När vi söker efter eller betygsätter med hjälp av en tjänst, det vi letar mest efter är bekvämlighet. Försök så mycket som möjligt för att slutföra uppgiften. Att glömma att göra något medan något görs automatiskt. Vi lever i en värld där detta behövs allt mer, eftersom antalet saker vi måste delta varje dag från våra enheter inte slutar växa.
Detta, korrekt implementerat, kan vara mycket fördelaktigt. Exempel: Time Machine ber dig bara ansluta hårddisken för att börja spara en säkerhetskopia av din Mac och du kan (nästan) glömma uppgiften. Andra tjänster från tredje part, som vi använder varje dag, gör samma sak. Men inte alla rosor. Faktum är att “komfort” så småningom orsakar betydande långsiktiga problem för allmänna användare.
Dåliga nyheter: Du kan ignorera utrymmet på din enhet
Låt oss använda fler exempel. WhatsApp och Telegram: skicka meddelanden och oroa dig inte. Google Photos: Ladda upp foton och oroa dig inte. iCloud: spara allt du vill ha i molnet och oroa dig inte. Gmail: Sluta ta bort e-postmeddelanden, spara och oroa dig inte. Foton på Mac: lägg alla dina foton i applikationen och oroa dig inte. I alla av dem finns det grundläggande problem, och vi kan inte glömma och få den tröst som vi lovat.
Anledningen är mycket enkel: i alla dessa tjänster representerar lagring den oundvikliga gränsen som alla användare måste möta vid en eller annan tid. Och om de följer förutsättningen för komfort, kan det vara ett olöst problem under flera dagar.
Cirka tre av fyra användare jag pratar med vet inte att WhatsApp-meddelanden tar plats på sin iPhone
Jag såg det för mig själv i den utbildning jag gjorde för allmänna användare och proffs. Fakta från min egen erfarenhet: tre av fyra användare vet inte ens att WhatsApp-konversationer äger rum. Och det största problemet med cirka 70% av samma kunder, anledningen till att de bad om utbildning med mig, är att lösa lagringsproblemet. Jag kom för att se ett exempel på att WhatsApp upptar 51 GB på iPhone.
Ett annat fall, och Apples egna problem, är egenskapen till iCloud Drive som låter dig spara dokument och skrivbordsmappar från Mac. Detta är något som erbjuds användare under den första konfigurationsguiden, och de flesta av dem aktiverar det utan att veta exakt vad det är. Och det är enkelt för mappen att fylla 5 GB gratis iCloud Drive-lagring på några dagar.
Mail mot Gmail-fall
Ett annat bra sätt att skilja metoder för att hantera två tjänster är att använda Gmail mot Använd iCloud-e-post Om vi är vana att hantera Gmail-e-postmeddelanden från din webbplats är det vi definitivt gör arkivera alla e-postmeddelanden, oavsett om vi behöver spara dem eller inte. Vi sparar dilemma att hantera beslutet att eliminera det eller inte. Eftersom det finns så mycket lagringsutrymme i ditt Google-konto behöver vi inte göra det.
Vi behöver bara konfigurera Gmail-kontot på klienter som Mail för att se konsekvenserna: även om vi väljer att synkronisera det senaste e-postmeddelandet laddas tusentals och tusentals meddelanden ned. Och när e-postmeddelandet är fullt kommer problemet att starta.
Men iCloud-post har nackdelen att bara ha 5 GB utrymme, och är också ett utrymme som måste delas tillsammans med många andra saker. Därför finns det plats för flera meddelanden. Men om vi håller oss i det tillståndet, tvingar vi oss själva att ständigt upprätthålla ordningen på våra e-postmeddelanden. Vi fattade beslutet att ta bort onödiga e-postmeddelanden så snart vi fick och läste dem, vi lämnade dem inte för “senare” som aldrig kom.
Jag vill inte säga att iClouds knappa utrymme är bra, långt ifrån det, men jag vill betona att vi drar lärdomar från det: det bästa för att upprätthålla vår långsiktiga produktivitet är upprätthålla en order som garanterar att vi inte kommer att ha ett lagringsproblem efter ett tag.
Lösningen: utbilda användare till rutinmässigt underhåll
Vart jag vill åka är det varje tjänst måste utbilda användare, varnar dig om att du måste hålla lagringsutrymmet i avstånd. Berättar att du regelbundet ska rensa WhatsApp-meddelanden, fotobibliotek i iCloud och i Mac- eller Gmail-e-postmeddelanden; emellertid erbjuds mycket lagringsutrymme i alla dessa tjänster.
Vissa tjänster har implementerat bra åtgärder för att lösa detta. Som ett exempel iMessage tillåter oss att automatiskt ta bort alla meddelanden som har mer än en månad eller löper ut ett år. På detta sätt överstiger lagringsutrymmet i den här meddelandeshistoriken aldrig den uppskattade mängden utrymme. Och om du vill vara mer specifik kan du radera ljudmeddelanden automatiskt efter en månad eller bara två minuter efter att skicka eller ta emot och lyssna. Något liknande på WhatsApp eller Telegram sparar mycket besvär för användare.
Vi kan också nämna verktyg för att ta bort macOS-filer, som vi kan hitta i fönstret ‘Om denna Mac’ och som verkligen hjälpte oss att ha en global vision om mer lagring på datorer. Detsamma kan sägas för iOS / iPadOS. Detta är ett steg, men att se varje dag hur allmänna användare inte sparar lagring, är det tydligt mer medvetenhet om detta behövs.
Du kan börja nu med ditt eget exempel: se hur mycket lagring din e-post har. Vad alla dina WhatsApp-meddelanden upptar. Golvyta i Mac: s fotobibliotek. Lite disciplin kan rädda dig från många långsiktiga problem.
