Topp 10 tips och tricks för videokonferenser för personer som arbetar från…

De flesta kontor har tillåtit sina anställda att arbeta hemifrån på grund av spridningen av coronavirus-pandemin. Alla större kontorsmöten och diskussioner sker genom videokonferensapplikationer.

Just nu är videokonferenser det bästa sättet att hålla kontakten med dina kollegor och snabbt dela all viktig information. Det finns dock några saker du måste se till innan du startar ett videosamtal för att få ut det mesta av det.

Andra saker att göra när du är hemma:

Här är några tips och tricks för att göra dina videosamtal effektiva och effektfulla.

1. Använd den bästa videokonferensappen

Bild:

Du bör vara medveten om att för att ha en effektiv videokonferens måste du välja applikationen med omtanke. Du kan hänvisa till vår lista över de bästa videokonferensapparna och välja den mest lämpliga enligt dina krav.

En lämplig videokonferensapplikation bör ha ett lättanvänt gränssnitt och grundläggande funktioner som skärmdelning, chattfönster etc. Se också till att du använder den senaste versionen av appen. videokonferensapp, eftersom du kan gå miste om en del av de coola funktionerna och buggfixarna som ingår i den uppdaterade versionen av appen.

2. Stabil internetuppkoppling

Bild: Deposition

En bra nätverksanslutning är ingen lyx, utan en nödvändighet när du behöver delta eller hålla ett professionellt möte. Internetanslutningar med låg bandbredd kan orsaka synstörningar och försämra ljudkvaliteten. Detta kommer så småningom att leda till dålig kommunikation och kommer även att påverka mötets produktivitet.

3. Bekanta dig med funktionerna i videokonferensapplikationen

Innan du startar ett mötessamtal eller går med i en videokonferens, se till att du är bekant med appens grundläggande funktion. Att ha rätt kunskap om hur applikationen fungerar kommer att spara tid vid videokonferenser och göra saker enklare för dig.

Du behöver till exempel veta hur du tystar eller aktiverar samtal, nödvändiga genvägar och hur du använder funktioner som skärmdelning i appar.

Läs också: Kommer du att fortsätta jobba hemifrån efter att coronaviruspandemin är över?

4. Dela planen med gruppen i förväg.

Det är viktigt att dina kollegor känner till syftet med mötet innan det ens börjar. Att dela en plan innan mötet börjar kommer därför att säkerställa att de som ska vara med på mötet känner till resonemanget bakom det.

Du kan dela planen som en PDF eller ett dokument via e-post eller valfri app för snabbmeddelanden.

5. Punktlighet är nyckeln till framgång.

Punktlighet spelar en viktig roll i ett videomöte. De flesta deltagare meddelas i tid om schemalagda möten. Du bör försöka gå med i en videokonferens innan nämnda tidpunkt, annars försenar det även de andra deltagarnas scheman.

Du måste också rengöra kameralinsen på din bärbara dator, webbkamera eller mobilenhet innan du deltar i ett möte eftersom all smuts på linsen kan förstöra showen.

Tja, om du använder Zoom Meeting för videokonferens behöver du inte oroa dig för bakgrunden eftersom du kan använda flera olika bakgrunder tillgängliga i appen. Microsoft Teams har också lagt till en liknande funktion som låter dig ändra din bakgrund.

Dessutom kan du också lägga till en anpassad bakgrundsbild i Zoom Meeting som kan hjälpa dig att anpassa videosamtalsskärmen enligt ditt val.

En annan viktig punkt är att om du deltar i ett professionellt möte via din smartphone, växla helt enkelt till tyst läge. Samtals- eller meddelandeaviseringar kan orsaka mycket problem under en videokonferens.

6. Eliminera distraktioner

Du bör se till att när du väl är redo för videokonferensen så innehåller bakgrunden inget som kan fånga deltagarnas uppmärksamhet. Du måste ta bort alla hinder i kameraramen innan du startar eller går med i ett möte.

Läs också: Bästa verktygen för att arbeta hemifrån effektivt under koronaviruskarantän

7. Använd rätt belysning

När du ringer ett videosamtal måste du verifiera att du sitter i rätt belysning. Ett starkt ljus i bakgrunden kan förvirra din webbkamera och få det att se mörkare ut i videon.

Du bör också ta hand om kameravinkeln och hållningen när du deltar i en videokonferens. Kameran ska hållas i lämplig position så att deltagaren kan se sitt ansikte. Din hållning när du deltar i ett möte avgör din uppmärksamhet, så du bör undvika att sitta eller ligga under ett videosamtal och försöka sitta upprätt och verka energisk.

8. Klä dig lämpligt

Om du var tvungen att delta i ett möte på ditt kontor, skulle du inte bära shorts och t-shirt. Samma regel gäller för en videokonferens, och du bör klä dig lämpligt innan du deltar i en videokonferens, eftersom din chef kanske inte gillar din flerfärgade skjorta.

9. Använd lämpliga videokonferenskort

Vare sig det är i verkligheten eller på en videokonferens är etiketter viktiga. Det finns flera regler som man måste följa under en videokonferens för att vara professionell och effektiv.

Först, om mötet spelas in måste alla deltagare meddelas innan det börjar. På så sätt kan de undvika att ha ett personligt samtal när de väl är med i mötet.

En annan viktig sak att komma ihåg är att alla deltagare, utom den som talar, måste stänga av sina mikrofoner så att det inte uppstår obehag. Varje avbrott kan vilseleda talaren och andra lyssnare.

10. Tidszon är viktig!

Kanske befinner du dig och dina kunder i olika länder och tidszoner. Vissa människor kan hålla sig till konceptet sommartid (DST) vilket ökar förvirringen.

Du bör överväga tidszoner innan du är värd för ett möte eller skickar en kalenderinbjudan, eftersom tiden även ska fungera för andra deltagare. Felaktiga tidszoner kan orsaka mycket kaos, och det kommer också att hindra din produktivitet.

Du kan följa tipsen och tricken som nämns ovan för att göra dina möten mer produktiva. Det här är allmänna tips som kommer att förbättra upplevelsen för personer som arbetar hemifrån på grund av spridningen av coronavirus-pandemin.