Hur man skapar formulär som kan fyllas i Microsoft Word

När det finns behov av formulär som kan fyllas ut vänder människor sig ofta till sofistikerade PDF-redigerare som har interaktiva formulärverktyg. Det är dock inte många som inser att det är enkelt att skapa formulär som kan fyllas i Word.

Det finns två metoder för att göra detta i Word. En av dem använder textrutor i hela och skapar sedan anpassade fält. Den andra använder utvecklarverktyg och olika datainmatningskontroller som finns tillgängliga där.

Vilket alternativ ska du välja?

Metoden du använder beror på vilken form du skapar.

Du måste använda den anpassade fältmetoden om formuläret:

• Har bara textfält att fylla
• Du bryr dig inte om att träna dina användare om hur du fyller i anpassade fält
• Du måste fylla i formulär snabbt

Du måste använda utvecklarverktygen om formuläret:

• Kräver en listruta eller kryssruta
• Du skickar enskilda filer till varje användare
• Du vill inte behöva utbilda användare om hur man använder formulär

När du har bestämt vilket tillvägagångssätt du vill ta kan du lära dig att använda vart och ett av alternativen nedan.

Skapa formulär som kan fyllas i Word med anpassade fält

Att skapa formulär som kan fyllas med fält är mycket enkelt. Skapa först ditt formulär genom att skriva ett namn för varje fält och fyll i texten där svaret är.

Därefter måste du skapa ett anpassat fält för datainmatning. För att göra detta, välj Fil, Urval, och Fast egendom. Välj under Egenskaper Avancerad egendom.

Detta öppnar dialogrutan för dokumentegenskaper. Välj meny ADAT fliken.

Det här fönstret är där du skapar varje specifikt fält som du vill skriva in i ett formulär som kan fyllas. En efter en, namnge varje fält och ange initialvärden.

Välja Lägg till för att lägga till varje fält och fortsätt sedan genom att ange alla fält i din form.

Välja Bra när du är klar

Markera det första fältet i ditt dokument i ditt dokument. Klicka på Word-menyn Stiga på menyn, klicka på menyn Snabbt avsnitt rullgardinsmenyn och välj Fält. Om Quick Parts inte visas under Infoga-menyn måste du lägga till Quick Parts i bandet för att få tillgång till fältobjekt.

Klicka på popup-fönstret DocProperty under fältnamnet och klicka på Ditt namn (eller vad du än anger namnet på fältet) under Egenskaper.

Fortsätt denna process för alla återstående fält på ditt formulär tills alla har konverterats till fält.

Du kan lära dig mer om hur du använder specialfält på olika sätt för att automatisera dina dokument.

Fyll i formuläret med anpassade fält

Allt som dina användare behöver göra för att fylla i ett formulär är att söka i alla specialfält och ange värden.

För att göra detta måste de välja Fil, Urval, och Fast egendom. Välj under Egenskaper Avancerad egendom. Detta öppnar dialogrutan för dokumentegenskaper. Välj meny ADAT fliken.

I fönstret Dokumentegenskaper behöver dina användare bara välja varje egenskap och ange rätt värden för fälten och sedan välja dem Ändra.

När du har angett värden för alla anpassade fält klickar du på Bra lägger till dessa värden i rätt fält i formuläret.

Du kan uppdatera varje formulär i fälten genom att högerklicka och välja Uppdatera fält. Du kan också välja alla fält och trycka på F9.

När allt har uppdaterats kommer det anpassade Word-formuläret att innehålla alla svar som anges i specialfälten.

Dina användare kan sedan spara formuläret och skicka det till dig med alla fält ifyllda korrekt.

Som ni ser sparar denna metod mycket tid eftersom alla fältvärden kan anges snabbt på ett ställe.

Skapa formulär som kan fyllas i Word med utvecklarverktygen

Om du behöver ett mer flexibelt formulär kan du bättre använda utvecklarverktygen i Word för att skapa de obligatoriska formulärinmatningsfälten. Innan du kan göra detta måste du aktivera utvecklarmenyn i Word.

Välj meny Fil -menyn och välj den Urval. Välj i dialogrutan Alternativ för Word Justera bandet från vänster navigationsfönster. Nedan Välj kommando från, Välj Huvudflik. Om utvecklaren redan visas på den högra panelen markerar du kryssrutan för att aktivera den. Om inte, välj Utvecklaren till vänster och välj Lägg till >> för att lägga till den i den högra panelen.

Välja Bra komplett. Nu måste du se Utvecklaren visas i Windows-menyn.

Öppna ett nytt Word-dokument genom att välja Fil från menyn, välj Nyoch välj Tomt dokument.

Välja Utvecklaren i menyn och välj Designläge.

Infoga textfält

Välj textfältposter Kontrollera textinnehållet.

Detta kommer att ange en textinmatningsruta i det formulär som kan fyllas.

Gå till listrutan

För att lägga till en rullgardinspost, välj Kontrolllistans innehåll ner.

Detta öppnar en rullgardinslista till ett formulär som kan fyllas. För att fylla i listrutan måste du dock organisera listan. För att göra detta, högerklicka på rullgardinsmenyn och välj Fast egendom. Välj menyn i rutan Egenskaper för innehållskontroll Lägg till för att lägga till nya objekt i listan.

När du är klar väljer du Bra. Nu ser du en rullgardinslista visas på formuläret som kan fyllas.

Du kommer inte att se en rullgardinslista när du skapar ett formulär i designläge. Men du kan välja Designläge för att stänga av den och testa hur listrutan ser ut.

Ange datumväljaren

Ett annat användbart verktyg att använda för formulär som kan fyllas i Word är Date Picker Content Control. Välj det här för att lägga till datumväljaren i ditt formulär.

Du behöver inte göra något för att justera kontrollen. Detta kommer att fungera som begärt för att låta användaren välja ett datum för detta fält.

Gå in i kryssrutan

Nästa användbara kontroll i formulär som kan fyllas i är kryssrutan innehållskontroll.

Skriv först antalet kryssrutor som du behöver i ditt formulär, efter att du har skrivit frågor om det.

Skriv sedan texten för varje alternativ bredvid varje kryssruta.

Testa ditt formulär Fyll i Word

Du kan lägga till ett antal kontroller i hela formuläret som kan fyllas efter dina behov. När du är klar, välj bara designläge på kontrollmenyn för att stänga av designläget och se ditt formulär som kan fyllas.

Testa alla kontroller i ditt formulär för att se till att kontrollerna fungerar som du förväntar dig att de ska göra.

Som du ser är det inte så svårt att skapa formulär som kan fyllas i Word. Tillvägagångssättet du väljer beror på komplexiteten i formen och vilken typ av svar du letar efter.

Försök och se vilka former du kan göra i Word med hjälp av en av de två metoderna ovan.