Institutionen för utbildning (DfE) har befriat arbetare från sina skrivbord och förstärkt intern IT-personal med mobila arbetsstrategier levererade i hastigheter på mer än 18 månader.
Med kontorssteget i horisonten och två datacenterkontrakt närmar sig slutet på deras liv började CTO Adrian Tucker att modernisera DfEs “åldrande” teknikstack så snabbt som möjligt.
“Vi har ett starkt system men de åldras och blir gammaldags,” sa Tucker till IT Pro. DfE “måste flytta till framtiden” från sitt beroende av datacentra, och Office 2010: s Windows 7-tunna klientenheter innebär att personalen inte kan arbeta borta från sina skrivbord. BlackBerry tillåter arbetare att få åtkomst till e-post när de reser, men kan inte öppna PDF-filer, vilket innebär att personalen inte kan ge feedback på policydokument när de är ute på kontoret.
“Även om det inte är gammaldags, är det restriktivt och många element kommer att ta slut, så vi har ett val,” sade Tucker. “Vi kan hantera Londons omedelbara takt och bara flytta ett datacenter och lämna det där, eller så har vi möjlighet att göra en total förändring av IT.”
Tuckers vision om en mobil moln-arbetskraft som passar den digitala agendan för regeringens digitala tjänster för Whitehall, men det som är ovanligt är hur snabbt DfE planerar att göra denna förändring. “Till och med Microsoft höjde ögonbrynen,” medgav Tucker.
Men han vill att personalen ska vänja sig med cellarbeten innan de flyttar byggnader – på en ny plats blir utrymmet dyrare. Redmond är en av DfEs huvudsakliga strategiska partners, och tillsammans med BlackBerrys ersättning med Android-enheter beslutade DfE att starta Surface Book och Surface Pro 4-enheten genom att introducera Windows 10 en tunn klient på grund av extra mobilitet.
Med enheter som fungerar som bärbara datorer och surfplattor, “finns det inga dåliga val”, enligt Tucker, medan människor kan växla mellan Book och Pro 4 nio månader efter att ha valt en om de vill.
Adrian Tucker (ägs av DfE)
På bara sju veckor har Microsoft och Tuckers IT-team lanserat 3 500 enheter, med “golvvandrare” som bär ljust orange och patrullerar golvet för att komma in och hjälpa användare.
“Det ger dig en känsla av hastigheten som omger hela programmet,” sade han. Alla 5 000 DfE- och utbildningstjänstemän har nu de enheter de väljer och skriver ut färre, eftersom de kan bära sina dokument med sig på enheter som stöder Wi-Fi.
Tucker förklarade: “Med enheter som du kan bära, med anteckningsböcker, behöver människor inte skriva ut. När de är i ett möte är det inte en statisk kopia av det (a) direkt (dokument), deras e-post kommer fortfarande, de kan diskutera med sitt team på möten för att få ett svar gör det bara hela företagets flöde starkare. “
Windows 10
Den nya ytan innebär också att DfE migrerade från Windows 7 till Windows 10, men medan Tucker erkände några mindre förbättringsfrågor, sa han att det gick smidigare än han hade hoppats.
“Självklart måste du vänja dig med ett annat utseende och känsla, men vi ser verkligen inte någon betydande kraft (i begäran om stöd) runt hoppet,” sade han. “Det handlar mer om” var saker är “. Det får du i de tidiga dagarna och en del av anledningen till att vi har en orange-robed golvpromenad är för människor på marken istället för att behöva ringa till telefonsamtal. De är där för att svara på saker , dumma saker som “hur stänger du av det”. “
Distribuera Office 365 för att stödja samarbete
Att få Windows 10 att fungera har gjort det möjligt för DfE att utnyttja andra tekniker, till exempel Microsofts molnsvit. Med OneNote kan man till exempel snabbt söka i protokoll från tidigare möten, i motsats till gamla papperskopior som “tenderar att gå rakt i hemliga fack,” sade Tucker.
“Vi bär nu mer runt Skype for Business och BI Power Tools för våra analytiker och börjar verkligen utnyttja OneDrive och hela samarbetet,” tillade han. Teamet i Storbritannien kan arbeta med samma dokument i realtid, utan kontinuerligt e-postflöde eller olika versioner av samma fil.
Tucker vill också ta med sig samarbetsmeddelanden som Microsoft Teams, även om ingen anbudsprocess har påbörjats.
