▷ Làm cách nào để tạo Xác thực dữ liệu trong Microsoft Excel?

Microsoft Excel là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi nhất trong các tổ chức. Bất kể bạn là kỹ sư hay nhà khoa học dữ liệu, cuối cùng bạn cần có số trên bảng Excel để trình bày công việc của mình. Trong số nhiều tính năng khác trong Excel, xác thực dữ liệu là một trong những tính năng phổ biến để sử dụng trong môi trường nhóm hoặc nhóm. Ví dụ: bạn có thể gửi Excel cho tất cả các đồng nghiệp của mình để điền vào các giá trị bị hạn chế. Điều này sẽ giúp bạn tránh nhập văn bản miễn phí và tạo dữ liệu trong phạm vi được chỉ định. Trong bài viết này, chúng ta hãy khám phá cách tạo xác thực dữ liệu trong Microsoft Excel với các tùy chọn khác nhau.

1. Xác định quy tắc xác nhận

Excel cho phép thiết lập các quy tắc xác thực cho từng ô hoặc phạm vi ô riêng lẻ. Bạn có thể sử dụng điều này để theo dõi việc chấp nhận các giá trị cụ thể chỉ trong các ô cụ thể.

Hãy để chúng tôi lấy một ví dụ để xác nhận một bảng đánh dấu sinh viên.

Các ô bên dưới Chủ đề 1 cột phải là một số.

Giá trị được phép là giữa 0 đến 100.

Nó không thể là một văn bản, nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn 100.

Excel sẽ tự động từ chối tất cả các mục khác.

Bạn có thể xác định quy tắc xác thực dữ liệu trong Excel bằng cách thực hiện theo các bước bên dưới.

Để đặt các xác nhận hợp lệ này, trước tiên, hãy chọn phạm vi ô bạn muốn hạn chế các giá trị. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn các ô từ D4 đến D7.

Chuyển đến tab Dữ liệu và chọn tùy chọn Xác thực dữ liệu trong nhóm Công cụ dữ liệu.

Tạo quy tắc xác thực dữ liệu trong Excel

Điều này sẽ mở ra hộp thoại Xác thực dữ liệu. Bạn có thể thiết lập các mục được phép cho các ô đã chọn trong tab Cài đặt của hộp thoại.

Nhấp vào menu thả xuống bên dưới Cho phép: và chọn giá trị ưa thích của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn toàn bộ số cho nhãn hiệu.

Trong hộp danh sách dữ liệu, bạn có thể xác định các điều kiện hợp lệ. Điều này giới hạn khả năng nhập và chúng tôi chọn giữa tùy chọn vì chúng tôi chỉ cần cho phép các giá trị từ 0 đến 100. Hãy nhớ rằng, các tùy chọn sẽ thay đổi dựa trên lựa chọn của bạn. Ví dụ: nếu bạn chọn lớn hơn bạn sẽ chỉ thấy một hộp văn bản để nhập giá trị Tối thiểu.

Đối với điều kiện giữa bạn có thể xác định khoảng có thể có trong hộp Tối thiểu và Tối đa. Chúng tôi sẽ nhập tối thiểu như 0 và tối đa là 100.

Nhấp vào nút OK và bây giờ bạn đã thiết lập xác thực dữ liệu cho các ô đã chọn thành công.

2. Thông báo lỗi quy tắc xác thực

Sử dụng quy tắc xác thực, bạn có thể hạn chế các giá trị được phép trong một ô. Khi bạn cố gắng nhập giá trị 110 vào ô D4, Excel sẽ hiển thị cho bạn thông báo lỗi và hạn chế bạn.

Dữ liệu không được phép do mục nhập không hợp lệ

Tuy nhiên, thông báo lỗi không hiển thị cho bạn phạm vi được phép là 0 đến 100. Để làm cho thông báo lỗi có ý nghĩa hơn, bạn có thể tạo thông báo cảnh báo lỗi tùy chỉnh cung cấp cho bạn hướng dẫn rõ ràng khi xảy ra lỗi.

Chọn ô hoặc phạm vi ô và đi đến Dữ liệu> Xác thực dữ liệu như được giải thích ở trên. Chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện bước này cùng nhau để bạn có thể thiết lập xác thực và thông báo lỗi trong một bước duy nhất.

Khi bạn ở trên hộp thoại Xác thực dữ liệu, hãy chuyển đến tab Thông báo lỗi.

Trong hộp Tiêu đề, nhập tiêu đề cho lỗi của bạn.

Nhập chi tiết của quy tắc trong ngăn thông báo Lỗi.

Phần quan trọng là đặt kiểu thông báo lỗi. Nhấp vào menu thả xuống Kiểu và bạn có thể thấy ba tùy chọn Dừng, Cảnh báo và Thông tin. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn hoàn toàn có thể hạn chế giá trị ô hoặc cho phép người dùng thông báo cảnh báo hoặc thông tin. Ví dụ: khi người dùng nhập 110 trong trường hợp của chúng tôi, bạn sẽ gặp các lỗi sau cho các kiểu cảnh báo khác nhau.

2.1. Thông báo lỗi dừng:

Đây cũng là cảnh báo mặc định xuất hiện khi bạn không thiết lập bất kỳ thông báo cảnh báo lỗi tùy chỉnh nào. Excel sẽ không cho phép bạn nhập các mục không hợp lệ và bạn nên nhập các giá trị được phép.

2.2. Thông báo lỗi thông tin:

Đây là một cảnh báo thông tin đơn giản và Excel sẽ cho phép bạn tiếp tục với giá trị không hợp lệ khi bạn nhấp vào nút OK.

2.3. Thông báo lỗi cảnh báo:

Đây là một cảnh báo và Excel sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn để tiếp tục hoặc hủy bỏ.

3. Thông báo nhập quy tắc xác thực

Giống như một cảnh báo lỗi, bạn cũng có thể tạo một thông báo hiển thị khi nhấp vào ô. Điều này sẽ giúp nhập dữ liệu chính xác một bước trước khi gặp lỗi.

Chọn ô hoặc phạm vi ô và đi đến Dữ liệu> Xác thực dữ liệu như được giải thích ở trên.

Khi bạn ở trên hộp thoại Xác thực dữ liệu, hãy chuyển đến tab Tin nhắn đầu vào.

Trong hộp mục Tiêu đề, nhập tiêu đề thông báo cho lỗi của bạn.

Nhập chi tiết của quy tắc trong ngăn thông báo Nhập.

Nhấp vào ô được xác thực để xem thông báo đầu vào xuất hiện như bên dưới dưới dạng một hướng dẫn.

Điều này sẽ hữu ích khi bạn có một Excel lớn với các loại xác thực dữ liệu khác nhau trên các ô khác nhau.

4. Quy tắc xác thực dữ liệu hiện có

Khi bạn tạo quy tắc xác thực, không chắc là bảng Excel của bạn vẫn trống. Do đó, bạn phải cẩn thận cho một vài cài đặt khi sử dụng quy tắc xác thực trên dữ liệu hiện có.

4.1. Mở rộng xác thực dữ liệu

Khi bạn chọn các ô bên ngoài quy tắc xác thực và nhấp vào tùy chọn Xác thực dữ liệu, Excel sẽ nhắc bạn với một thông báo.

Bạn có thể nhấp vào Có để mở rộng xác thực cho các ô đã chọn. Tuy nhiên, vấn đề là Excel sẽ KHÔNG xác thực bất kỳ dữ liệu hiện có nào bằng các quy tắc xác thực của bạn. Bạn chỉ có thể sử dụng quy tắc xác thực cho các mục tuân theo quy tắc đã đặt trước đó. Excel sẽ bỏ qua dữ liệu hiện có mà không có bất kỳ xác nhận nào. Tùy chọn duy nhất có sẵn trong Excel là gắn nhãn dữ liệu không hợp lệ để bạn có thể tự sửa chúng.

4.2. Dán nhãn các giá trị không hợp lệ hiện có

Để tìm các ô dữ liệu hiện có không hợp lệ, hãy chuyển đến trình đơn Dữ liệu và nhấp vào nút thả xuống Xác thực dữ liệu trong nhóm Công cụ dữ liệu. Bây giờ, chọn mục Vòng tròn Dữ liệu không hợp lệ để tô sáng các ô không hợp lệ bằng các vòng tròn màu đỏ như bên dưới:

4.3. Xóa nhãn trên dữ liệu không hợp lệ

Sử dụng vòng tròn xác thực, bạn có thể tạo một tổng quan rõ ràng về dữ liệu không hợp lệ trong bảng của mình. Nếu bạn đã sửa các giá trị hoặc bạn không cần các vòng tròn nữa, bạn có thể dễ dàng xóa chúng.

Bạn có thể một lần nữa sử dụng mục Xóa vòng xác thực trong mục thả xuống Xác thực dữ liệu để xóa nhãn vòng tròn màu đỏ.

5. Danh sách quy tắc xác nhận

Thay thế cho quy tắc xác thực, bạn có thể sử dụng danh sách chứa tất cả các giá trị hợp lệ. Do đó, mọi người dùng chỉ cần chọn giữa các giá trị có sẵn và chèn dữ liệu chính xác. Nói cách khác, bạn có thể hạn chế người dùng chọn trong các giá trị được chỉ định. Trong trường hợp ví dụ của chúng tôi, bạn chỉ có thể cho phép các dấu như 50, 60, 70, 80 và 90 và hạn chế bất kỳ đầu vào người dùng nào khác.

Khi bạn ở trong cửa sổ bật lên Xác thực dữ liệu, hãy chuyển đến tab Cài đặt:

Chọn mục Danh sách từ hộp thả xuống Cho phép.

Chọn tùy chọn thả xuống trong ô để hiển thị các giá trị trong danh sách thả xuống.

Kiểm tra hoặc bỏ chọn Bỏ qua tùy chọn trống dựa trên nhu cầu của bạn.

Nhập các giá trị được phép vào hộp văn bản Nguồn được phân tách bằng dấu phẩy. Nếu các giá trị bắt buộc đã tồn tại trong một bảng hoặc trong các trang tính khác, sau khi nhấp vào hộp Nguồn, chọn khu vực tương ứng để áp dụng các giá trị. Đảm bảo nguồn cho các giá trị có sẵn trong cùng một cuốn sách Excel để nó sẽ hoạt động khi bạn chia sẻ Excel với người khác.

Nhấn vào nút OK để lưu các thay đổi của bạn.

Xác thực dữ liệu với các giá trị danh sách

Các tế bào được định dạng theo cách này nhận được một mũi tên danh sách khi kích hoạt. Bây giờ bạn có thể nhập một trong các giá trị có thể theo cách thủ công hoặc mở danh sách qua nút mũi tên và sau đó chọn mục nhập mong muốn.

Bạn cũng có thể thiết lập thông báo đầu vào và thông báo lỗi như đã giải thích ở trên.

Mục lục

cach de DU Excel Làm liệu Microsoft Nao tạo thực trong Xac

Làm cách nào để tạo Xác thực dữ liệu trong Microsoft Excel?