Terorganisir: Cara menyalin kontak Anda dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya

Di mana kontak Anda? Apakah Anda dalam perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM), akun email, ponsel Anda, atau aplikasi pemasaran email seperti MailChimp? Daftar kontak Anda dapat tersebar di mana-mana. Hei, itu terjadi. Terkadang Anda perlu membersihkannya, menggabungkannya, atau hanya menyalin database orang dan informasi kontak mereka dari satu tempat ke tempat lain.

Secara umum, ada tiga cara untuk menyalin kontak dari satu tempat ke tempat lain.

1. Sinkronisasi Pertama, Anda dapat menyinkronkan kontak Anda, yang sejauh ini merupakan opsi termudah ketika itu tersedia. Hasilnya adalah Anda memiliki dua basis data kontak yang persis sama, selamanya dan sampai Anda berhenti menyinkronkan.

2. Gunakan aplikasi kontak. Ada beberapa aplikasi dan layanan kontak di pasaran, seperti Kontak + (sebelumnya Kontak Penuh), yang menyerap data kontak dari berbagai sumber (Facebook, Gmail, LinkedIn), susun dan keluarkan di mana pun Anda inginkan. Dengan aplikasi ini, ingat baik privasi Anda dan kontak Anda. Anda tidak ingin memasukkan semua informasi kontak Anda secara sukarela ke dalam aplikasi, yang hanya akan berkeliling dan menjualnya.

3. Ekspor / impor secara opsional mengikuti sinkronisasi perubahan baru. Metode kedua adalah mentransfer kontak dalam jumlah besar. Kita dapat menyebutnya metode ekspor / impor. Di sini, Anda mengunduh semua informasi kontak Anda dari sumber massal dan kemudian mengunggahnya ke sumber baru. Ini adalah transfer satu kali. Secara opsional, Anda dapat menambahkan langkah-langkah mulai sekarang baru Hubungi informasi yang Anda buat atau ubah dalam pembaruan basis data pertama di yang kedua.

Mari kita lihat opsi-opsi ini untuk melihat apa yang dibutuhkan.

Sinkronisasi kontak

Apa saja contoh langsung dari mana dan bagaimana Anda dapat menyinkronkan kontak? Jika Anda menggunakan iCloud, Anda dapat menyinkronkan kontak antara perangkat iPhone, iPad dan Mac Anda. Mudah bukan? Sepertinya itu hanya masalah memiliki Apple Aplikasi kontak di semua perangkat Anda, tetapi sebenarnya, Anda juga harus mengaktifkan sinkronisasi melalui iCloud agar dapat berfungsi. Jika Anda tidak mengaktifkan sinkronisasi, informasi di aplikasi Kontak Anda akan berbeda di setiap perangkat.

Contoh pertama menggunakan aplikasi. Berikut ini adalah contoh dengan dua aplikasi. Ada opsi sinkronisasi antara MailChimp dan Eventbrite yang dapat Anda aktifkan untuk membawa informasi peserta Eventbrite Anda ke MailChimp sehingga Anda dapat dengan mudah membuat kampanye email untuk mereka. Ini mengaturnya dengan memilih grup yang ingin Anda sinkronkan dan, sejak saat itu, hingga Anda menonaktifkannya, semua data yang dipilih akan sama antara kedua aplikasi.

Saat Anda ingin menyinkronkan kontak, mencari integrasi biasanya merupakan satu-satunya pilihan terbaik. Ada banyak dari mereka. Misalnya, Anda dapat mengintegrasikan Outlook dan Salesforce untuk menyinkronkan informasi kontak antara kedua aplikasi, dan Anda dapat menyinkronkan kontak Gmail dengan beberapa CRM.

Gunakan aplikasi kontak

Ada banyak aplikasi kontak di pasar yang akan mengekstraksi data dari berbagai sumber, menyusun dan menggabungkannya, dan membantu Anda memahaminya. Jika Anda memiliki informasi kontak di beberapa akun email, LinkedIn, Twitter, dan lokasi lain yang ingin Anda gabungkan dengan cepat dan mudah, aplikasi Kontak akan melakukannya. Aplikasi ini sering menyinkronkan data yang dihasilkan di mana pun Anda inginkan. Jadi misalnya jika Anda mengekstrak informasi dari iCloud, Google Kontak, LinkedIn dan FacebookAnda dapat menyinkronkan semuanya lagi dengan Google Kontak dan iCloud, misalnya.

Seperti disebutkan, pastikan untuk selalu menjaga privasi saat meneliti aplikasi kontak. PCMag belum meninjau banyak dari mereka, dan beberapa dari kami sudah tidak beroperasi lagi. Kontak + adalah satu-satunya yang saya gunakan sampai batas tertentu sehingga saya merasa nyaman untuk merekomendasikan, tetapi tentu saja ada yang lain. Baca mereka setidaknya sedikit sebelum mempercayai mereka.

Ekspor / Impor lebih lanjut Sinkronkan perubahan baru

Anda tidak selalu memiliki opsi untuk sepenuhnya menyinkronkan kontak antara kedua sistem. Dalam hal itu, unduh atau ekspor kontak Anda dari satu aplikasi, unggah ke yang lain, dan secara opsional sinkronkan semua perubahan di masa depan dari satu aplikasi ke yang lain.

Informasi tentang cara yang benar untuk mengekspor kontak Anda dari suatu aplikasi akan berbeda di setiap aplikasi. Untuk aplikasi email seperti Gmail dan Outlook, mengekspor kontak Anda cukup mudah. Pertanyaan yang paling mendesak biasanya jenis format file apa yang ingin Anda gunakan, CSV atau vCard. Jadi mari kita bahas perbedaannya sebelum melanjutkan.

Apa itu file CSV?

CSV singkatan dari nilai yang dipisahkan koma, dan ini adalah format file yang paling umum diterima untuk data buku alamat. Ini adalah nilai yang dipisahkan koma yang diperoleh saat mengekspor spreadsheet ke file pengolah kata. Setiap baris data dalam spreadsheet diterjemahkan ke dalam satu baris teks, dengan konten sel dipisahkan dengan koma. CSV mudah dibaca untuk manusia, fleksibel dan ringan dalam arti ukuran file tidak akan terlalu besar. Jadi mengapa tidak menggunakannya? Ya, mengekspor ke CSV dapat menyebabkan kehilangan data, termasuk foto kontak Anda, nama panggilan, situs web, dan terkadang bidang "catatan". CSVs buruk dalam menangani karakter khusus, jadi jika Anda memiliki informasi kontak di skrip lain atau Anda tahu orang-orang dengan huruf miring dalam nama mereka, mereka akan hilang atau salah.

Apa itu vCard?

vCard adalah format kartu nama elektronik. Ini adalah format ekspor yang lebih lengkap untuk informasi kontak, yang berarti bahwa file yang dihasilkan cenderung lebih besar daripada CSV. VCard yang diekspor tidak kehilangan banyak data dan mendukung lebih banyak (tetapi tidak semua) karakter khusus dan huruf asing. Namun, Anda masih akan kehilangan nama panggilan, situs web, dan data AIM Anda saat mengekspor ke vCard. vCard cenderung dikaitkan dengan aplikasi OS X dan iOS, meskipun Outlook dan berbagai program email lainnya juga berjalan Windows Anda bisa menggunakannya juga.

Kembali ke ekspor / impor dan sinkronisasi opsional. Setelah Anda tahu format apa yang ingin Anda gunakan dan memverifikasi bahwa itu akan berfungsi dengan aplikasi dan basis data apa pun yang ada dalam pikiran Anda, Anda dapat mengunduh kontak dari satu dan mengunggahnya ke yang lain. Ini bukan ide yang buruk untuk memeriksa beberapa kontak yang dihasilkan untuk memastikan itu berfungsi dengan baik.

Sekarang setelah Anda menyalin kontak dari satu aplikasi ke aplikasi lain, apakah Anda ingin perubahan baru yang Anda buat dalam satu aplikasi muncul secara otomatis di aplikasi lain? Jika demikian, Anda akan membutuhkan alat pihak ketiga untuk pekerjaan itu. Beberapa contoh adalah IFTTT, Zapier dan Microsoft Flow. Mereka kadang-kadang secara kolektif disebut alat otomatisasi.

Alat otomatisasi dapat menghubungkan aplikasi yang tidak perlu diintegrasikan. Dengan kata lain, ia memiliki aplikasi A dan B, dan tak satu pun dari mereka membangun integrasi satu sentuhan dengan yang lain. Alat otomatisasi melanjutkan dan membuat integrasi antara A dan B untuk Anda, dan sekarang dapat membantu Anda mengatur dan mengelola aliran data antara dua aplikasi.

Dengan alat otomasi, Anda seringkali tidak dapat menyalin banyak informasi yang ada dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya dengan cara yang sama ketika Anda mengekspor / mengimpornya sendiri. Ada sejumlah solusi tersembunyi yang melibatkan Google Sheets, tetapi mereka bisa membuat frustrasi dan sulit untuk diperbaiki. Namun, Anda bisa menggunakan alat otomatisasi untuk mengatur aturan sehingga semuanya baru Salin perubahan dari satu aplikasi ke aplikasi lain, yang merupakan metode yang saya rekomendasikan.

Misalnya, Anda dapat menetapkan aturan sehingga ketika alat otomatisasi mendeteksi pembaruan untuk kontak iCloud Anda, dibutuhkan perubahan dan menyalinnya ke, misalnya, Kontak Google. Atau sebaliknya. Anda dapat mengaturnya di antara dua aplikasi yang didukung oleh alat otomasi Anda.

Trik sebenarnya adalah memastikan Anda memahami apa yang terjadi dan apa yang tidak terjadi ketika Anda mengatur otomatisasi. Anda harus memastikan bahwa Anda tahu sinkronisasi arah yang terjadi dan jika ada penundaan antara waktu Anda melakukan perubahan dan waktu itu muncul dalam aplikasi kedua.

Tidak ada lagi salin dan tempel

Menyalin data kontak antara dua aplikasi sepenuhnya dimungkinkan, dan tidak bergantung pada menekan ctrl-c, ctrl-v berulang kali. Anda memiliki banyak pilihan, tergantung pada apa yang ingin Anda lakukan, dan semuanya sangat sederhana.