Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

Microsoft Teams: cách trò chuyện với ai đó bên ngoài công ty

Giờ đây, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với người dùng bên ngoài công ty của mình trên Microsoft Teams.

Chia sẻ bài viết

Arthur Aballéa / Đăng vào ngày 27 tháng 1 năm 2022 lúc 11:11 sáng.

truy cập bên ngoài nhà 2

Tin nhắn do người bên ngoài gửi phải tuân theo một yêu cầu tin nhắn. © Microsoft

Không cần phải chuyển sang chế độ khách, giờ đây bạn có thể trò chuyện với những người bên ngoài công ty của mình trên Microsoft Teams. Được công bố thông qua một bài đăng trên blog, tính năng mới này nhằm mục đích tạo điều kiện giao tiếp với các đối tác bên ngoài. Các biện pháp an ninh để ngăn chặn lạm dụng đã được đưa ra.

Làm cách nào để bạn trò chuyện với ai đó bên ngoài tổ chức của bạn trên Microsoft Teams?

Không có quy trình cụ thể nào để bắt đầu trò chuyện với người dùng không thuộc công ty của bạn. Bạn chỉ cần có địa chỉ email hoặc số điện thoại của họ, giống như bất kỳ thành viên nào trong tổ chức của bạn. Người có liên quan sẽ nhận được yêu cầu tin nhắn trên tài khoản Nhóm cá nhân của họ. Microsoft chỉ rõ rằng “nếu người bạn muốn trò chuyện chưa phải là người dùng Teams, họ sẽ nhận được email hoặc tin nhắn văn bản mời họ tham gia cuộc trò chuyện bằng tài khoản cá nhân. Khi cô ấy đăng ký và đăng nhập vào tài khoản Teams cá nhân của mình, cô ấy sẽ có thể tham gia trò chuyện ”.

Ngược lại, những người bên ngoài công ty cũng có thể cố gắng liên hệ với cộng tác viên bằng địa chỉ email chuyên nghiệp của người dùng mà họ muốn liên hệ.

Khi lời mời bằng tin nhắn đã được chấp nhận, bạn hoàn toàn có thể tương tác với người liên hệ bên ngoài của mình: thảo luận cá nhân, thảo luận nhóm, ngoài các cuộc trò chuyện hiện có … Cũng có thể gửi và nhận tin nhắn có chứa GIF và phương tiện. Microsoft cho biết tính năng này đang được triển khai và sẽ sớm có sẵn cho tất cả người dùng.

Một số biện pháp an ninh để ngăn chặn lạm dụng

Để tránh các lỗi tràn có thể xảy ra liên quan đến tính năng này, Microsoft đã triển khai một số biện pháp bảo mật cho các quản trị viên của công ty. Do đó, có thể kiểm soát mức độ truy cập, nhờ vào kiểm soát truy cập đến và đi. Quản trị viên có thể bật hoặc tắt quyền của người dùng để gửi hoặc nhận lời mời giao tiếp với các thành viên bên ngoài. Quyền được bật theo mặc định, nhưng có thể thay đổi cài đặt này thông qua Trung tâm quản trị nhóm, trong tab Truy cập bên ngoài.

Quản trị viên có thể bật hoặc tắt tính năng này bất kỳ lúc nào. © Microsoft

Các tính năng bảo mật khác được cung cấp bởi Microsoft Teams bao gồm:

Yêu cầu tin nhắn: khi nhận được tin nhắn từ người dùng không có trong danh bạ, thông báo ngăn chặn sẽ hiển thị để đề nghị chấp nhận yêu cầu hoặc chặn liên hệ nếu không mong muốn. Bạn có thể xem trước các tin nhắn đã nhận trước khi đưa ra lựa chọn của mình.
Huy hiệu bên ngoài: Hồ sơ của người dùng bên ngoài tổ chức có thể dễ dàng nhận dạng bằng cách sử dụng một huy hiệu cụ thể, hiển thị trong cuộc trò chuyện và trong tiêu đề trò chuyện.
Kiểm soát thư rác: Các nhóm sẽ kiểm tra một cách có hệ thống nội dung của các tin nhắn được gửi để tránh spam nhiều nhất có thể. Nếu nền tảng phát hiện sự hiện diện của thư rác, thư sẽ không được gửi.
Giới hạn tin nhắn: không thể gửi nhiều hơn 10 tin nhắn cho một người dùng chưa chấp nhận yêu cầu tin nhắn. Vượt quá giới hạn này, tin nhắn bổ sung sẽ không được gửi.
Bảo mật dữ liệu cá nhân: chỉ có tên và địa chỉ email được hiển thị cho một liên hệ bên ngoài. Các số nhận dạng khác cũng như ảnh hồ sơ được ẩn để bảo mật cho người dùng.
Quản lý khả năng hiển thị: Người dùng tài khoản cá nhân của Nhóm có thể quản lý mức độ hiển thị của riêng họ trong cài đặt, chọn không để những người dùng Nhóm khác có thể phát hiện ra.