Tantangan TI untuk bekerja dengan gesit

Banyak perusahaan yang mengeksplorasi kerja lincah sebagai cara untuk memotong biaya dan meningkatkan efisiensi, tetapi memindahkan seluruh bisnis Anda ke grosir model tangkas adalah prospek yang menakutkan. Yang lebih mengerikan adalah gagasan untuk melembagakan perubahan budaya radikal ini pada saat yang sama dengan memindahkan seluruh kantor pusat perusahaan Anda ke fasilitas baru.

Namun demikian, itulah tugas yang sedang dihadapi oleh Paul Lomax, CTO dari Dennis Publishing. Kami berbicara dengan Lomax tentang bagaimana – dan mengapa – dia berencana untuk menemukan kembali seluruh strategi TI perusahaan selama masa pergolakan organisasi yang belum pernah terjadi sebelumnya.

Mengapa pindah ke lingkungan kerja yang gesit mengharuskan penyegaran TI penuh untuk Dennis?

Saya berani atau bodoh. Saya mencoba untuk mendorong amplop, karena kami punya satu kesempatan untuk ini. Kita bisa menjadi baik dan aman, dan pergi dengan teknologi tradisional yang sudah teruji, tetapi intinya adalah kita memiliki peluang nyata untuk memulai dengan yang baru, jadi saya mengambil banyak risiko.

Saya pernah menggambarkan diri saya sebagai direktur bayangan IT, karena saya adalah pelaku terburuk untuk melakukan hal-hal yang tidak disetujui. Bahkan, pekerjaan saya sering melihat apa yang telah diadopsi orang dan kemudian hanya membagikannya kepada semua orang yang belum mendengarnya.

Peran saya juga memastikan bahwa apa yang digunakan orang secara alami diadopsi dan dibuat lebih aman, tetapi saya tidak dalam bisnis menjadi 'departemen penonaktifan bisnis' yang khas – saya mencoba dan menghindari mengatakan "tidak" terlalu banyak.

Apa faktor utama yang Anda pertimbangkan ketika melihat solusi TI potensial untuk diadopsi?

Ketika kami datang untuk melihat bagaimana kami akan pindah ke pekerjaan yang gesit, jelas hal pertama yang harus kami lakukan adalah memastikan kami tidak memiliki desktop yang pindah ke gedung baru. Anda dapat melakukan seluruh desktop jarak jauh, thin client, dengan Citrix dan hal-hal semacam itu – dan itu memiliki manfaatnya – tetapi kami merasa bahwa itu bukan tujuan yang ingin kami tuju.

Kami ingin meluncurkan laptop. Kami melihat apa yang dilakukan orang-orang di perusahaan, dan terlepas dari orang-orang yang melakukan pekerjaan kreatif di Mac dan beberapa hal yang lebih maju yang dilakukan orang di PC, banyak hal buruk yang dilakukan orang di browser web.

Sebenarnya, apa yang kami temukan selama beberapa tahun terakhir adalah apa yang biasa dimiliki orang di rumah sedang berubah. Kami masih mendapatkan beberapa orang bertanya tentang Mac, tetapi juga kami mendapatkan orang-orang yang memiliki Chromebook di rumah, serta banyak orang yang masih menggunakan Windows.

Dennis selalu merupakan perkebunan campuran; ketika kami melihat perusahaan lain yang telah pindah ke lingkungan kerja yang gesit, mereka memiliki keuntungan menjadi hampir semua PC. Setiap meja memiliki stasiun docking yang sama, PC / laptop bermerek yang sama – sangat mudah.

Saya tidak ingin masuk ke situasi di mana kami mengandalkan homogen di seluruh wilayah IT kami dalam hal pelabuhan dan sistem operasi, tetapi saya juga tidak ingin menyulitkan menghubungkan ke ruang kerja. Itu sebabnya kami menggunakan USB-C – kami mendapatkan beberapa ratus komputer baru, yang semuanya adalah USB-C; Mac, PC dan Chromebook, semuanya.

Seberapa pentingkah adopsi standar USB-C pada strategi baru yang gesit?

Saya mencoba menjelaskan kepada beberapa kolega senior tentang mengapa saya terobsesi sedikit tentang pengaturan meja – tampaknya menjadi hal yang aneh bagi seseorang dari tingkat saya untuk berpikir tentang, bagaimana sebuah meja akan diatur dan bagaimana jadinya. kabel.

Saya menyadari bahwa sebenarnya, ini adalah, anehnya, salah satu hal terpenting yang dapat saya lakukan dengan benar, karena jika dibutuhkan seseorang lima menit ekstra untuk dipasang setiap hari dan kami memiliki 400 staf di gedung, itu banyak waktu. Faktanya, izinkan saya mengerjakan matematika; lima menit, kali 240 hari kerja setahun, kali 400 orang, dibagi 60 menit – itu 8.000 jam kerja, atau seribu hari kerja, setahun.

Ini mengurangi frustrasi. Jika lebih mudah untuk masuk dan keluar, orang akan lebih fleksibel. Jika itu menyebalkan, orang-orang akan tetap pada kebiasaan lama mereka yang tertanam, dan menolak gagasan untuk mencabut kabel di malam hari – Anda tidak akan repot-repot.

Kami menghabiskan waktu lama untuk menentukan standar koneksi mana yang akan digunakan, tetapi AppleKeputusan untuk pindah ke USB-C semacam memaksa tangan itu. Pada awalnya, saya pikir waktunya sangat buruk – saya baru saja akan memesan satu ton kit – tetapi ternyata itu adalah berkat besar yang terselubung.

Itu benar-benar menunda saya sekitar dua bulan, ketika kami memilah-milah apa yang kami lakukan dan harus mengubah seluruh strategi kami, tetapi waktunya tidak bisa lebih baik sebenarnya, terutama setelah kami menggunakan monitor USB-C. USB-C benar-benar memungkinkan kami untuk melihat visi interoperabilitas, dan itu hebat.

Mesin utama baru perusahaan agak mahal – adakah godaan untuk mencari sesuatu yang sedikit lebih hemat biaya?

Terus terang, sedikit mengkilap berjalan jauh. Orang-orang melihat hal-hal ini dan pergi 'apakah terlihat bagus, saya harus pergi keluar dan melihat klien, apakah saya akan terlihat seperti orang idiot dengan sesuatu yang terlihat seperti Etch-a-Sketsa'. Dan juga, saya membawanya kemana-mana, jadi harus ringan.

Kami memiliki banyak kekhawatiran dari orang-orang bahwa mereka ingin membawa pulang laptop mereka setiap hari, dan mereka tidak ingin membawa sesuatu yang terus terang lebih dari 1.2kg. Itu tampaknya menjadi titik berat di mana orang-orang seperti 'itu terlalu berat!' – mereka jelas tidak pernah memiliki laptop di tahun 90-an, tetapi begitulah!

Tentu saja, laptop bukan satu-satunya hal yang perlu Anda khawatirkan sebagai CIO – perubahan TI apa lagi yang harus dilakukan?

Hal-hal tertentu yang biasanya tidak saya pedulikan menjadi sangat kritis – jadi, printer, misalnya. Dalam pekerjaan tangkas, Anda tidak ingin harus memilih dari daftar setiap printer di gedung, Anda ingin ikut saya mencetak. Dan tentu saja, kami memiliki Chromebook dan Apple perangkat untuk memenuhi, jadi kita harus memiliki dukungan untuk Google Cloud Print dan AirPrint.

Kami menggunakan teknologi yang disebut EveryonePrint dan Equitrac untuk mengelola pencetakan follow-me, pemindai, dan pencetakan cloud. Kami meluncurkannya di gedung yang ada, dan itu akan berpindah ke gedung baru. Ini berarti bahwa jika Anda duduk di lantai empat hari ini, Anda tidak akan secara tidak sengaja mencetak daftar redudansi yang akan datang atau apa pun di lantai enam.

Hal lain yang kami lakukan adalah sistem telepon. Sistem telepon itu menyakitkan karena ketika datang ke konferensi video, ada tingkat harapan, orang tahu bahwa panggilan akan keluar atau kualitasnya akan turun. Pada panggilan telepon, ini adalah panggilan telepon – orang memiliki harapan yang sangat tinggi akan kenyataan bahwa itu akan berhasil.

Di gedung baru, kami punya situs lapangan hijau, kami punya jalur sewaan baru, gig Ethernet, kami punya lusinan router Wi-Fi baru di semua tempat, kami punya mendapat kontrol penuh atas firewall kami, kontrol penuh atas jaringan kami, kami yakin bahwa kami dapat melakukan sistem telepon VoIP yang sangat baik di gedung baru.

Kami memiliki visi, yaitu tidak ada telepon meja di gedung baru, tempat orang-orang menggunakan BYOD smartphones atau mereka menggunakan peramban atau perangkat lunak berbasis desktop. Tantangannya adalah, bagaimana kita bertransisi dari gedung ini ke gedung baru, dan transisi dari kotak berbasis PBX yang ada di ruang bawah tanah menjadi sistem telepon VoIP?

Masalah dengan melakukan IT internal adalah tidak ada kemuliaan di Wi-Fi, email dan printer. Ini adalah hal di mana jika rusak, orang menjadi gila tetapi ketika berhasil, tidak ada yang peduli – itu adalah utilitas klasik Anda.

Langkah ini mensyaratkan mulai dari pengaturan TI warisan yang telah tertanam selama beberapa dekade hingga sistem yang gesit baru dalam sekali gerakan. Jelas, itu keputusan yang cukup berisiko – apakah Anda khawatir perubahannya akan terlalu drastis?

Anda harus mendorong amplop; akan selalu ada orang yang akan mengeluh tentang teknologi dan perubahan baru. Jika Anda meluncurkan Windows 10, Anda akan membuat orang pergi 'oh, saya tidak suka Windows 10, aku mau Windows 7 '- yah, tangguh. Perubahan harus terjadi, dan saya mencoba mendorong perubahan.

Anda benar-benar menabrak penghalang kecil, dan saya bisa melihat bagaimana beberapa CIO akan pergi untuk kehidupan yang mudah, dan akan pergi untuk hal-hal yang akan menutupi punggung mereka, di mana jika semuanya berjalan sangat salah mereka dapat mengatakan 'jangan salahkan saya, ini adalah apa yang digunakan orang lain '.

Sedangkan jika saya memilih sesuatu yang tidak ada orang lain gunakan, saya memaparkan diri saya pada kritik, tapi saya agak suka kegembiraan itu. Saya pikir ini lebih Dennis; kami adalah perusahaan yang sangat berjiwa wirausaha, kami sangat berani mengambil risiko dan saya pikir itu cocok untuk kami yang sedikit lebih maju.

Cari tahu apakah bisnis Anda siap untuk masa depan.