direkt anslutna till din Microsoft Exchange-kalender.
Outlook använder även Exchange-kalendern. Det betyder att när du schemalägger ett möte via Outlook så kommer det automatiskt att dyka upp enligt lagen och vice versa. Så här schemalägger du ett möte i Microsoft Teams:
- Klicka på ikonen “Schemalägg ett möte” i gruppchatt (under rutan för nya meddelanden.)
- Välj “Kalender” i det vänstra sidofältet och klicka sedan på “Nytt möte”.
- Ett popup-fönster visas. Du kan välja tid och datum för mötet.
- När du har slutfört schemat klickar du på “Spara”. Då stängs popup-fönstret och du kan skicka mötesinbjudan med Outlook.
Schemaassistent
I popup-fönstret kan du också använda funktionen “Schemaläggningsassistent”. Den här funktionen hjälper dig att hitta rätt tid för alla dina teammedlemmar, inklusive dig.
När du väljer det här alternativet kan du se när mötesdeltagare är lediga och när de är upptagna. Mörkblått representerar tidsluckor när de inte är tillgängliga. Ljusblå slots är tillgängliga tid och grå slots är icke-arbetstid för deltagaren.
Bjud in personer utanför din grupp
En av de fantastiska sakerna med Microsoft Teams är att du kan bjuda in personer utanför din organisation till ett möte.
De behöver inte ens ha en Microsoft Teams-licens. Allt du behöver är deras namn och e-postadress och du kan skicka en inbjudan. Här är vad du behöver göra:
- Öppna alternativet “Lägg till obligatoriska deltagare” i popup-formuläret Nytt möte.
- Klicka på “Alternativ”.
- Ange personens e-postadress.
- Klicka på “Bjud in”. En e-postinbjudan kommer snart att landa i deras inkorg.
Du kan också schemalägga ett möte som ska äga rum i en specifik Teams-kanal. Välj “Lägg till kanal”. I den nya mötesformen. När du har konfigurerat och skickat en inbjudan kan du inte byta kanal.
Om du behöver göra ändringar måste du skapa en ny inbjudan. Om ett möte äger rum på en kanal kan alla som är medlemmar i den gruppen gå med i mötet, även om de inte har fått någon inbjudan.
Microsoft Teams gratisversion
Om du använder gratisversionen av Law kanske du undrar var schemaläggningsalternativen i din app finns. Tyvärr kan du inte schemalägga ett möte i den kostnadsfria versionen av Microsoft Teams.
Men det betyder inte att du inte kan ha ett möte alls. Appen har ett “Möt nu”-alternativ när du snabbt behöver samla en grupp.
Allt du behöver göra är att klicka på kameraikonen bredvid “Möt nu” och välj sedan alla namn på personerna som ska delta i mötet. Den här funktionen är även tillgänglig för prenumerationsbaserade Teams-konton.
Läs mer om Microsoft Team-möten
Du kan ha upp till 250 personer i ett teammöte. Du kan dock inte se alla deltagare samtidigt. Före de senaste uppdateringarna kunde du bara se upp till fyra aktiva deltagare i ett samtal. Du kan nu ha nio deltagare på skärmen samtidigt. Men den nya uppdateringen för med sig några andra spännande innovationer.
Microsoft Teams mötesdeltagare har nu bättre ljudkvalitet och anpassade bakgrunder för möten. Du kan också bifoga en video om det finns behov av att fokusera mer på en viss mötesdeltagare. Andra mötesrelaterade funktioner inkluderar virtuell lobby, skärmdelning och interaktiv felsökning.
Ta ditt team närmare
Det finns många sätt att göra din arbetsplats mer produktiv med Microsoft Teams. Det är i första hand en fildelnings- och chattbaserad applikation. Men det är också ett bra verktyg när du behöver en videokonferens med ditt team.
Att schemalägga ett möte med en schemaläggningsassistent gör det mycket bekvämare att hitta rätt tidpunkt. Och om någon inte är med i din organisation eller grupp kan de fortfarande gå med. Skicka bara en e-postinbjudan.
Har du någonsin deltagit i ett Microsoft Teams-möte? Eller planera en? Låt oss veta i kommentarerna nedan.
